Qu’est-ce que la gestion des flux de travail ?
La gestion des flux de travail est le processus consistant à coordonner des séquences de tâches pour atteindre les objectifs du projet. La gestion des flux de travail divise les grandes séquences de tâches en plus petits travaux, dans le but d’améliorer continuellement les processus opérationnels.
Doron Meir est directeur d’art et d’animation, artiste scénariste, enseignant et auteur de Workflow, A Practical Guide to the Creative Process (Flux de travail : un Guide pratique du processus créatif), avec 15 ans d’expérience et une méthode unique pour gérer les équipes créatives dans le cadre de budgets stricts et des délais serrés. « La gestion des flux de travail prépare le terrain pour tout processus qui démarre de zéro et se déroule avec succès jusqu’à la fin », explique-t-il. Meir remarque que cette description s’applique à toute entreprise, y compris les domaines créatifs, l’ingénierie, les services, la fabrication, les ressources humaines, etc.
Processus de gestion des flux de travail
Le processus de gestion des flux de travail consiste à décomposer les activités de grande envergure de l’entreprise en éléments plus gérables, et à répartir les ressources pour atteindre les objectifs. Le processus est adapté pour répondre aux besoins spécifiques de l’organisation.
La plupart des plans de conception de gestion des flux de travail suivent un processus en huit étapes pour organiser les ressources :
- Identification des ressources : Faites une liste des ressources dont vous aurez besoin pour accomplir votre tâche, y compris tout le personnel, les budgets, les délais, les équipements, les fournitures, la technologie et les fournisseurs.
- Énumération des tâches : Rédigez une liste de tâches à accomplir, et divisez-les en éléments logiques les plus petits possibles.
- Affectations des rôles : Attribuez toutes vos tâches aux membres de l’équipe. Pour mener à bien le projet dans le délai souhaité, vous devrez peut-être chercher de l’aide en dehors de votre équipe immédiate, soit auprès de collaborateurs dans d’autres services de votre organisation ou auprès de fournisseurs externes.
- Visualisation : Créez un diagramme pour représenter visuellement votre flux de travail. Le diagramme doit clarifier les séquences et interdépendances des tâches. Utilisez un outil numérique qui vous permet de changer et d’affiner votre flux de travail, ainsi que de le partager avec les parties concernées.
- Test : Impliquez les parties prenantes dans le processus d’examen et de test afin d’identifier les défauts de votre plan. Recueillez les commentaires des membres de l’équipe pour améliorer votre flux de travail proposé.
- Formation : Une fois que vous avez établi un modèle solide, abordez avec votre équipe la situation globale, leur rôle, leur budget et toutes les questions liées au calendrier, ainsi que les interdépendances des tâches à garder à l’esprit lorsque l’on travaille vers un objectif.
- Déploiement : Si vous avez une grande équipe, déployez d’abord le nouveau flux de travail vers un groupe plus petit, afin de pouvoir vérifier comment le flux de travail fonctionne. Faites des ajustements avant de le déployer à l’ensemble de l’équipe. Lorsque vous travaillez, demandez aux membres de l’équipe de rendre compte des domaines à améliorer.
- Amélioration : Utilisez vos flux de travail existants comme modèles pour des efforts similaires, et modifiez-les pour répondre à une nouvelle exigence ou améliorer les projets passés. À chaque jalon franchi et au cours du bilan du projet, profitez-en pour améliorer les produits, les processus et les compétences.
Techniques et diagrammes de gestion des flux de travail
Il existe différentes techniques de gestion des flux de travail, mais toutes sont utiles pour élaborer des feuilles de route de projet et utiliser des visualisations et des diagrammes. La technique de gestion des flux de travail que vous utilisez dépendra du type de projet et de son niveau de complexité.
L’analyse des flux de travail divise les performances d’un flux de travail et analyse les tendances d’amélioration. Les utilisateurs d’entreprise peuvent modifier les processus pour une efficacité optimale et la productivité sur le lieu de travail en examinant le flux de travail au niveau des tâches. Cette technique vise à générer une plus grande implication des employés, une plus grande satisfaction chez les clients et une compétitivité accrue de l’entreprise.
Voici quelques-unes des techniques les plus courantes pour rédiger votre flux de travail :
- Notation de modélisation des processus d’entreprise (BPMN) : La modélisation et la notation des processus d’entreprise correspondent à une technique qui illustre les étapes d’un modèle opérationnel. Cette technique certifiée ISO est une norme de gestion des processus opérationnels et d’ingénierie des systèmes. Dans cet exemple d’admission en salle d’urgence, les processus de gestion du flux de travail sont exprimés à l’aide des symboles et des couleurs de la norme.
