L’agence de marketing Haberman contribue à la réussite de ses clients

Haberman est une agence de marketing indépendante, aux services complets, située à Minneapolis, dans le Minnesota. L’entreprise propose à ses clients une variété de services, de la planification stratégique à l’exécution créative par le biais de divers canaux. L’entreprise a une mission unique : Témoigner des parcours de pionniers de diverses industries, qui font la différence et stimulent le changement social à travers le monde.

Réaliser « le meilleur travail » pour les clients

En tant qu’agence de 50 personnes, les employés de Haberman sont adaptables, flexibles et prêts à porter plusieurs casquettes pour atteindre leurs objectifs. Corrina Wertzberger est directrice adjointe de l’équipe de gestion de projets de Haberman, chargée de favoriser l’efficacité des opérations et la collaboration. Si Mme Wertzberger s’occupe du travail fourni aux clients, elle a également un œil sur les processus internes pour s’assurer que l’entreprise fonctionne aussi efficacement que possible.

« En fin de compte, nous voulons faire le meilleur travail possible pour nos clients et rendre l’expérience de création nécessaire tout aussi plaisante pour notre équipe, » dit-elle. « Cela implique plusieurs éléments, de la portée exacte aux plannings réalisables, en passant par une approche qui s’aligne sur tous les services et sur le budget ».

Haberman établit des paramètres sur mesure pour chacun de ses clients. L’entreprise avait besoin d’un moyen de mesurer et de suivre sa réussite, tout en améliorant ses opérations internes.

« La complexité et la portée de nos projets varient considérablement, nous devons donc être en mesure de nous adapter et de faire preuve de souplesse », explique Mme Wertzberger. « Nous avons besoin de données pour nous aider à déterminer le qui, le quoi et le pourquoi de tout ce que nous faisons ».

L’équipe de gestion de projets soutient l’ensemble de l’agence, grâce à l’utilisation de la plateforme Resource Management by Smartsheet comme source centrale d’informations, de la planification des ressources au suivi budgétaire, les données disponibles l’aident à prendre des décisions cruciales au quotidien. « Convertir le talent et les efforts en dollars et en livrables est délicat », déclare Corrina Wertzberger. « Les deux outils nous aident à faire en sorte de gérer cela. »

Resource Management by Smartsheet offre plusieurs avantages à Haberman, tant internes pour améliorer l’efficacité opérationnelle, qu’externes, en aidant la société à mieux servir ses clients.

Planification des projets améliorée

« Avec Resource Management by Smartsheet, je n’ai pas besoin de garder toutes ces informations en tête, » explique Mme Wertzberger. « J’ai environ 23 projets actifs en ce moment. Ces plateformes m’aident à suivre la progression et à répondre aux questions à la volée. Elles me permettent de mettre en pratique une gestion intelligente en réunion, pour ceux qui ont besoin de réponses. Elles soutiennent également mon leadership et la façon dont je gère mon équipe ».

Lorsque Haberman commence à travailler avec un nouveau client ou lance un nouveau projet, l’équipe élabore un cahier des charges et décrit les éléments livrables, les budgets et le planning du projet. À l’aide de Smartsheet, les chefs de projets créent des budgets et un calendrier. Ensuite, le chef de projets affecté marque le projet comme provisoire dans Resource Management by Smartsheet, afin de réserver le temps de l’équipe et de mettre en évidence les besoins d’affectation.

« Au fur et à mesure que le projet se réalise, nous pouvons voir comment nous progressons par rapport à ce budget et pouvons ajuster le calendrier à la fois dans Smartsheet pour le flux de travail détaillé étape par étape et dans Resource Management by Smartsheet pour ce qui concerne l’affectation et le déplacement des heures. » explique Mme Wertzberger.

Les équipes de Haberman se penchent également sur les projets terminés pour aider à la planification. Corrina Wertzberger utilise des filtres pour cibler des travaux similaires, en recherchant des noms de phases ou des types de projets.

