L’Université d’Adélaïde a transformé ses procédures de conformité en un temps record grâce à Smartsheet.

Bruce Northcote est responsable de la sécurité au sein de la division de la recherche et de l’innovation de l’université d’Adélaïde en Australie. Classée parmi les meilleures universités du monde, l’université d’Adélaïde jouit de partenariats mondiaux dans les domaines de la recherche, de l’éducation et de l’industrie qui créent un environnement diversifié et innovant pour ses étudiants et ses boursiers. Compte tenu de l’exposition internationale de l’Université d’Adélaïde, Bruce Northcote veille à ce qu’elle soit conforme aux exigences réglementaires essentielles en matière de défense, de sécurité nationale, d’influence étrangère ainsi qu’aux règlements et directives relatifs à l’ingérence.

Depuis 19 ans qu’il occupe ce poste, Bruce Northcote est bien conscient de la nécessité de recourir à des systèmes efficaces et de ce qu’il appelle des « sources de vérité uniques ». Il a découvert Smartsheet à un poste précédent, alors qu’il était directeur d’un centre de recherche, où il utilisait les tableaux de bord de Smartsheet comme éléments clé de sa stratégie de gestion de projet. Bruce Northcote avait été impressionné par la « réactivité et l’intuitivité » de Smartsheet ainsi que par sa capacité à fournir des informations personnalisées sur un large éventail d’activités.

Cette expérience d’utilisation de Smarsheet allait bientôt s’avérer précieuse, car la loi australienne sur les relations avec l’étranger de janvier 2020 allait imposer aux universités une conformité à la législation et des rapports renforcés sur leurs activités avec des entités étrangères. En raison de délais serrés et d’un budget limités, l’université avait besoin d’un système facilement vérifiable et capable de prouver qu’elle avait effectué les contrôles préalables nécessaires sur ses partenaires internationaux. 

Smartsheet assure la conformité en un temps record 

Bruce Northcote avait besoin d’une solution capable de regrouper les données provenant de nombreux systèmes d’entreprise disparates pour pouvoir dresser un tableau commun de tous les engagements avec l’étranger. La réputation de l’université et le financement public vital pour ses activités étaient en jeu si la date limite fixée par le gouvernement fédéral n’était pas respectée. 

Il a donc entrepris de créer un système sophistiqué qui permettrait de déclarer de manière efficace tous les accords nouveaux et actuels conclus avec des entités étrangères. Faute de respecter le délai fixé par le gouvernement fédéral, l’université mettait en jeu son image et risquait de perdre des contrats de recherche financés par le gouvernement, pour un montant de plus de 100 millions de dollars.

Grâce à la mise en œuvre de Smartsheet, l’université a réussi à respecter l’échéance de juin 2021 du Foreign Arrangement Scheme (FAS), le régime australien des dispositions à l’égard des entités étrangères, soit six mois seulement entre l’adoption de la loi et l’échéance finale de déclaration. Selon Bruce Northcote, la multifonctionnalité et la rapidité de configuration de Smartsheet lui ont permis d’éviter de mobiliser une équipe de projet élargie. L’exécution manuelle de cette tâche aurait nécessité l’affectation de quatre à six personnes pour les tests, le développement de la solution, la gestion des changements et la gestion du projet. 

« Si nous n’avions pas utilisé Smartsheet, nous n’aurions jamais pu respecter cette échéance. Nous avions une fenêtre très serrée pour mettre ce projet sur pied, et n’avions à notre disposition qu’une partie du budget des autres équipes universitaires ».

La personnalisation intelligente réduit la collecte de données inutiles et répond aux préoccupations en matière de confidentialité

L’un des plus grands défis auquel l’université est confrontée tient au fait que toute activité avec l’étranger doit faire l’objet d’un examen de conformité approfondi, ce qui nécessite une collecte de données longue et souvent répétitive. Avec de nombreuses chaînes de révision et d’approbation tout au long du processus, tout outil mis en œuvre doit être suffisamment dynamique pour fonctionner harmonieusement avec les systèmes de capture de données existants.