- Définition intégrée pour la modélisation des fonctions (IDEF0) : La définition intégrée de la modélisation des fonctions a été développée par l’U.S. Air Force et est maintenant dans le domaine public. IDEF0 modélise les décisions, les actions et les activités sur la base de recherches approfondies, de tests et de développement en équipe. Cette technique de modélisation informe la fabrication, l’ingénierie logicielle, le processus commercial et l’analyse des systèmes d’information, le développement et l’ingénierie.
- Diagrammes de langage de modélisation unifié (UML) : Les diagrammes de langage de modélisation unifié correspondent à un langage de modélisation général, développé pour la conception comportementale et structurelle des systèmes logiciels complexes. Cette technique est dotée d’applications qui vont au-delà du développement de logiciels, comme les flux de processus de fabrication. L’exemple de diagrammes de langage de modélisation unifié ci-dessous représente les étapes de la demande et de la réception d’une commande par un client dans un scénario de commerce électronique.
- Organigrammes : Les organigrammes affichent les étapes distinctes d’un processus dans l’ordre séquentiel. Cette technique s’applique à de nombreuses procédures ou de services administratifs, de processus de fabrication ou de plans de projet. Cet organigramme de recrutement montre les étapes permettant d’achever ou interrompre un processus de recrutement.
- Diagramme de flux de données (DFD) : Les diagrammes de flux de données (DFD) représentent visuellement les flux d’informations à travers un processus. Les DFD favorisent la compréhension des opérations afin de révéler les problèmes potentiels pour affiner les processus et l’efficacité. Les applications du DFD sont multiples, allant d’un aperçu de base à une représentation complexe de processus ou de systèmes. Ce diagramme montre un processus simple et, contrairement aux autres diagrammes de flux de travail, il ne fait pas apparaître les points de décision.
- Diagrammes des activités liées aux rôles : Les diagrammes des activités liées aux rôles représentent l’interdépendance des fonctions au sein du processus, des interactions et des actions des composantes. Le flux de travail est géré selon la manière dont les personnes exécutent et collaborent dans leurs rôles spécifiques. Cet exemple montre comment trois fonctions interagissent dans une entreprise de conception.
- Réseaux de Petri colorés : Les réseaux de Petri colorés, aussi connus sous le nom de CPN ou de RdPC, sont destinés à gérer les flux de travail dans des systèmes complexes. Ce langage graphique est bien adapté aux scénarios dans lesquels la communication, la synchronisation et le partage des ressources sont essentiels.
- Méthodes orientées-objet : La méthodologie orientée-objet est une technique de développement de logiciels qui appréhende le comportement et la structure des systèmes afin d’améliorer la productivité et la qualité. Cette méthode conçoit des logiciels basés sur des objets ou des composants. Les objets sont modulaires, ce qui permet de les réutiliser et de les partager avec d’autres systèmes. L’approche est utile dans la conception, l’analyse et la gestion de programmes complexes, importants et régulièrement actualisés.
- Diagrammes de Gantt : Les diagrammes de Gantt représentent les interdépendances entre les tâches et les activités afin de créer un calendrier de projet, et sont applicables dans presque toutes les situations de flux de travail. L’exemple ci-dessous montre un projet informatique et la clarté qui facilite la gestion du flux de travail pour toutes les personnes impliquées dans un projet.
- Diagrammes d’interaction de rôles : Les diagrammes d’interactions de rôles sont un type de diagramme UML utilisé pour saisir le flux de messages système. Cette technique fournit le contexte des relations au sein d’un système ou d’un processus.
- Modèle de simulation : Les diagrammes de gestion du flux de travail du modèle de simulation montrent les étapes du processus de travail de bout en bout. L’exemple montre un flux de travail pour gérer du contenu écrit.
Exemples de gestion des flux de travail dans divers secteurs
Des exemples de gestion des flux de travail existent dans presque tous les types d’entreprise. Les organisations à but lucratif et non lucratif gèrent les flux de travail afin d’exploiter au mieux le potentiel des ressources humaines, matérielles et technologiques afin de réduire les coûts, respecter les délais et fournir des résultats de qualité.
Voici quelques exemples de la manière dont différentes entreprises utilisent la gestion des flux de travail :
- Service à la clientèle : Suivi de la manière dont les enquêtes relatives aux réclamations clients sont attribuées.
- Soins de santé : Gestion de la réception d’une ordonnance d’un médecin, à travers la rédaction et le transfert final par le patient.
- Ressources humaines : Définition des nouveaux processus de recrutement, de la manière dont les congés sont traités, des exigences annuelles en matière de formation et des processus de rémunération.
- Technologie de l’information : Indication sur la manière de traiter chaque type de problème lié au logiciel ou au matériel informatique signalé par un membre du personnel.
- Armée : Déploiement des flux de travail pour gérer une situation difficile et suivre les règles d’engagement.
- Fabrication pharmaceutique : Contrôle de la qualité dans la production de médicaments, l’emballage des produits, les tests de matières premières, les tests post-fabrication et la préparation de l’expédition.
