Astuces : Créer un calendrier de rétro-planning

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Astuces : Créer un calendrier de rétro-planning

Bien qu’il semble plus facile de démarrer un projet avec une date de départ définie, beaucoup d’entre nous doivent travailler à rebours depuis une date d’échéance ou un but précis. Autrement, comment pouvez-vous vous assurer que tout est fait avant cette présentation, cet événement ou ce déploiement important ?

Si vous êtes comme moi, vous travaillez à rebours la majorité du temps. Heureusement, il est aussi facile de travailler vers l’avant qu’à rebours dans Smartsheet. Cette semaine, nous vous guiderons au travers des quatre étapes à suivre pour construire un plan de projet à rebours depuis la date d’un événement.

Nous allons utiliser la planification d’un réveillon de Nouvel An pour illustrer ces étapes.

1) Commencez avec une nouvelle feuille de projet.

Dans ce type de scénario, la date de fin de votre projet (plutôt que la date de début) est ce que vous connaissez – dans notre cas, c’est la date du réveillon. Donc, pour commencer à organiser mes tâches et à y attacher des dates pour pouvoir déterminer une date de début pour toute ma planification, j’utiliserai des fonctionnalités de gestion de projet dans Smartsheet pour m’organiser et esquisser le calendrier dans un diagramme de Gantt.

Intervient maintenant la feuille de projet. Les feuilles de projet possèdent ces outils de gestion de projet – un diagramme de Gantt, les interdépendances activées, et des colonnes standard d’interdépendance – toutes activées automatiquement et prêtes à être utilisées.

Vous pouvez ouvrir une nouvelle feuille de projet depuis l’onglet « Plus » parmi les options disponibles dans la section « Créer une nouvelle », ou depuis le bouton « Créer une nouvelle » dans la barre d’outils à gauche.

 Galerie de modèle.... ou...  Barre d'outils

2) Entrez votre date de fin.

Pour mon Réveillon de Nouvel An, ma date de fin est le 31 décembre. Je vais l’ajouter à la ligne 28 pour avoir de l’espace au-dessus de ma date de fin pour ajouter toutes les tâches dont je dois m’acquitter avant la soirée.

Pour faire un jalon au 31 décembre, je vais lui donner une durée de 0.

3) Décrivez les étapes que vous devez accomplir avant votre date de fin.

Sur les 27 premières lignes, je remplirai tous les noms des tâches qui doivent être achevées avant le 31 et le nombre approximatif de jours nécessaire pour compléter chacune dans la colonne « Durée »

Je ne vais entrer aucune date de début ou de fin ; celles-ci seront calculées automatiquement en fonction des paramètres d’interdépendance dans Smartsheet

J’ai aussi utilisé les Hiérarchies pour diviser les tâches en sections, en utilisant une couleur d’arrière-plan et le texte en caractère gras pour faire ressortir les lignes parents.

 

4) Planifiez les dates de toutes vos sous-tâches à l'aide des prédécesseurs.

Pour le faire, j’utiliserai les prédécesseurs Début-à-Fin sur les lignes des sous-tâches. Ce type particulier de prédécesseurs établira la date de fin de la dernière tâche dûe avant l’événement (dans notre exemple, ligne 5 – S’habiller pour la soirée) comme étant le jour avant le réveillon. Pour créer ce type de dépendance entre lignes, cliquez sur la cellule du prédécesseur d’une sous-tâche et cliquez sur l’icône en forme de crayon  qui apparaît.

Ici, j’ai entré le numéro 16 pour la ligne (le numéro de la ligne de mon réveillon de Nouvel An) et le type de prédécesseur à Début-à-Fin. Quand je clique sur OK, les dates de début et de fin pour cette sous-tâche sont automatiquement calculées par Smartsheet.

  • Jours de décalage Regardez les dates de fin que j’ai assignées aux tâches dans la secion « Jour du réveillon » – ce sont toutes les tâches que je veux accomplir le jour-même du réveillon, pas le jour avant.

Pour faire ce type d’ajustement, j’utiliserai les jours de décalages pour repousser la date de début des sous-tâches d’un jour (pour modifier du 30 au 31). Cliquez sur l’icône en forme de crayon pour ouvrir à nouveau le menu « Modifier les prédécesseurs » et entrer 1 dans le champ de « Retard (jours) » de chaque sous-tâche. Ainsi, elles seront toutes prévues d’être réalisées le même jour que le réveillon du Nouvel An.

Maintenant, je peux établir les interdépendances Début-à-Fin pour les autres sous-tâches dans ma feuille.

Certaines des dates de début des sous-tâches dérivent de la date du Réveillon lui-même, mais d’autres dépendent de l’achèvement d’autres sous-tâches. Par exemple, j’ai besoin de prendre les mesures de la salle de fête avant d’acheter les décorations, donc sur la ligne 3, je vais créer une interdépendance Début-à-Fin sur la ligne 14.

J’utilise les jours de décalage de façon intermittente pour représenter une période d’inactivité entre une tâche et son prédécesseur. Par exemple, j’utilise -28 sur la ligne « Envoyer les invitations » parce je veux m’assurer que mes invités sont notifiés un mois avant la date de l’événement.

Voici mon calendrier fini et je vois que pour être prête pour ma soirée de Nouvel An, je dois commencer les préparatifs le 24 septembre :

 

Utiliser le rétro-planning permet des miracles. Essayez cette approche la prochaine fois que vous avez une date d’échéance définie et que vous voulez planifier à l’avance !

À la semaine prochaine, continuez votre exploration !

- L’équipe de Support