Pour Bruce Northcote, la possibilité de personnaliser les formulaires de prise en charge dans Smartsheet a représenté un « énorme gain de temps » pour l’université. La personnalisation a également facilité les processus pour les utilisateurs tout en réduisant la collecte d’informations incorrectes. Par exemple, grâce à la logique conditionnelle des formulaires de Smartsheet, Bruce Northcote peut s’assurer que les formulaires remplis par les utilisateurs finaux sont rapidement personnalisés en fonction de leurs besoins, ce qui élimine le besoin de longs formulaires en ligne ou sur papier. Ainsi, en choisissant un pays de collaboration, les questions d’un membre du personnel sont rapidement adaptées à ce pays de partenariat. Smartsheet garantit que seules les informations pertinentes sont demandées au personnel, ce qui réduit le temps consacré à la saisie des données pour l’équipe chargée des dossiers d’admission. 

Avec plusieurs milliers d’employés et d’étudiants, Bruce Northcote est heureux de pouvoir utiliser Smartsheet pour contrôler les informations partagées, afin de se prémunir contre d’éventuelles atteintes à la confidentialité des données. « Pour nous, le contrôle et l’accès aux données ont toujours été les points les plus difficiles à résoudre », affirme-t-il. Grâce à Dynamic View, l’université peut désormais contrôler facilement qui a accès aux données. Cela a créé ce que Bruce Northcote appelle une « plateforme libre-service », avec des informations qui peuvent être adaptées à l’utilisateur. Par conséquent, il n’a plus besoin de s’occuper des demandes individuelles, ce qui constitue un avantage essentiel puisque son rôle l’amène à interagir avec chaque membre du personnel de l’université.  

Les technologies intégrées apportent des avantages à l’ensemble de l’université

Ayant précédemment utilisé plusieurs systèmes uniques, Bruce Northcote apprécie à la fois la facilité avec laquelle Smartsheet peut ingérer les données des anciennes installations de l’université et l’efficacité accrue des processus qui prenaient auparavant beaucoup de temps.

Les personnalisations et les améliorations du système étant souvent un aspect problématique lors du cycle de mise à niveau, il apprécie que Data Shuttle permette d’automatiser rapidement et immédiatement le mappage de données provenant d’autres systèmes, ce qui évite le besoin de recourir à de grands projets d’intégration. Les tableaux de bord se sont également avérés utiles pour développer des stratégies d’internationalisation, permettant à l’université de créer des tableaux de bord spécifiques à chaque pays, avec un accès facile par simple clic, pour faciliter la recherche d’informations par pays spécifique.

Bruce Northcote plaide en faveur de la convivialité des formulaires et de Dynamic View en estimant qu’ils ont permis d’améliorer la productivité et la qualité du service. 

Une source unique de vérité en réponse à la nouvelle législation

Comme toutes les universités australiennes s’efforcent de répondre à des exigences de conformité similaires, les homologues de Bruce Northcote n’ont pas tardé à apprendre qu’il avait adopté un nouveau système. « Nous avons prouvé à quel point il est rapide de mettre un projet en place avec Smartsheet. Notre initiative a été considérée comme exemplaire », explique Bruce Northcote. « Pour moi, cette expérience a vraiment été très satisfaisante ».

Bruce estime que Smartsheet a permis d’éviter une crise législative potentielle, compte tenu des contraintes de temps auxquelles il était confronté. « Sans la capacité de Smartsheet à répondre à une demande immédiate, nous aurions dû engager beaucoup plus de ressources. » 

Même s’il plaisante en disant que son hack préféré dans Smartsheet est celui de ses « recherches exceptionnellement complexes ! », Bruce Northcote doit sa plus grande réussite à une fonctionnalité de Smartsheet qui lui permet de mettre en correspondance les lignes de commande et les structures organisationnelles à partir d’un simple numéro d’identification du personnel, ce qui évite d’impliquer les RH dans des réunions inutiles. 

En fin de compte, avec des centaines de collaborateurs à travers toute l’université, Bruce Northcote est particulièrement impressionné par la possibilité d’accéder à Smartsheet à tout moment, depuis n’importe quel endroit. « C’est un véritable atout de se rendre à une réunion d’une unité d’affaires et de pouvoir modifier quelque chose en temps réel. Il n’y a rien de plus simple et je trouve que c’est un outil puissant. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.