- Tourisme : Réservation d’un vol, d’un hôtel, des visites et des locations de voiture.
Il existe de nombreuses manières de profiter des techniques et outils de gestion des flux de travail pour améliorer l’exécution des tâches de l’entreprise quel que soit le secteur.
Bonnes pratiques pour gérer efficacement les flux de travail
Les bonnes pratiques pour gérer efficacement le flux de travail sont centrées sur l’objectif final : terminer les séquences de flux de travail du début à la fin avec moins d’efforts, moins d’erreurs, en moins de temps et dans les limites du budget.
Voici quelques méthodes pour gérer et optimiser les flux de travail plus efficacement :
- Vérification et ajustement basés sur une « Source de vérité » :
Chris M. Walker est le PDG et propriétaire de Superstar SEO, une entreprise de marketing numérique. Il explique ceci : « Lorsque nous prenons des projets de nouveaux clients, nous développons ou réduisons en taille, commençons à utiliser de nouveaux outils, et bien plus encore, la manière de travailler de notre équipe doit et va évoluer. Ayez à disposition un document de processus détaillé qui mémorise la « source de vérité » de l’équipe pour servir de base aux vérifications et ajustements des flux de travail dans le but d’examiner et améliorer régulièrement vos processus. »
- Apprentissage continu pour vous et votre équipe :
Teo Vanyo est le PDG de Stealth Agents, une société de services d’assistants virtuels. « Les meilleures entreprises sont auto-suffisantes et capables d’apprendre dans diverses circonstances. Encouragez les membres de l’équipe à réfléchir par eux-mêmes, à prendre des décisions et à suggérer des améliorations de flux de travail. Valorisez-les pour leur dévouement et leur contribution continue. »
- Modularité pour un contrôle maximal :
Mia Clarke est la propriétaire de InvertPro, une entreprise qui propose des onduleurs qui convertissent le courant continu en courant alternatif. Voici le conseil de Mia Clarke : « Tout d’abord, divisez votre grand projet en modules ou projets plus petits, à l’aide d’un outil de visualisation comme les diagrammes de Gantt. Donnez un nom aux tâches afin que vous puissiez plus facilement les identifier. Organisez votre projet en petits modules de travail. De cette façon, vous pourrez voir l’avancement et vous assurer que le projet progresse. Assurez-vous de comprendre le calendrier du projet dans son ensemble, et pas seulement pour les tâches individuelles. Ainsi, vous pourrez sans aucun doute atteindre les objectifs et les échéances. N’oubliez pas d’avoir un plan de sauvegarde. Vous aurez ainsi un moyen de récupérer vos données ».
- Formez votre équipe :
Guy Hadas, PDG et co-fondateur de Age Group, un hub en ligne avec des informations, des activités et des produits pour les personnes âgées, propose une bonne pratique basique, mais essentielle, pour la gestion des flux de travail : « Ma recommandation pour gérer efficacement le flux de travail est d’organiser une formation appropriée au début de tout projet. De plus, améliorez vos pratiques de formation pour vous assurer que le personnel comprend ses rôles et responsabilités en lien avec les flux de travail. Mettez à jour régulièrement la formation ».
- Automatisez et intégrez tout ce que vous pouvez :
Marc Bishop est le directeur de la croissance commerciale pour DigiMagnet, une agence de marketing entrant, de développement web et d’accélération des ventes. « L’utilisation d’outils d’automatisation qui fonctionnent bien les uns avec les autres aidera à créer des processus transparents », explique M. Bishop. « Vous avez probablement déjà un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) en place, mais vous devrez intégrer des outils pour rendre les données accessibles. De nombreux éléments du processus de flux de travail sont automatisables. Par exemple, le pointage et l’établissement de la fiche de paie sont des fonctions essentielles ainsi que l’automatisation des rapports et du suivi des opérations ».
- Demandez à chacun de rechercher des erreurs et des goulets d’étranglement :
David Reid est directeur commercial chez VEM Tooling, un fournisseur de matières plastiques qui a plusieurs flux de travail internationaux à gérer. « VEM travaille avec des fournisseurs dans différents pays. Tout doit donc faire l’objet d’un suivi et d’une gestion soigneuse afin de répondre aux demandes des clients sans perdre de rentabilité », explique-t-il. Il voit la gestion des flux de travail comme une activité de groupe où chacun est responsable, collaboratif et impliqué pour trouver des moyens de gagner du temps tout en augmentant la qualité. « Notre équipe cherche en permanence à identifier et éliminer les points de blocage, de rechercher les potentiels et de trouver des moyens d’économiser le temps et l’argent ».
Avantages de gestion des flux de travail
La gestion des flux de travail bénéficie aux organisations en éliminant les tâches inutiles et les éléments budgétaires. La gestion des flux de travail augmente la transparence, réduit le besoin de microgestion et améliore le travail d’équipe, la qualité, la productivité et la rentabilité.
