AeroMD utilise Smartsheet pour gérer ses interventions en cas de catastrophes et ses mesures préventives contre le COVID-19

Lorsque votre activité consiste à assurer le transport par avion-ambulance dans les îles des Caraïbes, une communication claire et l’accès aux informations peuvent sauver des vies. AeroMD est basée dans les îles Vierges américaines. La société et son partenaire aéronautique stratégique gèrent une flotte d’avions-ambulances à voilure fixe et des équipes médicales qualifiées pour répondre aux urgences individuelles ainsi qu’à des catastrophes de grande ampleur telles que des ouragans. Lorsque la pandémie de COVID-19 a commencé à menacer les îles desservies par AeroMD, la société s’est tournée vers Smartsheet pour gérer ses stocks et ses fournitures, ainsi que pour partager des informations sur les formations sanitaires et suivre la propagation des cas de COVID-19 dans toute la région.

Smartsheet est un élément essentiel de la stratégie d’AeroMD visant à améliorer la connaissance des situations et à faciliter sa planification et ses interventions en cas de catastrophes. De sa première feuille organisant les détails de son accréditation nationale à ses plus récents tableaux de bord de gestion de stocks et de la chaîne d’approvisionnement, AeroMD utilise Smartsheet pour rassembler les informations clés en un seul endroit, tout en rationalisant la communication dans une vaste zone géographique.

« En tant que service médical aérien dans les îles Vierges, nous devons surveiller les restrictions de voyage dans les autres pays où nous nous rendons », explique Alex Franklin, architecte d’entreprise pour AeroMD. « Nous devons surveiller le statut des équipes médicales, l’emplacement de notre flotte aérienne, la technologie des équipements médicaux et les logements des équipages. Auparavant, tous ces systèmes étaient compartimentés et indépendants, et certaines choses passaient à travers les mailles du filet. Nous avons donc commencé à les rassembler dans Smartsheet et avons créé un tableau de bord permettant d’afficher toutes les informations en un seul endroit. »

Suivi plus efficace des fournitures médicales en cas de besoin

Les risques posés par la pandémie de COVID-19 ont incité AeroMD à accélérer ses efforts pour suivre et se procurer plus efficacement des fournitures médicales, telles que des respirateurs et des équipements d’isolement pour le transport des patients infectés. Alex Franklin et son équipe ont créé un tableau de bord pour la gestion des stocks et de la chaîne d’approvisionnement, qui indique quelles fournitures ont été commandées, quand elles doivent arriver à un endroit particulier, quels articles sont en rupture de stock, quand les expéditions sont reçues et si les articles correspondent à ce qui a été commandé. Des alertes automatisées et un code couleur indiquent quand les articles tombent en dessous d’un seuil déterminé, de sorte à trouver et à commander de nouvelles fournitures.

« Notre expérience avec le tableau de bord COVID-19 nous a vraiment obligés à regarder notre système de gestion des stocks sous un nouvel angle », explique Alex Franklin. Le système que nous avons développé spécifiquement pour le COVID-19 nous servira finalement pour l’utilisation quotidienne de toutes les fournitures à l’avenir, et pour donner aux équipes l’accès à ces tableaux de bord. Pour l’instant, le tableau de bord est en version bêta ; nous l’utilisons activement, mais nous l’affinons régulièrement en fonction de la croissance de nos autres systèmes. »

Alex Franklin a également élaboré un tableau de bord informatif à partir des données du Center for Systems Science and Engineering de l’université Johns Hopkins, l’une des principales sources de données mondiales fiables sur la pandémie de COVID-19. Il a travaillé avec un ingénieur local pour créer une API qui permet à AeroMD d’extraire les données de l’université Johns-Hopkins pour obtenir une vue plus détaillée des différentes îles des Caraïbes. La richesse des données permet à AeroMD de former son personnel et ses partenaires régionaux, pour s’assurer que les opérations quotidiennes sont menées sur la base des informations les plus précises et les plus actualisées.

Une plateforme facile à apprendre, belle et fonctionnelle.

Les principales raisons pour lesquelles Smartsheet a été une ressource si précieuse pour AeroMD tiennent au fait que la plateforme est facile à prendre en main et à utiliser, et visuellement attrayante pour les utilisateurs qui ont besoin d’un accès rapide à des informations claires. Avant la pandémie actuelle, AeroMD a constaté que Smartsheet a permis de rationaliser les réponses aux catastrophes naturelles, notamment l’ouragan Dorian, lorsque les équipes d’urgence avaient besoin de mises à jour en temps réel sur les conditions et les restrictions de voyage dans les nombreux pays desservis par AeroMD. 

« L’ouragan Dorian nous a ouvert les yeux sur la rapidité avec laquelle il est possible de mettre en place un tableau de bord et de l’exploiter pour avoir une vision claire de la situation dans des environnements très dangereux et chaotiques », déclare le Dr Brendan Anzalone, président et directeur médical d’AeroMD. « C’est à ce moment-là que la communication, ou la surcommunication, joue un rôle essentiel. Vous souhaitez également que les intervenants prêtent attention aux tableaux de bord, et Smartsheet est unique parce qu’elle est esthétiquement plaisante à l’œil. Alex a fait un travail formidable en la rendant unique, belle à regarder et fonctionnelle. »