« Nous tirons les leçons du passé et pouvons fixer des tarifs plus précis, » dit-elle. « Smartsheet rend compte de chaque jour, de la durée du projet, incluant réunions et jalons. Avec Resource Management by Smartsheet, le projet est décomposé en phases, avec l’allocation des heures réparties sur les jours. »

La transparence crée des attentes

Resource Management by Smartsheet offre une vue de haut niveau de la gestion des ressources pour chaque membre de la société. Haberman utilise Smartsheet pour créer et partager les calendriers des projets. Pour les projets plus importants, Haberman décompose les éléments livrables, le planning et le budget à un niveau granulaire. L’équipe de gestion de projets actualise constamment les calendriers de projet dans Smartsheet, afin de pouvoir travailler à partir des mêmes feuilles de projet.

Les plateformes fournissent également un mécanisme de contrôle et d’équilibre des charges de travail. « Nous ne donnons pas le coup d’envoi d’un projet de sept mois, par exemple, avec un montant spécifique en dollars et une quantité d’heures, pour ensuite voir dans sept mois si cela a fonctionné, » explique Mme Wertzberger.

« Nous décomposons le projet en phases et établissons notre calendrier dans Smartsheet, puis nous faisons des ajustements au besoin. Peut-être avons-nous été en dessous du budget pour une phase précédente. Nous pouvons réaffecter des personnes dans Resource Management by Smartsheet et effectuer ces changements en temps réel. »

Les chefs de projets actualisent et partagent les calendriers, nous fournissant ainsi un aperçu des coulisses concernant la manière dont nous suggérons d’aborder les éléments livrables. « Voir ce point de détail est vraiment utile pour ceux qui ne sont pas du métier, leur permettant d’avoir confiance dans le plan, » explique Mme Wertzberger.

Des analyses post-mortem efficaces

Après la fin d’un projet, l’équipe Haberman apprécie l’organisation d’une réunion de synthèse afin d’en tirer des enseignements pour le projet suivant. Les chefs de projets procèdent à l’extraction des données à partir de Resource Management by Smartsheet pour mieux comprendre les heures engagées à différentes étapes de leurs projets et en tirer des informations et des idées à appliquer aux projets futurs.

« Toute une série de raisons peut entraîner des surcoûts et Resource Management by Smartsheet nous aide à avoir des conversations importantes pour que nous puissions appliquer ce que nous avons appris au prochain projet. »

Corrina Wertzberger, directrice adjointe de la gestion de projets chez Haberman

Accès aux données, gain de temps et convivialité

Chez Haberman, différentes équipes ont besoin d’affichages différents sur les données. Alors que certaines équipes doivent avoir accès à tous les détails, d’autres préfèrent avoir une vue d’ensemble de haut niveau des projets en cours.

Selon Corrina Wertzberger, les plateformes logicielles que les équipes utilisent « doivent être flexibles et avoir une valeur ajoutée pour les projets ainsi que pour les différentes personnes qui les utilisent. »

« Un responsable création peut avoir besoin d’informations sur un membre de son équipe qu’il estime être en surcapacité ou sous-utilisé, » explique Mme Wertzberger. « Nous pouvons lui donner instantanément ces données à partir de Resource Management by Smartsheet. Nous pouvons également obtenir des données sur le leadership, comme la rentabilité de nos activités ou la façon dont nous nous situons globalement. »

Avant de passer progressivement à Resource Management by Smartsheet, les données dont les équipes avaient besoin n’étaient pas consolidées ni accessibles.

« Maintenant, avec Resource Management by Smartsheet, je peux obtenir des informations en temps réel en quelques minutes. Si nous avons une réunion sur les ressources, par exemple, je peux extraire un rapport d’analyses de Resource Management by Smartsheet pendant que nous parlons, au lieu de proposer de recontacter les personnes présentes. Le résultat est instantané. »

Aussi, les plateformes utilisées par Corrina Wertzberger doivent être simples et faciles à utiliser, car certaines s’accompagnent d’une obligation d’apprentissage intensif. Cependant, les employés de Haberman ont trouvé la plateforme Resource Management by Smartsheet à la fois intuitive et facile à prendre en main.

« Je forme beaucoup de personnes à l’utilisation de ces plateformes. Je me suis rapidement rendue compte de la facilité avec laquelle les nouvelles recrues s’y adaptent, » déclare Mme Wertzberger.

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