Les avantages de la gestion des flux de travail comprennent les éléments suivants :
- Approbations accélérées : Les retards dans les processus d’approbation sont typiques. La notification par e-mail, le partage facile et l’automatisation réduisent les retards et rendent les flux de travail plus rapides.
- Accès aux informations : Les processus importants peuvent être examinés afin de s’assurer de l’absence de points de blocage ou de problèmes. Cette supervision permet aux chefs de projet de déterminer comment le processus se passe de bout en bout.
- Attribution de la responsabilité : La gestion et la cartographie des flux de travail permettent de clarifier quels membres du personnel sont chargés des tâches et doivent rendre des comptes à l’équipe.
- Pistes d’audit claires : Ceci est particulièrement vrai lorsque vous utilisez un système logiciel de gestion des flux de travail. La tenue des registres de la progression, l’achèvement des tâches et les détails pertinents facilitent l’identification des problèmes, de ce qui a bien fonctionné et ce qu’il faut améliorer dans le flux de travail suivant.
- Définition des règles : Lorsque les problèmes surviennent, les règles prédéfinies éliminent certaines approximations, gagnez du temps et renforcez la confiance dans la capacité de travail de l’organisation.
- Liberté de se centrer sur la stratégie : Les responsables n’ont pas besoin de passer du temps sur les opérations grâce à un flux de travail fluide. Au lieu de cela, ils peuvent se concentrer d’autres aspects de leur travail, en favorisant la croissance et le développement de l’entreprise.
- Visibilité accrue : Les flux de travail sont un moyen de communiquer visuellement le processus aux parties prenantes.
- Amélioration des processus : L’examen des processus actuels amène à reconnaître les problèmes et ouvre la voie à l’amélioration afin de renforcer l’optimisation des flux de travail.
- Amélioration des estimations de délais : Cela donne aux chefs de projet une base pour estimer combien de temps une tâche ou le projet global durera.
- Réduction des risques liés au projet : Lorsqu’un risque survient au cours d’un projet, il en augmente sa complexité, et le nombre de membres de l’équipe peut augmenter. Les flux de travail peuvent permettre de diminuer les retards dans le calendrier, de réduire les litiges et de limiter les coûts de reprise.
- Collaboration d’assistance : La gestion de la collaboration à l’échelle de l’équipe, entre services et inter-organisationnelle est moins compliquée grâce à l’automatisation, à l’approbation de la gestion, aux communications et à la personnalisation.
- Assistance dans les changements organisationnels : Lorsqu’une équipe travaille de façon cohérente, elle réduit les interventions nécessaires de la direction concernant la partie des processus opérationnels et peut démontrer une meilleure compréhension des flux de travail.
Comment gérez-vous les flux de travail d’équipe ?
Pour gérer les flux de travail d’équipe, vous devez d’abord faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Vous améliorerez les performances grâce à la planification initiale, à la communication continue et au respect des échéances. La visualisation et l’automatisation permettent aux équipes d’assistance de s’autogérer et de contrôler les tâches attribuées.
« Vous n’avez jamais le temps de planifier les flux de travail, quel que soit le délai », explique Doron Meir, l’auteur de Workflow. « Lorsque vous ne contrôlez pas votre projet, la pression crée de l’anxiété et vous rend, ainsi que vos équipes, moins efficaces. Mais lorsque vous le contrôlez grâce à un flux de travail clair, vous devenez hyper-concentré(e) et encore plus efficace, malgré la pression. »
De l’écriture de scripts aux visuels finaux, les projets d’animation et de film sont réputés pour être difficiles à terminer dans les délais et dans les limites du budget. Voici le meilleur aspect des flux de travail gérés pour les projets créatifs : les membres de l’équipe cessent, comme l’explique Doron Meir, de tourner en rond ou de perdre du temps sur une approche ou une idée au lieu d’avancer pour trouver une solution.
« La procrastination est toujours l’ennemi », explique-t-il. « La communication et la concentration laser luttent contre ce problème. Lorsque vous disposez de temps supplémentaire, c’est grâce aux flux de travail qui permet d’exécuter les tâches rapidement. Après tout, vous avez mis en place une structure de gestion des flux de travail. Vous avez également le temps d’expérimenter pour trouver de meilleures solutions et les affiner. Il s’agit là de l’objectif et du résultat escompté des flux de travail.
Doron Meir indique que les flux de travail et la gestion sont différents au sein de chaque situation et de chaque organisation.
« Les exemples de flux de travail sont utiles, commente-t-il, car il est plus facile de gérer et contrôler ce que nous pouvons voir ».
