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Tout savoir sur les logiciels en ligne de création de diagrammes de Gantt

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Exemple d'un diagramme de Gantt dans Smartsheet Plus d'informations sur Smartsheet pour la gestion de projets

Le logiciel de création de diagrammes de Gantt interactif proposé par Smartsheet vous permettra de maîtriser encore mieux vos plans de projets. L'outil de gestion de projets en ligne de Smartsheet propose les meilleures fonctionnalités avancées de logiciels de planification de projets comme Microsoft Project, et y associe de plus la facilité d'utilisation des feuilles de calcul en ligne ainsi que des fonctionnalités de travail collaboratif et d'automation qui permettent de gagner du temps. C'est la façon la plus facile de visualiser votre projet !

Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?

Un diagramme de Gantt est une vue chronologique qui permet de visualiser facilement où en est un projet. Cela permet de visualiser les tâches du projet et leur interrelations au fur et à mesure que le projet avance. Pour utiliser cet outil de façon à simplifier vos tâches grâce à une chronologie visuelle du projet, il faut transformer les noms des tâches, les dates de début et fin des tâches, ainsi que leurs durées, en diagrammes à barres horizontales.

Avec un diagramme de Gantt, vous pouvez planifier toutes vos tâches, ce qui rend les projets complexes gérables et faciles à aborder. Vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt pour calculer le délai d'achèvement minimum de votre projet et pour attribuer des tâches aux ressources pertinentes en fonction de leur disponibilités, et ainsi finir votre projet de façon efficace.

Pourquoi utiliser des diagrammes de Gantt ?

Le diagramme de Gantt est un des outils les plus importants dont disposent les chefs de projet. Cela permet d'organiser des projets complexes, d'améliorer la visibilité et de faire avancer tout le monde. 

Voici cinq raisons d'utiliser des diagrammes de Gantt dans le cadre de la gestion de projets.

  1. Faites la liste de toutes les tâches nécessaires : Quand vous créez un diagramme de Gantt, il vous faut réfléchir à toutes les tâches que le projet exige. Ce processus permet de mieux comprendre et mieux définir l'étendue du projet et les tâches requises, au lieu de se précipiter dans le projet sans savoir clairement où on va.
     
  2. Déterminez quand chaque tâche doit être terminée : Préciser les prédécesseurs et les dépendances dans votre diagramme de Gantt vous aidera à savoir quelles tâches doivent être terminées avant que d'autres ne puissent commencer. Ainsi, vous êtes plus à même de définir les priorités en ce qui concerne les tâches et les ressources. 
     
  3. Trouvez le chemin critique : Une fois le diagramme de Gantt créé, vous pouvez identifier le chemin critique. Le chemin critique vous permet d'identifier les tâches les plus importantes du projet, celles qui, si elles prennent du retard, auront un impact sur l'ensemble du projet. Trouver le chemin critique peut clarifier le projet et vous aider à le réaliser dans les temps. 
     
  4. Informez votre équipe des progrès accomplis : Vous pouvez utiliser des diagrammes de Gantt pour remplacer des réunions ou pour améliorer les rapports sur l'état d'avancement du projet. Parce que les diagrammes de Gantt sont visuels, ils vous permettent de communiquer rapidement l'état d'avancement du projet et les tâches déjà accomplies.
     
  5. Simplifiez les tâches complexes : Si vous gérez un projet qui comprend des centaines de tâches, un diagramme de Gantt vous aidera à aborder et à organiser le travail. De plus, un visuel est bien plus facile à comprendre qu'une liste de tâches écrite.

