Shoppa’s Material Handling rationalise la gestion de projet, stimule la collaboration et renforce la visibilité grâce à Smartsheet pour la gestion de portefeuilles de projets

Shoppa’s Material Handling, fondée en 1981, est un fournisseur de solutions et d’équipements de manutention de matériaux en pleine expansion, qui compte neuf sites au Texas et dans le Missouri. Shoppa’s est un distributeur agréé de Toyota Material Handling, la marque de chariots élévateurs la plus vendue au monde. L’entreprise offre une gamme complète de produits, de services et de systèmes intégrés conçus pour aider les clients à rationaliser le stockage et la circulation des marchandises. Les solutions de Shoppa’s vont des chariots industriels motorisés aux systèmes d’entreposage automatisés avancés.

Shoppa’s offre de plus en plus de services et de solutions de bout en bout à ses clients. « En plus des systèmes de manutention de matériaux, nous sommes désormais un intégrateur de systèmes et nous fournissons également de la robotique et d’autres solutions automatisées », explique Greg Young, responsable des ventes de solutions alliées/de stockage pour Shoppa’s Material Handling. « Par conséquent, il est plus important que jamais que les différents secteurs de notre entreprise communiquent efficacement et améliorent continuellement les processus. » Pour répondre à ces exigences, Shoppa’s utilise la solution Smartsheet pour la gestion de portefeuilles de projets (Project & Portfolio Management, PPM) pour le suivi et la gestion des projets.

« Smartsheet nous offre un moyen facile de gérer le cycle de vie complet d’un projet, de l’initiative à la commande, en passant par l’installation et la clôture », déclare Greg Young.

Avant d’adopter Smartsheet, Shoppa’s devait mettre en place un système unifié et normalisé pour suivre les opportunités, de la prévente à l’exécution du projet. L’organisation s’appuyait sur des e-mails, des feuilles de calcul et d’autres outils manuels qui limitaient la gestion des projets et la visibilité pour les chefs d’entreprise. « Nous utilisions des feuilles de calcul statiques pour soumettre les commandes à l’aide d’un paquet de commandes, les gens mettant à jour les champs manuellement. Cela rendait la visibilité du projet et la communication difficiles, et entraînait des informations inexactes et des pertes de données », explique Scott Hubbell, chef de projet principal pour Shoppa’s Material Handling. « Si quelqu’un avait besoin de plus d’informations sur un projet, il devait appeler un responsable et obtenir l’information verbalement ou se rendre physiquement dans un autre bureau pour parler à la personne. »

Travailler avec Optimum pour mettre en œuvre la PPM Smartsheet 

Shoppa’s a adopté la solution PPM Smartsheet pour simplifier le processus de suivi des projets dans tous les services. « Smartsheet est une solution logicielle très puissante et très intuitive », constate Hubbell. « Elle est conviviale et ne nous oblige pas à écrire un code complexe pour faire avancer les choses. »

Shoppa’s a fait appel à Optimum, une entreprise de conseil en logiciels et un partenaire platine de Smartsheet, pour l’aider à mettre en œuvre Smartsheet. Optimum a animé une série d’ateliers avec les parties prenantes de Shoppa’s, puis a passé six semaines à développer la bonne solution Smartsheet.

« Nous ne serions pas arrivés là où nous sommes aujourd’hui sans Optimum », déclare M. Young. « Optimum a passé du temps avec nous pour bien comprendre nos processus et savoir où se trouvaient nos goulots d’étranglement. »

Optimum a aidé Shoppa’s à adopter une solution de gestion de projet basée sur Smartsheet Control Center. Elle permet aux différentes équipes de Shoppa’s de travailler ensemble grâce à un système centralisé. Les membres de l’équipe saisissent les nouvelles demandes de projet dans Smartsheet, et chaque projet est géré et suivi par le biais de feuilles interconnectées. La solution fournit des liens rapides vers les détails du projet à des intervalles spécifiques, avec des indicateurs clés de performance (ICP) visibles sur plusieurs tableaux de bord de projet. 

Shoppa’s utilise également Smartsheet Dynamic View pour permettre aux utilisateurs d’avoir des vues individualisées lorsqu’ils mettent à jour leurs projets spécifiques. « Nous voulons nous assurer que les bonnes ressources sont allouées à chaque projet, et Dynamic View nous aide à transmettre les informations aux bonnes personnes », constate Scott Hubbell.