Voici en résumé le système de gestion du flux de travail créatif en cinq éléments selon Meir :
Avec l’aimable autorisation de Doron Meir
- Capture : Cette compétence est la pierre angulaire du flux de travail créatif, qui consiste à saisir l’essence du projet par écrit ou avec un visuel pour représenter un sujet et tenir compte du contexte de manière concise. Cela vous permet de discuter de l’idée avant de lui donner vie, de vous concentrer sur les expériences essentielles, d’affiner la perception, d’améliorer la collaboration et de l’appliquer aux trois étapes suivantes.
- Concept : C’est lorsque vous transformez les idées préliminaires en ébauches ou en images brutes et que vous faites un brainstorming jusqu’à ce que l’équipe génère la meilleure version de l’idée. Pendant cette phase, ne mettez pas de limites autour de toutes les idées proposées ; il n’y a pas de mauvaises idées.
- Vision : C’est à ce moment-là que vous travaillez le concept final, y compris tous les détails, quel que soit le support, qu’il s’agisse de programmation de logiciels, de développement de script, de dessin, de peinture, de sculpture 3D ou d’un autre support.
- Production : Développez, itérez et affinez cette vision initiale. Présentez les versions plus affinées pour qu’elles soient examinées et faites les ajustements nécessaires.
- Planification : À ce stade, la direction prend le temps de décomposer le travail en sections logiques et de fixer des échéances.
Études de cas de gestion des flux de travail
Les études de cas de gestion des flux de travail illustrent l’importance de diviser le travail en segments logiques et plus petits. Grâce au déploiement de solides flux de travail, les tâches deviennent moins stressantes, et les budgets et délais plus atteignables.
Ces deux études de cas montrent comment l’élaboration de flux de travail modulaires et personnalisés fonctionne dans la vie réelle :
- Étude de cas dans la gestion des flux de travail avec la « Décomposition » du storyboard : « Les artistes, et les gens en général, n’aiment pas considérer leur créativité comme quelque chose à systématiser », remarque Doron Meir, le créateur et auteur de Workflow. Son point de vue est que le chaos est un élément essentiel à l’étape de la conception. Lorsque vous avez la liberté d’explorer et le sentiment de courage intégré aux flux de travail, vous proposez de meilleures solutions que la tâche soit considérée comme créative ou non. Diviser les tâches, ou les décomposer, comme M. Meir l’explique, rend les tâches complexes plus faciles à surmonter.
- Situation : Le storyboard fait partie des flux de travail. Il s’agit d’un affichage graphique d’illustrations ou d’images séquencées permettant de prévisualiser l’animation, une image de mouvement, une séquence de médias interactifs ou un graphique de mouvement. Un designer était impatient de se lancer dans des projets plus stimulants et a été enchanté par une mission d’élaboration d’un storyboard plus exigeante et un délai généreux accordé par le client. Malheureusement, l’artiste a procrastiné en raison de ce délai très long. Le client voulait savoir quand il pourrait avoir un aperçu, mais l’artiste n’avait rien d’intéressant à montrer et a essayé de gagner du temps avec une réunion le jour suivant. Le projet amusant et décontracté est devenu un véritable cauchemar et une spirale de confusion et d’anxiété.
- Objectif : Produire un excellent travail créatif dans un court délai.
- Stratégie/tâches de flux de travail : Doron Meir a demandé à l’artiste : « Quel est le plan de votre projet ? » « Je n’ai pas de temps de planifier, j’ai besoin de travailler ! » a répondu l’artiste. « Je lui ai dit qu’elle devait prendre le temps de planifier son projet », explique Meir. Meir lui a proposé de prendre du temps ensemble pour planifier le projet afin de l’aider à briser le cycle d’anxiété. Au bout de 15 minutes, ils avaient une liste de six tâches, chacune associée à un délai spécifique, pour accompagner l’artiste dans le processus de storyboarding. Ils ont convenu de ne pas passer une seconde de plus sur la moindre tâche de la liste, même si elle était mauvaise. Le flux de travail a complètement transformé la situation de l’artiste. Avant la liste, tout ce qu’elle faisait lui semblait trop long, ce qui la stressait et l’empêchait de se concentrer. Une fois la liste en main, elle bénéficiait d’une base plus solide.
Courtesy of Doron Meir
- Résultat : La pression était toujours là, mais elle jouait en faveur de l’artiste. Le fait d’avoir un plan simple a donné à l’artiste un sentiment de contrôle, et a finalement sauvé le projet en lui donnant une structure nécessaire à la production d’un storyboard intéressant pour le client.
- Cas de gestion des flux de travail de fabrication de projets Agile :
Étude sur les essais automobiles : Jon Quigley est l’auteur de neuf livres sur la gestion de projets et est le directeur de Value Transformation, LLC. Au cours des deux dernières décennies, beaucoup de ses clients ont été des fabricants importants dans le secteur de l’aérospatiale et de l’automobile. Les projets de ces secteurs sont extrêmement complexes et impliquent de grandes équipes, il est donc nécessaire de diviser les processus opérationnels en flux de travail plus petits et plus adaptés.