 

Autres utilisations des diagrammes de Gantt

 

Les diagrammes de Gantt sont surtout utilisés dans la gestion de projets, mais ils peuvent avoir bien d'autres applications, notamment :

  • Construction La nature même des projets dans le secteur du bâtiment les rend souvent difficiles à gérer. Les diagrammes de Gantt permettent d'organiser tous les détails de votre projet de construction de façon centralisée. Vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt pour créer un échéancier des travaux, ce qui vous aidera à identifier les risques sans perdre de temps et à terminer le projet dans les délais contractuels. 
  • Calendriers de présence du personnel Simplifiez vos calendriers de présence à l'aide d'un diagramme de Gantt. Vous pouvez facilement vous tenir au courant des horaires et des jours de congé grâce à un calendrier qui montre qui est disponible quand.
  • Organisation d'événements L'organisation d'événements exige que vous communiquiez avec les clients, les producteurs, le personnel et les fournisseurs. Un diagramme de Gantt devient alors la référence à consulter pour tout savoir sur l'événement. Vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt pour visualiser la planification des tâches et suivre les tâches au quotidien.
  • Calendriers Un calendrier journalier, hebdomadaire, ou mensuel peut vous aider à gérer votre temps, à réduire votre stress et à vous préparer aux imprévus . Vous pouvez utiliser un diagramme de Gantt pour communiquer vos événements, tâches à accomplir ou voyages, et ce sous forme visuelle. 

Comment créer un diagramme de Gantt

Online Gantt Chart


Pour commencer à créer votre propre diagramme de Gantt :

  • Faites la liste de toutes les tâches de votre projet
  • Identifiez la première date de début de chaque tâche
  • Déterminez le temps nécessaire pour réaliser chaque tâche

Une fois ces informations de base détaillées, vous pouvez créer un diagramme de Gantt simple.

Si votre projet est plus complexe, et comprend des tâches qui dépendent les unes des autres ainsi que plusieurs dates clés avant la date de réalisation finale, vous pouvez rendre votre diagramme de Gantt plus complexe en ajoutant les éléments suivants à votre chronologie :

  • Les interdépendances Il s'agit des tâches qui dépendent les unes des autres, c'est-à-dire que la tâche A doit être réalisée avant que la tâche B ne puisse commencer.
  • Les tâches prédécesseurs Elles sont utilisées pour créer des interdépendances entre tâches.
  • Jalons Il s'agit des dates clés importantes à mettre en avant dans votre planification.

Votre diagramme de Gantt peut raconter une histoire éloquente sous forme visuelle. Colorez les barres de votre diagramme de Gantt pour indiquer différents collaborateurs de votre équipe ou des ressources spécifiques.

Traditionnellement créés sur papier millimétré, puis à l'aide de feuilles de calcul et ensuite avec MS Project, les diagrammes de Gantt sont aujourd'hui créés dans Smartsheet.


Comment créer un diagramme de Gantt dans Excel

Vous pouvez créer un diagramme de Gantt dans Excel à l'aide d'un diagramme à barres. D'abord, créez un tableau Excel indiquant chaque tâche et, pour chacune, sa date de début, sa durée et sa date de fin. Une fois ces informations renseignées, vous pouvez créer un diagramme à barres horizontales de façon à visualiser la chronologie. Il vous faudra ajouter une légende pour les dates de début et une autre pour les durées.  Ensuite, après quelques ajustements manuels, vous pouvez ajouter l'étiquette de l'axe de droite, afficher les tâches dans l'ordre pertinent, puis formater le diagramme de Gantt. Cliquez ici pour un tutoriel sur les diagrammes de Gantt dans Excel. 
 

Comment créer un diagramme de Gantt dans PowerPoint ou Microsoft Word

Créer un diagramme de Gantt dans PowerPoint ou Microsoft Word prend beaucoup de temps et revient cher. PowerPoint ne propose pas de fonctionnalité pour créer un diagramme de Gantt, et il faut donc utiliser un outil tiers. Office Timeline vous permet de créer des diagrammes de Gantt dans PowerPoint, mais ne fonctionne que sous Windows. Une version gratuite est proposée, mais seule la version payante permet de créer des diagrammes de Gantt. 

