Note de la rédaction : en 2020, nous avons lancé un nouveau programme destiné à nos plus fervents ambassadeurs Smartsheet : Smartsheet Overachievers. Ce groupe d’élite parmi nos clients est non seulement composé d’experts en produits, mais aussi de pionniers, d’artisans du changement et de personnes qui privilégient les actes plutôt que la parole. Cet article est le quatrième d’une série de billets de blog qui vous présentent notre tout premier groupe de passionnés, lesquels vous feront part de leurs réalisations, défis et conseils sur Smartsheet.
Déléguer les tâches, encadrer et soutenir le développement professionnel, veiller à ce que les projets respectent les délais et apportent de la valeur ajoutée… La gestion de personnel et d’équipes peut relever du défi, d’autant plus lorsqu’il s’agit d’encourager l’adoption d’un nouvel outil ou d’une nouvelle plateforme. Mais, pour Melanie Corbin, Superviseure en chef des opérations commerciales chez MedPOINT Management, la gestion de deux équipes informatiques a été quelque peu simplifiée grâce à Smartsheet.
Melanie travaille dans l’informatique dans le secteur de la santé depuis plus de 30 ans. Elle a fait ses armes dans le service de facturation d’un groupe de médecins, puis a développé ses compétences auprès d’un fournisseur de logiciels et d’une grande compagnie d’assurance en Californie avant d’atterrir chez MedPOINT Management. Les équipes de Mélanie se concentrent sur la production, l’une assistant des centres d’appels et l’autre assurant l’aspect configuration, le tout en jonglant avec des projets parfois complexes.
« Même si je ne suis pas programmeuse, je peux créer des solutions informatiques dans Smartsheet qui améliorent les processus et la visibilité du travail effectué. Cette plateforme a tout ce qu’il faut pour travailler plus efficacement. »
Stimuler l’utilisation en interne
MedPOINT est une organisation familiale qui fournit divers services à des groupes médicaux hospitaliers et des groupes de médecins par le biais de contrats de soins gérés. Comme le précise Mélanie : « Nous permettons aux médecins de gagner du temps en nous occupant des services en arrière-plan. » Melanie explique que, lorsqu’elle a intégré l’entreprise, cette dernière utilisait déjà les feuilles Smartsheet majoritairement pour effectuer le suivi de petits projets.
« Et puis j’ai commencé à poser des questions comme "Qu’est-ce qu’un tableau de bord ? À quoi ça sert ?" », se souvient-elle en riant. « Je pensais au départ que la plateforme s’apparentait à Excel. Mais dès que j’ai commencé à regarder des vidéos d’aide et à parcourir le site Web, j’ai été intriguée par les tableaux de bord. »
Elle fait désormais figure d’autorité non officielle en la matière et compte parmi les membres du programme Smartsheet Overachievers. Elle fait également partie des programmes Smartsheet Mobilizer et Early Adopter. Elle a organisé 10 « déjeuners de travail » au sein de MedPOINT pour montrer à ses collaborateurs comment créer des formules, des rapports et des feuilles de métriques (et les encourager à les utiliser). Si vous faites partie de la communauté Smartsheet, peut-être avez-vous déjà eu l’occasion de la voir répondre aux questions d’autres utilisateurs. « Je trouve reposant de contribuer à résoudre les problèmes de quelqu’un d’autre », confie-t-elle.
Garder les équipes sur les rails et tenir des registres à des fins d’audit
Pour garder ses équipes sur les rails, Melanie a créé une liste de tâches indiquant le nom, les missions et le statut de chaque membre. Le tableau de bord élargi affiche le nombre de projets attribués à chaque personne.
« Le secteur des soins de santé faisant l’objet d’audits pointus, je dois savoir ce qui a été configuré et par qui, et quelles modifications ont été apportées depuis la configuration initiale », analyse-t-elle. « Du côté des demandes reçues, je dois savoir si elles ont été traitées, quelle est la configuration actuelle et combien de modifications ont été apportées. Ainsi, en cas d’audit, nous connaissons la date exacte à laquelle une erreur s’est produite et pouvons retracer le fil des événements rapidement. »
Il arrive qu’une solution toute simple entraîne de grands changements au niveau d’une équipe. Il est naturel d’opposer une certaine résistance face à un nouvel outil ou processus. En automatisant les flux de travail et en mettant en place des alertes, des rappels et des actualisations de statut, Melanie réduit la charge des tâches manuelles répétitives qui font perdre du temps. « Smartsheet est entièrement personnalisable, de sorte que, si quelqu’un n’en apprécie pas un aspect particulier, je demande des suggestions pour le modifier, et nous nous exécutons », explique-t-elle.
Obtenir l’adhésion à tous les niveaux hiérarchiques
« Vous devez utiliser un outil pour qu’il soit adopté. » Tel est le meilleur conseil de Melanie pour obtenir l’adhésion de la direction à une ressource. En créant des tableaux de bord pour ses responsables et vice-présidents, elle a su leur montrer les capacités de Smartsheet.
« J’offre à l’équipe de direction une visibilité totale sur mes équipes et ce qu’elles font », développe-t-elle. « Vous voulez savoir combien d’appels ont été décrochés par le centre d’appels ? Combien de temps nous consacrons à chacun d’eux ? Toutes ces informations sont disponibles dans votre tableau de bord, et l’ensemble de l’entreprise peut les consulter. »
Grâce à la solution sans code de Smartsheet, Melanie peut également aider les équipes interfonctionnelles. « Smartsheet me permet de mettre en place des solutions complexes utiles à notre service financier et qui répondent aux besoins de l’entreprise, sans monopoliser le précieux temps de nos ressources de programmation limitées. »
Favoriser la création
En dehors de ses heures de travail, Melanie est une artiste polyvalente et enseigne l’art de la tenue d’un journal créatif. Tout comme avec Smartsheet, elle aime expliquer aux autres comment faire preuve de créativité pour améliorer leur vie. « Nombreux sont ceux qui disent ne pas avoir la fibre artistique, mais, une fois que vous savez utiliser les outils, vous accédez à de nouvelles possibilités et pouvez davantage vous exprimer. » Une philosophie enrichissante.
Découvrez d’autres passionnés et rejoignez la communauté Smartsheet pour obtenir des conseils aussi éclairants que ceux de Melanie (et n’hésitez pas à la saluer si vous l’apercevez !).