Voici une brève description de la façon dont il a abordé les tests qualitatifs automobiles à l’aide d’une approche Agile :
- Situation : Au cours d’un grand projet de développement de véhicules, les éléments mécaniques, électriques et électroniques, y compris les logiciels intégrés, ont été programmés pour une modification. Un calendrier de tests serré et des mises à jour rapides nécessitaient une solution inventive, car il y avait plus de 3 000 spécifications et exigences. De plus, le cas a nécessité plus de 3 000 tests, car il y avait plusieurs versions de véhicule et différentes configurations. La gestion de projet et le personnel de direction doivent rester en permanence au courant.
- Objectif : Couvrir la plus grande partie des systèmes du produit grâce à des tests aussi rapidement que possible.
- Stratégie/Tâches de flux de travail : À la fin de chaque journée de travail, l’avancement du flux de travail est évalué par les membres de l’équipe disponibles sur la base d’une série de questions.
- Séquence de questions quotidiennes relatives aux flux de travail :
Chaque matin, l’équipe se réunissait pour aborder les points de blocage potentiels et collaborait afin de générer des solutions.
Questions permettant d’examiner le travail des jours précédents :- Qu’avez-vous accompli hier ?
- Quels livrables n’ont pas été traités et pourquoi ?
- Combien de cas de test y a-t-il ?
- Avez-vous trouvé des défaillances ?
- Quelles ont été les conséquences de la défaillance ?
- Le système de suivi a-t-il été mis à jour ?
Questions actuelles pour le travail de la journée : - Qu’allez-vous accomplir aujourd’hui ?
- Quels sont les cas de test dont l’achèvement est prévu ?
- L’accès à un équipement spécial et à une expertise est-il nécessaire ?
- Quels sont les obstacles que vous rencontrez ?
- Quel élément ou quelle personne peut vous aider ?
En fonction des cas de test, l’équipe a créé un burn-up chart (diagramme d’avancement du travail) sur six semaines, un outil utilisé dans les projets Agile pour suivre la quantité totale de travail par itération. Dans le graphique ci-dessous, la ligne bleue représente le taux d’accomplissement ciblé, et la ligne orange représente le taux d’accomplissement réel. La réduction des erreurs correspond au nombre de cas de test achevés en pourcentage par rapport au total.
- Séquence de questions quotidiennes relatives aux flux de travail :
Avec l’aimable autorisation de Value Transformation LLC et Jon Quigley
- Résultat : L’équipe a mis à jour le diagramme chaque matin, en fonction des commentaires de l’équipe. Le diagramme d’avancement a indiqué le pourcentage de tests terminés par rapport aux défaillances trouvées chaque jour. Ce processus a permis de prédire la date de conclusion possible, mais plus important encore, les défaillances ont donné un aperçu de l’état des composants et des systèmes au chef de projet et aux cadres. Ce niveau de transparence a facilité la gestion des problèmes réels et de rectifier le tir rapidement.
Comment la gestion des flux de travail diffère de la gestion de projet
La gestion des flux de travail se concentre sur le contrôle d’une série de tâches pour mener à bien un projet, généralement à l’aide de diagrammes de flux de travail et de logiciels. La gestion de projet se concentre sur la planification globale, le suivi et l’évaluation des résultats afin d’atteindre les objectifs organisationnels.
Bien que la gestion de flux de travail et la gestion de projet soient similaires, elles constituent des disciplines différentes. La gestion des flux de travail est une maintenance continue des processus avec un minimum de changements. En revanche, la gestion de projet exige une coordination et une planification plus approfondies pour répondre aux changements d’un projet précis et unique.
En savoir plus sur les flux de travail de gestion de projet dans notre guide.
Gestion des flux de travail vs. Gestion des processus d’entreprise
La gestion des flux de travail et la gestion des processus d’entreprise simplifient les processus de travail. La différence réside dans le fait que la gestion des flux de travail termine une seule séquence de tâches, tandis que la gestion des processus d’entreprise crée et optimise continuellement les processus et les exécute dans l’ensemble du personnel et des systèmes.
La gestion des processus d’entreprise optimise plusieurs flux de travail et processus afin d’améliorer l’entreprise dans son ensemble. La gestion des processus d’entreprise exige l’utilisation de logiciels pour intégrer divers flux de travail à d’autres applications, systèmes, technologies et éléments humains.
Qu’est-ce qu’un système de gestion des flux de travail ?
Un système de gestion des flux de travail aide les entreprises à surmonter les défis en automatisant les processus répétitifs et en surveillant les tâches non terminées. Ces systèmes favorisent une gestion avancée des flux de travail, y compris une vue d’ensemble complète des flux de travail et des indicateurs permettant de surveiller et mesurer les performances individuelles et à l’échelle de l’entreprise.