De même, Microsoft Word ne propose pas de fonctionnalité pour créer un diagramme de Gantt. Il faut insérer un tableau où les lignes représentent les tâches et les colonnes représentent les dates. Ensuite, il faut manuellement colorer chaque cellule du tableau dans les colonnes pertinentes pour créer des barres de diagramme de Gantt. 
 

Comment créer un diagramme de Gantt dans Smartsheet

Les modèles de diagrammes de Gantt prêts à l'utilisation, proposés par Smartsheet, facilitent la création de calendriers de projets. Il suffit de renseigner les noms des tâches ainsi que leurs dates de début et de fin, et les durées seront automatiquement calculées. Ensuite, cliquez sur l'icône du diagramme de Gantt pour que le diagramme soit créé automatiquement, sans que des ajustements manuels ne soient nécessaires comme c'est le cas dans Excel. Faites glisser les barres du diagramme de Gantt pour modifier les dates et les durées, et le tableau sera automatiquement mis à jour. Une fois votre diagramme de Gantt terminé, vous pouvez le partager avec les autres. Les membres de votre équipes peuvent le modifier ou y ajouter des informations en temps réel plutôt que d'envoyer d'innombrables fichiers Excel statiques chaque fois qu'il y a un changement. Cliquez ici pour un tutoriel sur les diagrammes de Gantt dans Smartsheet.
 

 

Créez un diagramme de Gantt dans Smartsheet

Histoire des diagrammes de Gantt

Le premier diagramme de Gantt a été créé au milieu des années 1890 par Karol Adamiecki, un ingénieur polonais qui s'intéressait aux idées et techniques de gestion de projets.  Il le nomma Harmonogram Adamieckiego et ne le publia qu’en polonais, ce qui en a limité la diffusion. Il a fallu attendre 15 ans pour qu’Henri Gantt ne crée sa propre version du calendrier de projet d'Adamiecki et le publie en anglais, ce qui l'a mis à disposition d'un public bien plus vaste.

Une des premières utilisations les plus connues d'un diagramme de Gantt a eu lieu aux États-Unis pendant la Première Guerre Mondiale. Depuis, les diagrammes de Gantt ont été utilisés dans de nombreux projets complexes tels que la construction du barrage Hoover et du réseau autoroutier inter-état aux États-Unis.

À l’origine, les diagrammes de Gantt étaient réalisés manuellement et de ce fait, à chaque fois qu’il y avait un changement dans le projet, le diagramme devait être complètement modifié ou redessiné. Comme les projets connaissent souvent des modifications importantes d'un bout à l'autre, l’utilité d’un diagramme de Gantt était limitée. Dans les années 1980, l’invention de l’ordinateur personnel a finalement rendu possible la généralisation de la création de diagrammes de Gantt complexes et élaborés. À la fin des années 1990, l’arrivée de l’Internet ainsi que la croissance de la collaboration à travers les réseaux a encouragé la popularité des fonctionnalités permettant de créer des diagrammes de Gantt dans de nombreuses applications et outils en ligne.

Astuces pour choisir le bon logiciel de création de diagrammes de Gantt

Un outil qui s'intègre à votre travail quotidien

Veillez à choisir un logiciel de création de diagrammes de Gantt qui permet d'importer, d'exporter et d'intégrer des informations provenant des autres outils et programmes que vous utilisez tous les jours. Par exemple, si vous utilisez G Suite, assurez-vous que le logiciel de création de diagrammes de Gantt s'intègre avec Google Sheets et Google Agenda, et vous permet de vous connecter à l'aide de vos identifiants de compte Google. Si vous utilisez Office 365, assurez-vous que l'outil choisi s'intègre avec OneDrive et est compatible avec n'importe quelle version d'Excel, par exemple Excel 2003; Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013 ou Excel 2016.

