La création d’un cabinet d’architecture révolutionnaire par Earl Swensson Associates

Depuis sa création en 1961, l’entreprise ESa (Earl Swensson Associates), dont le siège se trouve à Nashville, est devenue un cabinet d’architecture reconnu dans tout le pays. Son portefeuille s’est étoffé avec les années pour inclure non seulement un plus grand nombre de projets, mais aussi un ensemble de travaux dans tout le pays. Les projets emblématiques d’ESa à Nashville comprennent notamment l’AT&T Building, le Centennial Medical Center et le Gaylord Opryland Resort & Convention Center. Au niveau national, l’entreprise a conçu des installations sur le campus de l’université de Shenandoah, The Hotel Hershey et les installations d’AdventHealth, pour n’en citer que quelques-unes.

ESa avait besoin d’une solution capable d’améliorer ses méthodes d’organisation et de supervision des contrats de conception et de construction, et qui pourrait évoluer en fonction de l’expertise de l’entreprise et du développement du secteur.

Aujourd’hui, ESa utilise Smartsheet pour normaliser ses processus uniques, garantir les responsabilités et faire un usage stratégique des données afin de planifier l’avenir.

« Nous voulons être informés plutôt que réactifs »

« L’un de nos objectifs est de nous assurer que chacun dispose des informations dont il a besoin ; un autre est de dégager des métriques à partir des données que nous recueillons », explique Eddie Lewis, directeur chez ESa. « Plus longtemps vous faites des affaires, plus vous prenez conscience des moyens et des outils qui aident à positionner votre entreprise pour l’avenir. Nous voulons être informés plutôt que réactifs. »

Environ 80 % des projets architecturaux conçus et gérés par ESa sont destinés au secteur de la santé. Parmi les autres projets figurent des bâtiments destinés aux personnes âgées, aux bureaux d’entreprise, à l’éducation, à l’hôtellerie et aux arts. En moyenne annuelle, ESa travaille sur 400 projets répartis sur le territoire américain, dont l’avancement va de la planification et la conception jusqu’à l’achèvement de la construction.

Les 190 employés de l’entreprise sont responsables du traitement d’un grand nombre de détails. Les méthodes traditionnelles de dossiers papier et de listes dactylographiées ne peuvent pas répondre à la demande de supervision efficace des projets. ESa a essayé d’organiser son travail à l’aide de feuilles de calcul, mais l’entreprise avait besoin de plus de contrôle et de flexibilité pour appliquer des approches normalisées à des conceptions et des bâtiments uniques. Jarod Prior, directeur de la technologie de conception chez ESa, savait que l’un de ses collègues utilisait Smartsheet pour la planification, mais il a constaté que la solution pouvait faire beaucoup plus.

« Nous n’exploitions pas pleinement Smartsheet… », déclare-t-il. « J’ai entrepris de déterminer comment nous pourrions vraiment exploiter au maximum le logiciel. Nous avons alors réfléchi à la manière de définir nos objectifs à long terme et de les atteindre en extrayant des données de Smartsheet. La plateforme est devenue beaucoup plus importante que nous le pensions au départ. La possibilité évolutive de faire circuler des ensembles d’informations et d’être cohérent avec nos données, d’avoir le même type de vue lorsque nous passons d’un projet à l’autre, est énorme. »

Mieux contrôler les projets grâce à Smartsheet

La majorité du travail d’ESa s’inscrit dans deux phases principales : la conception architecturale et l’administration des contrats de construction. Jarod Prior a travaillé avec son équipe de service client Smartsheet pour développer des modèles dans Control Center pour chaque phase. Ces modèles accélèrent les processus de création d’un nouveau projet et de transition d’une conception achevée vers la phase de contrat.

Dans Control Center, des modèles supplémentaires sont utilisés pour gérer les demandes de renseignement de clients potentiels, les soumissions de propositions de nouveaux projets et les ordres de modification pour les projets en cours Les formulaires Smartsheet sont utilisés pour demander des numéros de projet et lancer des processus comptables et financiers back-end. Les fonctionnalités automatisées de Control Center permettent de réduire le temps et les efforts consacrés au début d’un projet et garantissent qu’aucun détail essentiel n’est omis, même lorsque l’équipe de projet doit respecter un délai serré.

Smartsheet a déjà aidé ESa à rationaliser et à simplifier ses processus. L’un des principaux avantages constatés par Jarod Prior est l’amélioration du contrôle. En effet, l’ESa peut continuer à superviser les travaux de construction en cours au lieu de les confier aux équipes de l’entrepreneur. La communication interne est également rationalisée : le partage d’informations entre les équipes fonctionnelles est plus aisé, notamment pour les équipes responsables de l’architecture, de l’administration des contrats de construction, de la décoration intérieure, de la gestion de projet et du marketing.

Grâce à Smartsheet, l’entreprise peut également prévoir de manière stratégique la charge de travail des projets et programmer ses équipes, et ainsi avoir une idée plus précise de l’utilisation et de la disponibilité du personnel, de huit semaines à un an à l’avance. Des alertes et des rappels automatisés aident à faire avancer le travail pour respecter les échéances.

« Pour une RFI ou une soumission, nous demandons à un entrepreneur de saisir les données dans notre journal et de les transmettre à qui de droit », explique Jarod Prior. « Par le passé, la demande était envoyée par e-mail et pouvait ne pas être consultée avant plusieurs jours parce que la personne était occupée. Smartsheet nous permet de lever ce premier obstacle au processus en remplissant un formulaire qui est envoyé automatiquement aux bons membres de l’équipe, directement à partir du journal. Cela nous permet d’avoir l’esprit tranquille. »

Les tableaux de bord contribuent à faire évoluer le secteur

Les tableaux de bord Smartsheet sont essentiels pour l’entreprise. Chaque employé d’ESa dispose d’un tableau de bord individuel pour le suivi de ses tâches et de son travail, lequel alimente automatiquement la feuille de projet appropriée pour disposer d’une vue toujours actualisée. Les chefs de projet et les dirigeants disposent également de tableaux de bord qui offrent des aperçus plus complets de l’ensemble de l’entreprise.

Grâce à une source unique de données précises, le personnel peut facilement partager les bonnes données avec les clients et les entrepreneurs sans risquer que les actualisations se perdent dans les e-mails. Dans un secteur où les changements sont constants, il est essentiel que les informations les plus récentes soient à la portée de tous.

L’un des objectifs de Jarod Prior est de faire un usage plus stratégique des données générées tout au long du processus de conception et d’administration des contrats, afin d’obtenir des informations plus approfondies et de prendre de meilleures décisions. Avec les bonnes informations, l’ESa peut anticiper et même stimuler l’évolution du secteur, au lieu de simplement y faire face.

« On entend souvent parler de "speed to market", c’est-à-dire de vitesse de commercialisation. L’exigence d’attention immédiate a drastiquement augmenté au cours des 30 années que j’ai passées ici », affirme Eddie Lewis. « Smartsheet nous aide à communiquer plus rapidement, et surtout à communiquer des informations exactes. Une citation attribuée à Wyaat Earp dit : Être rapide, c’est bien, mais être précis, c’est tout ce qui compte. »