En outre, l’entreprise utilise les flux de travail automatisés de Smartsheet pour notifier les employés lorsqu’ils ont une responsabilité de projet spécifique. « Auparavant, il fallait contacter une personne de manière proactive ou télécharger des rapports pour faire avancer un projet. Désormais, nous disposons de points de déclenchement à chaque étape pour informer quelqu’un de l’achèvement des tâches », poursuit-il. 

Suivre et gérer les projets de bout en bout

Grâce à la solution PPM Smartsheet, Shoppa’s a rationalisé son processus de soumission des commandes et son journal des projets actifs pour obtenir un suivi du cycle de vie des projets de bout en bout. Les employés des services, tels que les ventes, le marketing et la gestion de projet utilisent Smartsheet pour suivre et gérer les projets de la commande à l’achèvement.

« Dès que quelqu’un appuie sur le bouton de soumission d’un nouveau projet, toutes les données sont poussées automatiquement dans notre journal des projets actifs, qui est la base de données principale de tous les projets. », précise Scott Hubbell. « Grâce à Smartsheet, nous pouvons plus facilement obtenir des matériaux sur site et installer l’équipement dont nos clients ont besoin, en temps voulu. »

Le cycle de vie de la gestion de projet étant automatisé dans la PPM Smartsheet, les employés de Shoppa’s économisent le temps qu’ils passaient auparavant à envoyer des e-mails et à appeler d’autres membres de l’équipe pour obtenir des informations actualisées sur le statut d’un projet.

« Le gain de temps est considérable avec Smartsheet », explique-t-il. « Par exemple, notre équipe de vente dispose maintenant de vues personnalisées et filtrées, de sorte qu’elle n’a plus besoin de parcourir toutes les informations d’une feuille de calcul qui peuvent ou non être exactes, ou de trouver la bonne personne avec les bonnes informations. »

Collaboration facile entre les équipes

Avec Smartsheet Dynamic View, Shoppa’s aide les différentes équipes à communiquer et à travailler ensemble de manière plus transparente qu’auparavant. Désormais, les employés travaillent ensemble dans un système de gestion de projet centralisé qui fournit des feuilles interconnectées contenant le dernier statut du projet, y compris les principales échéances et dates de livraison.

« La collaboration est bien meilleure avec Smartsheet », déclare Greg Young. « Si nous avons une commande spécialisée, par exemple, un système de robotique ou de navette qui nécessite des compétences particulières, nos conseillers commerciaux et nos vendeurs d’équipement peuvent travailler ensemble pour créer une proposition et une commande client avec les meilleures ressources pour le projet. Dynamic View affiche rapidement les informations pertinentes pour chaque projet. »

Visibilité détaillée de chaque étape d’un projet

Comme PPM Smartsheet intègre les données de chaque phase du projet, les employés de Shoppa’s bénéficient d’une meilleure visibilité sur les calendriers actualisés des projets. Par exemple, lorsque de nouvelles demandes de projet sont saisies dans Smartsheet, Control Center crée automatiquement un hyperlien vers un tableau de bord pour ce projet. « Les tableaux de bord Smartsheet fournissent une bonne vue d’ensemble d’un projet, avec des informations telles que l’équipe de projet, le client, la portée du projet et les données financières », déclare Scott Hubbell. « Avec ces informations à portée de main, n’importe qui peut voir l’état d’avancement d’un projet et savoir immédiatement si nous attendons toujours des matériaux, ou si ces matériaux ont été commandés, par exemple. Toutes ces données alimentent les prévisions de dates de livraison et d’installation chez le client. En fin de compte, Control Center et les tableaux de bord nous donnent plus de visibilité. Notre équipe de direction peut également utiliser les tableaux de bord pour examiner rapidement les métriques de performance pour l’ensemble du projet ou du portefeuille. »

Alors que Shoppa’s poursuit sa croissance, elle prévoit d’utiliser Smartsheet pour améliorer régulièrement ses processus. « Notre objectif est de doubler notre chiffre d’affaires d’ici 2025 », explique Greg Young. « Smartsheet est l’outil idéal pour aider notre entreprise à supporter cette croissance en optimisant nos processus. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.