Fonctionnalité glisser-déposer pour les diagrammes de Gantt

Pour gagner du temps, cherchez un outil qui vous permet de faire glisser les barres de Gantt pour modifier automatiquement les dates de début et de fin ou pour créer des dépendances entre les tâches. Au fur et à mesure que votre diagramme de Gantt devient plus complexe, vous ne devez pas avoir à refaire le diagramme pour ajouter ou enlever des tâches, ou pour changer des dates. La fonctionnalité glisser-déposer facilite l'ajout de tâches et le changement de détails, qui se font alors en un simple clic.

Planification des projets avec informations en temps réel

Cherchez un outil qui vous permette de partager le projet avec votre équipe et vos collaborateurs en temps réel. Éliminez les goulets d'étranglement en permettant à tous les membres de l'équipe de faire des modifications en même temps, et créez des rappels automatiques pour les échéances importantes.  Assurez-vous que votre logiciel de création de diagrammes de Gantt permet à plusieurs personnes de faire des changements en même temps et de partager votre diagramme avec tous.

Personnalisation du diagramme de Gantt

Assurez-vous que le logiciel vous permet de personnaliser votre diagramme de Gantt dans le but d'en optimiser l'impact visuel. Par exemple, quand vous attribuez des tâches à des membres de votre équipe, ajoutez une règle de mise en forme conditionnelle dans le but d'afficher toutes les tâches attribuées à une personne dans la même couleur. Ou bien utilisez le rouge pour faire ressortir les tâches à risques. 

Gestion des projets dans tous les systèmes d'exploitation 

Choisissez un outil en ligne 100 % sur le Web, compatible avec MacOS, Linux, Windows, ainsi qu'avec votre ordinateur portable, votre smartphone Android ou iPhone ou encore votre iPad.

Faites attention aux capacités mobiles. Il est important de pouvoir modifier votre diagramme de Gantt où que vous soyez, même si vous n'êtes pas au bureau.

Modifications dans plusieurs affichages

Les logiciels de création de diagrammes de Gantt les plus flexibles vous permettront de voir et de modifier les informations sur vos tâches à l'aide de différents affichages. Par exemple, vous pouvez vouloir ajouter des informations au sujet des tâches dans un mode grille, c'est-à-dire un format similaire à celui des feuilles de calcul, puis basculer vers un affichage de type diagramme de Gantt pour visualiser la chronologie. Ou vous pouvez vouloir afficher le projet sous forme de calendrier pour en voir la progression sur plusieurs mois.

Partage rapide de votre diagramme de Gantt avec votre équipe

Vérifiez que vous pouvez paramétrer la feuille de projet pour qu'elle soit envoyée automatiquement à toute l'équipe à intervalles réguliers, par exemple toutes les semaines. D'autres options de partage utiles peuvent comprendre l'intégration de votre diagramme de Gantt à une présentation PowerPoint, la possibilité de l'imprimer en couleurs, ou l'exportation sous forme de document PNG ou PDF qui peut ensuite être joint à un e-mail.

Facilité d'apprentissage et d'utilisation

Cherchez une interface intuitive qui propose des modèles prêts à l'utilisation pour en favoriser l'adoption et pour que votre équipe ne perde pas de temps.  Une autre façon d'approcher un nouvel outil de création de diagramme de Gantt, c'est d'en évaluer les options pour importer. Par exemple, pouvez-vous importer un fichier Microsoft Project ou encore une feuille Excel ? Importer les informations existantes au sujet d'un projet vous permettra de gagner du temps.

Tutoriel vidéo sur Gantt

Smartsheet est un outil de gestion du travail et des tâches dont les fonctionnalités font la part belle à la collaboration. Il permet aussi de visualiser des projets sous forme de diagrammes de Gantt interactifs, et ce de façon simple et intégrée. Vous pouvez personnaliser votre diagramme avec une mise en forme conditionnelle de façon à faire ressortir certaines tâches, afficher le chemin critique pour voir toutes les tâches qui pourraient avoir un impact sur votre échéance finale, et partager votre diagramme de Gantt avec n'importe qui.