L’automatisation permet de gagner du temps, d’améliorer la productivité et de réduire les erreurs. L’automatisation est également fonctionnelle : Selon un sondage Smartsheet réalisé sur le lieu de travail, plus de 40 % des travailleurs ont déclaré que les tâches répétitives monopolisent un quart de leur semaine de travail. Selon les répondants, la plupart de ces tâches comprennent la collecte de données, la saisie de données et l’envoi d’e-mails.
Exemple de système de gestion des flux de travail : Développement de logiciels dans Jira d’Atlassian
Le logiciel Jira d’Atlassian prend en charge la gestion des flux de travail de développement web et les équipes Agile. Le logiciel comprend des diagrammes de flux de travail à utiliser en l’état ou comme base pour être ensuite personnalisés. Les diagrammes de flux de travail et la plateforme de gestion Jira fournissent une visibilité complète et permettent la création, le suivi, la communication et la notification de tous les détails en temps réel dans une plateforme unique. La plateforme offre de la flexibilité et la possibilité de voir facilement des chemins alternatifs, des points de décision critiques et d’intégrer différents cadres tels que Kanban et Scrum privilégiés par les équipes de développement de logiciels Agile. Dans cet exemple de flux de travail de développement de logiciels suivi dans Jira d’Atlassian, les rectangles colorés représentent les étapes du flux de travail, et les flèches et les lignes affichent les chemins potentiels. Les transitions entre les étapes sont dans le texte.
Comprendre les systèmes de gestion des flux de travail
Les systèmes de gestion des flux de travail (WFMS) sont des systèmes d’infrastructure logicielle qui aident les équipes à suivre, surveiller et coordonner les flux de travail. Un système de gestion des flux de travail permet à l’utilisateur de définir les flux de travail nécessaires à différentes circonstances.
De nombreux systèmes de gestion des flux de travail permettent également aux équipes d’analyser et de mesurer les processus afin d’identifier des axes d’amélioration.
De nombreux systèmes de gestion des flux de travail offrent un traitement et un acheminement automatiques, combinent plusieurs systèmes et processus indépendants dans une structure cohérente, s’intègrent à l’infrastructure existante et organisent les produits de diverses sources. Les systèmes de gestion des flux de travail envoient souvent des notifications pour indiquer les mises à jour de statut.
Les systèmes de gestion des flux de travail prennent généralement en charge trois types de flux de travail, en fonction des besoins du projet :
- Flux de travail basé sur des règles : Les règles prédéfinies déterminent la progression du flux de travail dans ce type de flux séquentiel de niveau supérieur. Les règles sont construites à l’aide d’expressions « if », « then » ou « else ». Les conditions inscrites dans les règles déterminent si les expressions sont vraies ou fausses.
- Flux de travail séquentiel : Ce type de flux de travail est progressif et linéaire, comme un organigramme ; il passe d’un processus ou d’une tâche à l’autre et ne revient pas en arrière dans la séquence.
- Flux de travail de la machine à états : Ces flux de travail passent d’un « état » à un autre. Les flux de travail complexes peuvent revenir en arrière si les interdépendances l’exigent.
Limites des systèmes de gestion des flux de travail
Certaines limites du système de gestion des flux de travail comprennent des problèmes techniques, de maintenance, d’utilisation ou d’intégration. Les systèmes de flux de travail doivent également permettre de communiquer de manière transversale dans la chaîne des parties prenantes. Les entreprises peuvent éviter les limites grâce à une vérification soigneuse et à l’achat de systèmes logiciels après des tests approfondis.
Doron Meir, l’auteur de Workflow affirme que le logiciel offre une assistance précieuse, mais ajoute quelques avertissements. « Vous ne pouvez pas devenir trop dépendant des logiciels au détriment des interactions humaines », avertit Meir. « Le système doit automatiser afin que vous puissiez gagner du temps, ce qui permettra la collaboration et la productivité de l’équipe. »
Voici quelques-unes des limites types des systèmes de gestion des flux de travail :
- Difficultés d’intégration : Enquêtez sur les outils sur lesquels le logiciel s’intègre avant l’achat afin de vous assurer que vous pouvez continuer à utiliser vos outils actuels.
- Manque de communication ou d’outils de communication humaine : L’utilisation de systèmes logiciels est utile, mais la collaboration peut aussi passer au second plan. Les systèmes de flux de travail doivent disposer d’un moyen facile de communication avec les parties prenantes ou d’intégration des outils de travail existants.
- Exigences de maintenance : L’automatisation doit être testée de manière approfondie avant et après la mise en œuvre afin de vous assurer qu’elle offre des avantages supérieurs à votre outil actuel. Pour en tirer le maximum d’avantages, les flux de travail doivent être mis à jour.
- Problèmes de systèmes : La complexité des logiciels de flux de travail peut également entraîner des temps d’arrêt pour les réparations et les correctifs qui doivent être traités par les équipes du fournisseur ou du service informatique.
