Les formules multi-feuilles donnent plus de puissance et de flexibilité à Smartsheet

Blog

Les formules multi-feuilles donnent plus de puissance et de flexibilité à Smartsheet

Le travail devient de plus en plus complexe, vous obtenez plus de données provenant de différentes sources, et il est désormais normal de travailler sur plusieurs feuilles. Mais relier les données entre différentes feuilles peut être difficile, surtout quand il s'agit d'ensembles de données importants. Nous avons le plaisir d'annoncer que nous avons ajouté les formules multi-feuilles à Smartsheet, notamment VLOOPKUP, une des fonctionnalités que nos clients nous réclamaient le plus.

Les formules multi-feuilles changent fondamentalement la façon dont vous pouvez manipuler les données dans Smartsheet et vous donnent plus de flexibilité et de puissance pour créer des connexions au sein de tout le travail et toutes les informations de votre équipe, où que se trouvent les données dans les feuilles. 

Au lieu de saisir les mêmes données dans plusieurs feuilles, ou de chercher ces données manuellement dans des feuilles importantes afin de les copier-coller ou de créer des liaisons de cellules, vous pouvez désormais saisir une formule une fois en haut d'une colonne puis copier cette formule dans les autres cellules de la colonne. 

De plus, quand vous ajoutez une nouvelle ligne, les formules pertinentes apparaîtront automatiquement dans les cellules. C'est tout particulièrement utile pour les feuilles remplies grâce à un formulaire, car les informations seront ajoutées automatiquement grâce à la fonction de recherche VLOOKUP, sans que vous n'ayez à surveiller la feuille.

Qu'est-ce qu'une formule multi-feuilles ?

Une formule multi-feuilles utilise des données provenant d'une autre feuille afin de faire des calculs ou de chercher des informations dans un ensemble de cellules précis.

Voici comment référencer une autre feuille dans Smartsheet.

Les fonctions de recherche courantes comprennent VLOOKUP, INDEX, et MATCH. VLOOKUP est utilisée pour chercher et extraire des données dans d'autres feuilles. Par exemple, VLOOKUP pourrait vous servir à chercher le nom du contact principal d'un compte et de le faire apparaître dans une feuille. Utilisées ensemble, INDEX et MATCH proposent une autre façon, plus flexible, de chercher des informations dans des feuilles.

VLOOKUP remplace désormais LOOKUP dans Smartsheet, mais toutes les formules que vous avez déjà créées et dans lesquelles vous utilisez LOOKUP continuent de fonctionner.

La puissance de la connexion de données

Maintenant que vous pouvez relier les données de plusieurs feuilles, vous pouvez organiser vos données beaucoup plus efficacement. VLOOKUP et INDEX/MATCH vous feront gagner du temps car elles permettent d'utiliser des feuilles comme tableaux de recherche afin d'extraire les informations pertinentes dans une autre feuille en fonction de vos besoins, et vous supprimerez aussi les erreurs qui peuvent se produire quand on copie-colle, importe ou exporte des données.

Voici un exemple de comment une responsable IT utilise les formules multi-feuilles VLOOKUP et COUNTIF afin d'attribuer et suivre les tickets IT.

Vous pouvez aussi utiliser les formules multi-feuilles afin d'extraire des données pour vos rapports et tableaux de bord. Par exemple, une directrice générale des ventes peut avoir besoin de calculer les opportunités commerciales trimestrielles, d'additionner les recettes attendues pour chaque zone, et de faire apparaître ces données dans un rapport ou tableau de bord. SUMIF et COUNTIF dans le cadre de formules multi-feuilles lui permettent d'utiliser une ou plusieurs feuilles comme feuilles source.

Accélérez l'exécution grâce aux formules multi-feuilles

Disposer des bonnes informations au bon moment est essentiel pour l'amélioration et l'accélération de la prise de décisions au sein de votre organisme, et pour que vous puissiez agir plus rapidement en fonction de ces décisions. 

Outre leur rôle dans la prise de meilleure décisions, les formules multi-feuilles participent aussi aux alertes et actions dans Smartsheet. Une fois mises en place, les formules multi-feuilles mettront à jour les données dans la feuille de destination afin de refléter en temps réel les changements apportés aux données source sous-jacentes. Ces mises à jour peuvent déclencher des notifications, des demandes d'approbation et des demandes d'actualisation configurées dans la feuille de destination. 

Les formules multi-feuilles rendent plus facile et plus rapide la connexion entre données afin que vous puissiez vous concentrer sur les informations dont vous avez besoin pour avancer, et automatiser les tâches qui s'appuient sur des données stockées dans plusieurs feuilles, dans le but de vous aider à accélérer votre exécution. Pour en savoir plus sur l'utilisation des formules multi-feuilles, consultez notre article d'aide ici.