Les diagrammes de Gantt de Smartsheet vous permettent de :

  • Basculer entre les modes en fonction de vos besoins. Vous pouvez passer du mode Grille au mode Gantt, ou encore au mode Agenda.
  • Ajouter des sous-tâches. Vous pouvez développer et réduire plusieurs niveaux d'éléments.
  • Modifier instantanément les dates et créer des interdépendances entre les tâches à l'aide du glisser-déposer.

 

 


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Créez votre diagramme de Gantt dans Smartsheet

Modèles et exemples de diagrammes de Gantt

Faire vos premiers pas dans Smartsheet, c'est facile. Que vous importiez un fichier Microsoft Project (MPP) existant ou que vous personnalisiez un des nombreux modèles disponibles dans la galerie de modèles de Smartsheet, quelques minutes suffisent pour créer une chronologie visuelle. 

 

Échéancier pour projet simple avec diagramme de Gantt et dépendances

Cette feuille vous permet de gérer votre projet et fournit à votre équipe et à vos clients une chronologie visuelle sous forme de diagramme de Gantt facile à suivre. Mettez à jour les tâches, gérez les dépendances, suivez la progression et sauvegardez les fichiers liés au projet, et ce de façon centralisée. Vous pouvez définir des alertes pour les échéances et les changements apportés à la feuille, créer des commentaires, des courriers électroniques et des notes, et même afficher votre diagramme de Gantt dans le mode Agenda.

Utilisez le modèle d'échéancier pour projet simple



Ventes en cours avec Gantt et dépendances

Suivez le progrès de multiples opportunités de vente depuis la prospection jusqu'à la conclusion de la transaction et aux activités de suivi, à l'aide de cette chronologie de Gantt. Visualisez où en est l'équipe, y compris en ce qui concerne les dépendances, et partagez les informations au sein de l'équipe en temps réel. Vous pouvez aussi utiliser des symboles pour indiquer les statuts, les quotas des points de vente, les offres, les sous-traitants, et enregistrer les renseignements des clients, des courriers électroniques et des notes.

Utilisez le modèle de ventes en cours



Lancement de produit avec Gantt

Suivez et gérez vos lancements de produits sans accroc. Saisissez la date de lancement et le modèle calcule automatiquement les dates de début et de fin des tâches. Puis, utilisez le mode Gantt pour afficher et ajuster les dates. Vous pouvez afficher et mettre à jour votre projet où que vous soyez grâce à l'application mobile, et indiquer les tâches prioritaires à l'aide d'un point d'exclamation rouge.

Utilisez le modèle de lancement de produits



Chronologie projet Web avec Gantt et dépendances

Chronologie projet Web avec Gantt et dépendances

Créez un plan de route et une chronologie détaillés pour votre prochain projet de site Web. Cette feuille divise les tâches en phases de planification, de conception et de développement et comprend un diagramme de Gantt qui vous permet de voir votre chronologie et vos jalons. Une formule préfabriquée calculera automatiquement la durée de chaque tâche, et vous pouvez attribuer des tâches à des responsables choisis parmi votre liste de contacts Smartsheet de façon à responsabiliser les membres de votre équipe.

Utilisez le modèle de chronologie projet Web


Échéancier de travaux de construction avec diagramme de Gantt

Collaborez avec votre équipe, vos sous-traitants et vos clients dans le cadre de vos prochains travaux de construction.Utilisez le diagramme de Gantt pour créer une chronologie visuelle, suivre l’avancement du projet, respecter les délais et communiquer avec tous les intervenants.Faites glisser les barres du diagramme de Gantt pour définir les dépendances et montrer l'avancement du projet sur les barres de Gantt à l'aide de la colonne « % achevé », puis partagez ces informations avec votre équipe, vos clients et vos sous-traitants.

Utilisez le modèle d'échéancier de travaux de construction

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