Une organisation à but non lucratif en pleine croissance réduit de 75 % le temps consacré à l’administration des programmes

Creating IT Futures est une organisation à but non lucratif basée à Chicago et un organisme de bienfaisance pour la main-d’œuvre de CompTIA, une association professionnelle respectée dans le domaine des technologies de l’information. L’organisation prépare les personnes issues de communautés sous-représentées à des carrières dans le domaine des technologies de l’information. Malgré le succès de leurs programmes de formation, certains processus inefficaces et propices aux erreurs de leurs programmes de formation et de certification en ligne créaient une charge administrative importante pour le personnel, les étudiants et les partenaires éducatifs.

Sans solution, les tâches manuelles et les problèmes de données auraient continué à détourner le temps et l’attention du personnel de ce qui est le plus important : aider les étudiants et les anciens élèves du CITF.

Abandonner la saisie manuelle des données

Anna Conger, consultante au sein de l’organisation à but non lucratif, se souvient du stress lié à l’inscription des étudiants au programme de formation en ligne. En l’absence d’un processus cohérent ou d’une plateforme pour gérer ce processus, l’équipe avait des difficultés à répondre aux demandes de service.

Elle explique : « L’un des plus grands défis du processus d’inscription était que tous les candidats remplissaient un PDF et le soumettaient, de sorte que toutes les données devaient être saisies manuellement dans la feuille de calcul. Le problème de l’intégrité des données était considérable. »

Le programme de distribution de bons pour les examens de certification (qui donne aux étudiants un accès gratuit à de précieuses certifications informatiques) a été confronté à des problèmes similaires, avec des feuilles de calcul qui ne communiquaient pas entre elles et des échanges incessants d’e-mails pour collecter les données.

Lorsque l’employé chargé de l’administration des deux programmes a changé de poste, le PDG Charles Eaton y a vu l’occasion de repenser les processus administratifs de ces programmes. Il recommande alors Smartsheet à Anna Conger, « parce que la solution était simple, mais suffisamment flexible pour nos besoins. »

Processus rationalisés, transparence en temps réel

Avant de choisir Smartsheet, Charles Eaton avait envisagé d’autres services Web, « mais aucun d’entre eux n’avait l’interface simple et intuitive de Smartsheet, qui permet aux non-initiés de suivre et d’actualiser facilement les informations. »

Les formulaires Smartsheet ont simplifié les difficiles processus d’admission, tant pour le personnel que pour les anciens élèves, et ont permis de limiter les erreurs de saisie de données. Enfin, les parties internes et externes ont bénéficié d’une transparence en temps réel, et l’organisation dispose désormais d’un emplacement central à partir duquel elle peut collaborer, suivre et gérer les données.

La communication s’est également améliorée. 

En gérant les rapports directement à partir de Smartsheet, Anna Conger a constaté qu’elle pouvait donner à la direction une visibilité en temps réel de l’avancement de l’intégration, et faciliter l’accès des partenaires de l’organisation à la progression et aux statuts des examens des étudiants. L’équipe a également compris qu’elle pouvait plus facilement tenir les étudiants et les partenaires au courant grâce aux alertes Smartsheet, qui ont simplifié l’envoi de rappels et d’actualisations sur les formations et les échéances des bons.

Finalement, le stress auparavant ressenti par Anna Conger a pu disparaître. Comme le décrit Charles Eaton, « la gestion du système de formation et de bons était presque le travail à plein temps d’une seule personne. Depuis le transfert des informations dans Smartsheet, cela ne représente plus de 25 % de son travail. »

L’utilisation de Smartsheet a également facilité le processus de transition, lorsqu’il s’est agi de former la nouvelle coordinatrice, Karin Nordmeyer, qui a finalement pris en charge les deux programmes. Grâce à l’amélioration des processus dans Smartsheet, Karin Nordmeyer a pu se mettre rapidement au travail tout en endossant un rôle plus important au sein de Creating IT Futures. 

Selon Charles Eaton, « ce qui motive notre personnel, c’est l’impact que nous avons sur la vie de nos étudiants. En ne consacrant que 25 % de son temps à la gestion du processus de bons et de formation en ligne, Karin Nordmeyer dispose de plus de temps pour travailler avec les élèves dans notre salle de classe de Minneapolis et contribuer directement à leur réussite professionnelle dans le domaine des technologies. »

Un retour sur investissement significatif

Des processus rationalisés et une plus grande transparence du programme ont fondamentalement changé la façon dont Creating IT Futures fonctionne.

Charles Eaton déclare : « Le plus grand avantage de Smartsheet est que les informations sont instantanément actualisées et peuvent être partagées avec autant de personnes que nécessaire. Avec l’augmentation de la productivité et de l’efficacité, Smartsheet nous a permis d’économiser environ 25 000 dollars par an. »

En définitive, cela se traduit par davantage de programmes et de services pour des milliers de technologues en herbe. « C’est une chose merveilleuse. Notre monde en pleine mutation va avoir besoin d’eux. »