Comment Motion Federal Credit Union crée une culture de la collaboration

En tant que 18e plus ancienne coopérative de crédit du pays, Motion Federal Credit Union (MFCU) est un nom bien établi dans la région du New Jersey et jouit d’une solide réputation d’institution financière respectée. Bien que l’entreprise compte de grands partenaires tels qu’ExxonMobil, ConocoPhillips et DuPont, elle n’a pas perdu de vue l’aspect traditionnel d’une coopérative de crédit, ni le contact personnel avec ses membres.

En qualité de responsable administratif chez MFCU, Arp Trivedi est chargé de tout superviser, du service des ressources humaines de la coopérative de crédit au développement et à la construction de nouvelles succursales. En tant que vétéran des services financiers depuis plus de 20 ans, il était à la recherche de nouvelles et meilleures façons d’accroître l’efficacité de toute l’organisation. A. Trivedi voulait une solution de gestion de projets qui permettrait d’assurer le suivi du large éventail de programmes et de projets de MFCU, servirait de moteur de collaboration et aiderait la coopérative de crédit à opérer de manière rentable.

Par le passé, différents programmes Microsoft ont représenté un certain nombre de défis pour A. Trivedi. « Les coopératives de crédit d’aujourd’hui ont évolué vers une culture de gestion de projets indépendante et cloisonnée rendue possible par des programmes comme Microsoft Excel et Project », indique-t-il. « Ces programmes ne sont pas conçus pour être collaboratifs, et cela a eu des répercussions sur la façon dont nous abordons le partenariat en tant que coopératives de crédit. »

A. Trivedi ne voulait pas maintenir ce cycle chez MFCU. Il a découvert Smartsheet dans G Suite Marketplace et su qu’avec quelques autres applications Google, il s’agirait de la solution parfaite pour faire progresser la collaboration chez MFCU.

Un seul outil pour de nombreuses utilisations

Depuis la mise en place de Smartsheet, A. Trivedi et MFCU ont constaté un changement intéressant dans l’adoption de l’outil au sein de toute l’entreprise. « Notre collaboration et notre gestion dans Smartsheet ont commencé à prendre de plus en plus d’ampleur. À présent, nous utilisons cette solution pour gérer tous nos projets d’entreprise, car chacun peut facilement s’en servir, joindre des fichiers, visualiser la progression ou mettre à jour les statuts », explique A. Trivedi.

MFCU utilise Smartsheet en tant que tableau de bord pour le suivi d’un large éventail de projets et de tâches :

Ouverture de nouvelles succursales

Du contrat initial à l’inauguration, toutes les étapes de la planification, de la conception et de la construction de chaque succursale sont archivées dans Smartsheet. Les documents contractuels et les factures des commandes sont tous conservés à un endroit pratique et facile d’accès.

Processus des RH

Smartsheet s’est avéré être un outil utile pour A. Trivedi dans la gestion des activités des ressources humaines de MFCU, notamment le recrutement, les formulaires des employés et les politiques.

Développement de nouveaux produits

Chaque étape du développement et du lancement de nouveaux produits de MFCU est suivie de près dans Smartsheet et facilement accessible aux collaborateurs pour une gestion de projets fluide et cohérente.

Collaboration, transparence et productivité

Quand tout le monde dispose d’une certaine visibilité sur les projets, la progression est rapide. « Nous lançons souvent Smartsheet lors de nos réunions : les progrès de chacun sont exposés au reste de l’équipe. C’est incroyable à quel point ce niveau de transparence a augmenté notre productivité », remarque A. Trivedi concernant l’impact exercé par Smartsheet sur l’équipe de MFCU. « C’est très motivant. »