Accroître l’efficacité du marketing et la collaboration

Aider les prestataires professionnels à faire leur travail

Aujourd’hui, Behr se concentre sur deux marchés clés : les consommateurs et les prestataires professionnels. Le marché des prestataires cible les peintres, les gestionnaires de biens immobiliers et les professionnels de la construction. Il s’agit d’une part de marché tellement importante que Behr a dédié une équipe marketing spécialisée qui se consacre au lancement de nouveaux produits, au développement de sites Web, aux événements de relations publiques et à d’autres activités répondant aux besoins de ces prestataires professionnels.

Le Behr Pro Experience Tour est un exemple de projet auquel l’équipe se consacre. Il s’agit d’un programme visant à connecter la grande diversité des prestataires professionnels. Lors de cet événement annuel qui s’étend sur tout le territoire, cinq équipes itinérantes se rendent sur plus de 75 salons dans 34 états. L’équipe marketing de Behr Pro est responsable de la planification et de la promotion des activités dans plus de 500 points de vente Home Depot. Il faut respecter les échéances, expédier le matériel, installer la signalisation et assurer une image cohérente sur l’ensemble des événements. Un si grand nombre d’activités exige énormément de temps et d’efforts.

Lorsque Lisa Kudukis a rejoint Behr en 2011 comme directrice des produits et des prestations professionnels, l’équipe marketing utilisait des feuilles de calcul pour gérer toutes ces activités. Cela ne convenait pas au rythme effréné de l’équipe, par ailleurs souvent en déplacement.

« L’un des plus grands défis que nous avons dû relever fut de tenir l’équipe au courant de chaque aspect de chaque événement : ce qui a fonctionné ou pas, les livrables ou les échéances à venir, le suivi… et tout ce qui en suit. Le Behr Pro Experience Tour n’était pas la seule initiative sur laquelle l’équipe a travaillé. Tous les membres de l’équipe avaient d’autres projets parallèles, et des silos d’information ont pu se former. S’il y avait un problème de dernière minute et que le responsable du projet était indisponible, personne dans notre équipe ne pouvait intervenir pour régler le problème », explique Lisa Kudukis.

Goulot d’étranglement de la gestion

Une autre faiblesse ayant nui à la productivité de Kudukis était le fait que ses onze subordonnés directs lui fournissaient chacun leurs propres informations de projet dans des feuilles de calcul individuelles. Lorsqu’elle générait un rapport d’équipe global pour la haute direction, elle devait par conséquent ouvrir et analyser 11 documents dont le format variait. Elle a également rencontré des problèmes de contrôle de version : impossible de savoir si elle disposait des informations les plus récentes. De plus en plus frustrée, elle s’est rendu compte qu’un changement s’imposait.

« Nous utilisions Microsoft Excel pour gérer les activités à l’échelle de l’équipe, mais cela ne nous permettait d’isoler qu’un moment statique dans le temps. Il nous fallait un outil collaboratif, qui nous permettrait d’être au courant de toutes les activités et des échéances, de disposer d’un format cohérent pour le suivi et la gestion des activités et de présenter toute l’information utile pour générer des rapports destinés à l’équipe de direction. Il devait être facile à utiliser, nous aider à rester au courant des détails sans cesse changeants de chaque activité et nous donner une vue d’ensemble de tout ce que nous gérions. C’est un sacré un défi pour un seul outil », affirme Lisa Kudukis.

Partager comme bon vous semble

Alors qu’elle cherchait une meilleure solution, Kudukis a identifié les principales caractéristiques qu’elle devait proposer :

• Un outil facile à utiliser et intuitif pour être adopté par l’équipe

• Les informations relatives à chaque événement devaient pouvoir être ajoutées en pièces jointes

• Une solution cloud qui permettait à son équipe de se connecter de n’importe où et d’effectuer des actualisations en temps réel

Après avoir examiné un certain nombre d’options, Kudukis a choisi Smartsheet comme outil de gestion de projets de l’équipe. Tout d’abord, l’équipe s’est réunie pour créer un modèle pouvant être utilisé par tout le monde pour procéder au suivi des activités. Cela signifiait que chaque projet était présenté de la même façon et était facile à actualiser.

Kudukis a ensuite créé un tableau de bord principal qui présente les informations relatives aux initiatives clés de chacun de ses subordonnés directs. Les cellules contenant des données critiques, telles que les informations de statut, sont directement liées aux feuilles individuelles des membres de l’équipe. Ainsi, les informations sont automatiquement actualisées, alors même que l’équipe procède à des modifications (en savoir plus sur la liaison de cellules dans Smartsheet). Tout est désormais accessible depuis un seul endroit pratique. Kudukis profite de la vue d’ensemble de chaque projet qu’elle recherchait.

Comme l’explique Lisa Kudukis : « Cela m’est d’une grande aide lorsque je fournis mes rapports à l’équipe de direction. Je peux facilement partager les listes de tâches qui montrent que l’équipe a pensé au moindre détail de chaque événement. De plus, n’importe quel membre de l’équipe de direction peut explorer et afficher les documents à tout moment pour voir ce que nous sommes en train de faire. Smartsheet permet à mon équipe d’économiser un maximum de temps et d’argent : tout le monde y a accès, peut visualiser le statut d’un projet et offrir son aide le cas échéant. La plateforme nous aide aussi à identifier les opportunités ou les obstacles pour l’acquisition de nouvelles affaires. »

Ci-après, quelques avantages que Lisa Kudukis et son équipe ont constatés depuis l’adoption de Smartsheet :

• Adoption rapide grâce à la facilité d’utilisation, pour un meilleur retour sur investissement

• Collaboration, productivité et efficacité accrues

• Rapports, dépannage et gestion budgétaire simplifiés

Perspectives d’avenir

Lisa Kudukis s’empresse de souligner que l’équipe ne fait qu’effleurer la surface des nombreuses fonctionnalités de Smartsheet. Elle prévoit par exemple de commencer à utiliser Smartsheet pour établir son budget. De plus, d’autres équipes au sein de Behr, dont l’équipe logistique, ont commencé à utiliser Smartsheet, prouvant une fois de plus que le bouche-à-oreille et la nature collaborative de la solution peuvent attirer l’attention au sein d’un grand groupe.