Améliorez la productivité et informez vos équipes grâce aux portails de Smartsheet

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Améliorez la productivité et informez vos équipes grâce aux portails de Smartsheet

Est-ce que vous perdez du temps à chercher des informations ? D'après un récent infographique (en anglais uniquement), les professionnels de l'information passent 36% de leur journée à chercher et compiler des informations, et dans 44% des cas ils ne trouvent même pas les informations recherchées.

Souvent, les informations sont fournies aux équipes manuellement, par e-mail ou téléchargement, ce qui pose de nouvelles difficultés. E-mails et chats incessants, incapacité à contrôler les versions des documents, voilà autant de facteurs qui rendent l'expérience frustrante et inefficace.

La centralisation des informations et des sources de données est indispensable afin de gérer et partager les documents et données des équipes de façon simple et efficace, mais les plateformes en ligne existantes et les intranets des entreprises ont leurs limites.

Par exemple, l'assistance du service informatique est généralement requise pour l'installation, ce qui crée des délais pour les utilisateurs. Les mises à jour peuvent aussi poser problème, et les informations deviennent donc obsolètes pendant que les utilisateurs attendent que le service informatique fasse les changements.

Rendez vos équipes plus productives et informées grâce aux portails

Les portails de Smartsheet réunissent les équipes et les services en leur permettant de créer et de tenir à jour des plateformes d'informations centralisées. Les équipent restent ainsi en phase et gagnent du temps lors de la recherche d'informations.

Kyle Chipman, de Chipman Design Architecture, utilise les portails précisément de cette manière. « L'utilité centrale de Smartsheet dans notre entreprise, cela a été la consolidation des points d'accès à l'information », explique-t-il.

« Les portails sont un prolongement précieux de cette consolidation, et ils donnent aux membres des équipes au sein de nos cinq bureaux, ainsi qu'à nos clients et consultants dans tout le pays, un moyen rapide et intuitif d'accéder aux informations dont ils ont besoin afin de faire avancer leurs projets », ajoute-t-il.

Les portails peuvent être facilement modifiés, et les créer ou les mettre à jour n'exige pas de savoir programmer, ce qui signifie que les utilisateurs n'ont pas à s'en remettre au service informatique pour que les centres d'informations restent à jour.

Des ressources à portée de main

Voici deux exemples pratiques de portails qui permettent aux employés de différents services de rester en phase.

1. Portail des ressources d'équipe

 

Les portails des ressources d'équipe permettent de facilement compiler des raccourcis vers des ressources importantes telles que :

  • Les feuilles, rapports, tableaux de bord et formulaires Smartsheet
  • Les coordonnées et détails du poste des employés
  • Les annonces destinées à l'équipe
  • Les sites Web
  • Les exposés
  • Les documents
  • Les images

Les équipes peuvent personnaliser la mise en page de leur portail, y ajouter des titres et du texte enrichi, afin de donner des instructions et du contexte. Les portails peuvent être utilisés dans le but de se défaire des silos et d'améliorer la collaboration en ajoutant des raccourcis vers les portails et tableaux de bord des uns et des autres.

Par exemple, l'équipe responsable des produits pourrait utiliser un portail afin de faire connaître leur roadmap, leurs plans et leurs lancements à venir à l'ensemble de l'organisme. Ainsi, les autres services qui dépendent de ces informations peuvent planifier en conséquence.


2. Portail des ressources humaines

Les portails des RH peuvent fournir aux équipes des informations et documents importants liés aux choses suivantes :

  • Comité d'entreprise

  • Mutuelles

  • Annonces destinées à l'entreprise entière

  • Postes à pouvoir en interne

  • Manuel de référence des employés

Un portail RH permet aux employés de gagner du temps car ils disposent des informations dont ils ont besoin dans un lieu unique, sous une forme structurée facile à comprendre et à modifier.

Ce sont simplement là deux exemples de comment les portails peuvent fournir des informations pertinentes dans un lieu unique facile d'accès, ce qui rassemble les équipes et leur donne plus de temps pour avancer.

Et ce n'est pas tout. Chipman explique que son organisme a mis en place les portails suivants afin que les équipes, les consultants et les clients soient tous en phase :

  • Des portails pour les « comptes nationaux, comprenant les indicateurs-clés de performances (KPI) des projets, les documents destinés aux nouveaux venus, les échéanciers et les organigrammes, dans le but de simplifier la prise de décisions. »

  • Des portails pour « les logiciels de production, comprenant des liens vers les meilleures pratiques, des rapports qui rassemblent les tickets et les solutions de dépannage, destinés à l'ensemble du service, ainsi que des centres de téléchargement pour des modules d'extension personnalisés. »

  • Enfin, un « portail accessible à l'ensemble des employés, qui donne un accès facile et clair aux politiques et procédures de l'entreprise, aux guides de rédaction et visuels liés à la marque, aux formulaires en ligne pour les fournitures de bureau et les déplacements, et qui comprend aussi un affichage des réussites individuelles et des équipes constamment mis à jour. »

Les portails sont proposés dans le cadre des forfaits Affaire et Entreprise éligibles.

Si vous avez un forfait Équipe ou individuel et souhaiteriez passer à un forfait supérieur afin de bénéficier des portails, contactez notre équipe aujourd'hui.