- Convivialité insuffisante du logiciel pour l’utilisateur : Les systèmes de gestion des flux de travail peuvent être complexes et ne sont pas toujours intuitifs. Assurez-vous que l’intégration se fait facilement et qu’il n’y a pas de courbe d’apprentissage trop raide concernant le système que vous choisissez.
Fonctionnalités du logiciel de gestion des flux de travail
Les fonctionnalités principales du logiciel de gestion des flux de travail garantissent l’efficacité et la convivialité. Les meilleurs systèmes sont généralement basés sur le cloud, et proposent des outils de collaboration et plusieurs fonctionnalités de reporting. Recherchez des fonctionnalités flexibles telles que la personnalisation, l’évolutivité et la mobilité pour un accès plus facile.
« Un système de flux de travail doit être facile à utiliser pour tout le monde », explique Doron Meir, l’auteur du Workflow. « Recherchez des logiciels flexibles et compatibles avec ceux que vous utilisez déjà, où que vous soyez ».
Il convient de rechercher les fonctionnalités de gestion des flux de travail suivantes :
- Accès de n’importe où : Le monde communique de manière mobile. Les outils de gestion des flux de travail doivent donc comporter un accès mobile. Les systèmes doivent donner aux personnes la possibilité d’afficher les registres, les données, la progression et les processus dans des domaines sans connectivité ou avec une connectivité limitée.
- Responsabilisation : L’établissement de rapports, la transparence et des attributions claires des objectifs rendent chacun responsable et permettent l'autocontrôle.
- Automatisation et notifications : Les fonctionnalités d’automatisation, telles que la possibilité d’exécuter des tâches sans action humaine, d’envoyer des e-mails, de configurer des rappels, de programmer des tâches et d’appliquer des alertes pour les campagnes de drip marketing facilitent grandement la gestion des flux de travail. Les rappels permettent de s’assurer que chaque membre de l’équipe sait quand télécharger des fichiers, surveiller le temps et fournir des mises à jour.
- Plateforme basée sur le cloud : Un système de gestion des flux de travail dans le cloud se traduit par une maintenance et des mises à jour sans tracas, une sécurité renforcée et un partenariat fiable avec les fournisseurs.
- Outils de collaboration : Recherchez un système qui vous permet d’envoyer des messages à vos collègues et de créer des tableaux de bord personnalisables qui affichent tous les détails de votre projet, afin que tout le monde reste à jour sur le statut de celui-ci. L’assistance à la collaboration, ainsi que le partage de connaissances et de documents au sein de votre organisation est l’une des meilleures fonctionnalités d’un outil de gestion des flux de travail.
- Personnalisation : Les outils de gestion intelligente offrent la flexibilité nécessaire pour créer et configurer les étapes du flux de travail grâce à des règles définies par les utilisateurs. Une interface de type glisser-déposer simplifie la cartographie et la modification des flux de travail, et permet aux équipes informatiques et aux développeurs de se concentrer sur les priorités plutôt que sur les demandes de modification.
- Intégration : Recherchez un outil de flux de travail qui s’intègre parfaitement à votre technologie et exploite au mieux l’investissement existant dans les plateformes financières, CRM, marketing, de ventes et de réseaux sociaux.
- Interface intuitive : Une interface intuitive facilite l’intégration afin d’amener les équipes à travailler et à collaborer immédiatement.
- Flux de travail parallèles : Les tâches ont souvent besoin d’un accès simultané afin que les gens puissent accomplir des tâches de manière indépendante. Au lieu de les obliger à patienter qu’une personne ou un fournisseur effectue une tâche, des flux de travail parallèles doivent être intégrés au logiciel envisagé.
- Rapports et informations : Des systèmes d’automatisation efficaces sont dotés d’options pour créer des rapports et des tableaux de bord, et de fonctionnalités de suivi avancées afin de fournir des informations lorsque des changements surviennent dans un processus. Un système adapté permet de surmonter les blocages, de détecter les obstacles, de surveiller la progression et de valoriser des collègues exceptionnels.
- Accès basé sur des règles : Cette fonction vous permet de personnaliser vos flux de travail. Vous devez être en mesure de modifier les règles sans interrompre les autres flux de travail. Recherchez des règles sans code afin que l’outil soit facile à utiliser pour les responsables.
- Évolutivité : Un système de flux de travail haut de gamme doit avoir la capacité d’adapter les flux de travail et les processus selon l’évolution des activités et l’augmentation de la complexité des flux de travail.
La base d’un logiciel de gestion de qualité supérieure est un moteur de flux de travail ou une application logicielle performants. L’application s’inspire de la conception du flux de travail et guide le processus grâce à ses séquences pour une automatisation optimale des flux de travail. Un moteur de flux de travail gère et surveille les états d’activités d’un flux de travail.
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