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Accomplissez plus en moins de temps grâce aux Actions automatisées et autres outils permettant de gagner du temps

by Joosung Nam

Le temps passé sur des tâches routinières, c'est du temps que vous ne pouvez pas consacrer à la résolution de problèmes ou au développement de l'innovation pour votre entreprise. Gérer les mises à jour, les rapports sur la progression du travail et les approbations prend du temps, est répétitif et de plus, est source d'erreurs. Souvent, les mises à jour et les approbations dont vous avez besoin pour avancer se perdent dans votre boîte de réception électronique, ou vos demandes à vous se perdent dans les e-mails de quelqu’un d’autre.

Les Actions automatisées éliminent les tâches routinières et vous libèrent afin que vous puissiez vous concentrer sur des activités de plus grande valeur, le Centre de notifications Smartsheet vous permet de vous tenir à jour et enfin, notre appli mobile toute neuve vous aidera, vous, votre équipe et les autres intéressés, à faire avancer les choses où que vous vous trouviez. 

Rationalisez les processus de travail à l'aide des Actions automatisées

Vous pouvez désormais créer de simples règles d'automations en quelques minutes, sans qu'une seule ligne de code ou formule complexe ne soit nécessaire, afin de simplifier les processus et d'accroître la productivité. Gagnez du temps, réduisez les erreurs et accélérez l'avancement des tâches grâce aux demandes d'approbation automatisées et aux demandes de mise à jour automatisées.

Les demandes d'Actions automatisées de Smartsheet sont envoyées en fonction de règles faciles à paramétrer que vous définissez. Vous pouvez demander aux utilisateurs de vous envoyer des mises à jour en fonction de conditions précises et faire des demandes d'approbation quand une modification précise est apportée à une feuille.

Les rappels, notifications et demandes d'actualisation manuelles demeureront disponibles pour tous les clients, quel que soit leur forfait, mais seuls les utilisateurs sous licence disposant d'un forfait Affaire ou Entreprise pourront créer des demandes d'approbation automatisées et des demandes de mise à jour automatisées. 

Accédez à toutes vos mises à jour importantes au sein de Smartsheet

Il est malheureusement bien facile de perdre les mises à jour importantes dans une boîte de réception qui déborde. Désormais, vous pouvez vous passer des e-mails pour rester à jour de vos notifications Smartsheet. Notre nouveau Centre de notifications vous permet de voir toutes vos mises à jour importantes, dont les notifications, les rappels, les demandes d'actualisation et les invitations à partager, et ce au sein de Smartsheet. Vous pouvez choisir comment recevoir ces messages de Smartsheet, à savoir dans l’application, par e-mail ou au moyen de notifications push mobiles.  

Desktop notifications

Faites avancer le travail, où que vous soyez

Notre appli Smartsheet Mobile, dont le design a été intégralement revu, facilite l'utilisation de Smartsheet sur votre appareil mobile iOS ou Android favori, et répond mieux aux besoins des professionnels où qu'ils soient.  Un nouvel écran d'accueil et une navigation simplifiée intègre des onglets qui facilitent votre navigation vers les informations dont vous avez besoin. Le Centre de notifications mobile vous permet de voir vos notifications Smartsheet dans un lieu centralisé de façon à ce que vous puissiez agir sans attendre quant aux demandes d'approbation et de mise à jour, où que vous soyez, depuis votre appareil mobile.

Nous avons aussi optimisé les tableaux de bord Sights pour appareil mobile. Vous pouvez passer de l'affichage mobile à l'affichage bureau en fonction de la taille de votre appareil et de vos préférences, et pouvez ainsi rapidement accéder aux informations dont vous avez besoin quand vous n'êtes pas au bureau.

Mobile notifications

Faites avancer les processus

Chacune de ces fonctionnalités vous aide à faire plus et, utilisées en synergie, elles vous permettent d'automatiser et de gérer facilement les mises à jour et les approbations, où que vous soyez, et ainsi vous gagnez du temps, réduisez les erreurs et accélérez l'accomplissement des tâches.  

Dans le cadre de notre programme Early Adopter, certains de nos clients bénéficient déjà de cette nouvelle fonctionnalité pour mieux travailler. Colliers International est une multinationale dans le domaine de l'immobilier, présente dans 68 pays, et qui compte plus de 15 000 employés. Kristin Komassa, vice-présidente adjointe chez Colliers International (Wisconsin), a récemment commencé à utiliser les demandes d'approbation automatisées avec son équipe afin de suivre l'approbation des amendements apportés aux baux de location.

Quand un membre de son équipe modifie un amendement, il télécharge dans une feuille les documents mis à jour et une demande d'approbation est alors automatiquement envoyée au responsable, qui est avisé de la demande d'approbation via le Centre de notifications. Le responsable peut rapidement ouvrir, lire et approuver la demande, ce qui accélère le processus d'approbation et donc la progression de l'équipe.

« Les nouvelles Actions automatisées réduisent le nombre d'étapes dans nos processus et nous font gagner du temps ; et pour nous, le temps c'est de l'argent », explique Komassa. « Ne pas avoir à envoyer d'e-mail pour obtenir une approbation, et pouvoir capturer l'avancement du travail dans une feuille, permet à l'équipe de savoir où on en est. »

Les demandes d'actualisation et d'approbation automatisées peuvent être bénéfiques pour vous et pour votre organisme de nombreuses façons. Nous vous invitons à découvrir comment accomplir plus grâce aux Actions automatisées. Pour plus d'informations sur comment créer des demandes d'approbation pour votre organisme, consultez notre article d'aide.