Note du rédacteur : Dans cet article, notre Chef de produits principal Chris Mathews présente l’outil de création de documents Smartsheet, qui aidera nos clients à utiliser les données des feuilles pour générer rapidement plusieurs PDF personnalisés, en même temps.
Chaque jour, des équipes du monde entier utilisent des documents pour lancer des processus, améliorer leurs communications, formaliser des accords, et bien plus encore. Mais nos clients nous disent que, bien trop souvent, le processus de création de ces documents est un obstacle à l’avancement de leur travail avec une rapidité suffisante.
En tant que Chef de produits pour la création de contenu chez Smartsheet, je m’efforce d’aider des équipes comme la vôtre à se concentrer davantage sur les flux de travail importants de votre entreprise et à passer moins de temps à créer les documents qui les décrivent. Je suis heureux d’annoncer le lancement du nouvel outil de création de documents Smartsheet, qui vous aidera à y parvenir.
Outil de création de documents : Dites adieu au copier-coller
Si votre équipe est chargée de réaliser des contrats, des bons de commande, des rapports d’assurance qualité, des demandes d’informations sur la construction ou tout autre document largement standardisé, vous savez que la préparation prend souvent beaucoup trop de temps.
Le problème n’est pas qu’un seul document soit si long à préparer ou si difficile à réaliser. Le défi consiste plutôt à faire correspondre l’échelle et l’urgence des processus commerciaux que vos documents décrivent.
Dans certains cas, votre équipe peut avoir besoin de générer un grand nombre de documents personnalisés de manière intermittente, comme le renouvellement des baux chaque mois ou les vérifications de performances sur une base annuelle ou semestrielle.
D’autres fois, le besoin est ponctuel et permanent, mais il est urgent d’obtenir chaque document le plus rapidement possible. Après une longue recherche de candidats, par exemple, vous souhaitez probablement envoyer l’offre d’emploi à l’entreprise de votre choix dès que possible. Et lorsqu’une nouvelle demande de devis vous parvient d’un client potentiel, le fait de retarder votre réponse pourrait entraîner la perte d’une vente.
Les étapes manuelles nécessaires à la personnalisation des documents standard sont généralement trop lentes et sujettes aux erreurs pour répondre à la demande. En effet, la monotonie des copier-coller répétés augmente la probabilité d’erreurs tout en empêchant les membres de votre équipe de se concentrer sur la vue d’ensemble.
Il existe des solutions spécialisées sur le marché, mais elles ont un coût élevé et nécessitent une nouvelle intégration entre les systèmes d’enregistrement.
Vous avez maintenant une meilleure option dans Smartsheet. Notre nouvel outil de création de documents ne nécessite que quelques clics pour intégrer les données des feuilles dans un PDF standardisé existant et créer rapidement des dizaines de versions personnalisées en même temps. Plus besoin de copier-coller. Plus besoin d’intégrations coûteuses
Deux étapes simples existent pour utiliser l’outil de création de documents :
- Utilisez le glisser-déposer de l’interface utilisateur pour sélectionner les champs dont vous aurez besoin dans votre feuille et les faire correspondre à un PDF à remplir.
- Générez ensuite une version de votre document pour une ou plusieurs lignes et joignez-les à chaque ligne, où les parties prenantes peuvent rapidement prendre des mesures supplémentaires.
Qu’allez-vous accomplir avec l’outil de création de documents ?
« Dès le premier mois d’utilisation de l’outil de création de documents dans le cadre d’un nouveau processus d’achat hautement automatisé, nous avons pu libérer au moins deux employés à temps plein. Ils font maintenant d’autres tâches beaucoup plus productives que de courir après un bon de commande. »
-Rob Waite, Vice-président exécutif, American Roofing & Metal
Depuis que l’outil de création de documents a été mis à la disposition d’un groupe précoce d’utilisateurs, j’ai été continuellement impressionné par ce qu’ils ont accompli. Je suis convaincu que l’outil de création de documents aidera votre équipe à se concentrer sur le travail qui compte le plus. L’équipe de création de contenu se concentre désormais sur l’intégration dans et hors Smartsheet, afin de rationaliser davantage les flux de travail qui dépendent de vos documents. Nous nous réjouissons de partager avec vous les mises à jour à l’avenir.
Vous pouvez en savoir plus sur le fonctionnement de l’outil de création de documents Smartsheet en lisant notre article d’aide.
