Avantages d’un créateur de planning de travail basé sur le cloud
Avec l’avènement du cloud, les logiciels de planning de travail sont devenus un outil essentiel qui peut faire gagner du temps aux entreprises et les aider à fonctionner plus efficacement, car tout peut être fait en ligne. Les salariés n’ont plus besoin d’appeler pour savoir quels sont leurs horaires de travail. Désormais, les employés peuvent accéder à des plannings à distance sur n’importe quel appareil doté d’une connexion Internet et d’un navigateur Web, ou via une application mobile. De nombreuses options logicielles disposent d’une interface glisser-déposer afin que vous puissiez rapidement visualiser la composition des équipes selon l’horaire et déplacer facilement les créneaux des employés. Certains logiciels de planning de travail permettent même aux employés d’échanger leurs horaires de travail avec des collègues, faisant ainsi gagner du temps à leur responsable. Il existe beaucoup de contrôles de confidentialité et d’autorisations intégrés, de sorte qu’un responsable peut limiter ce que les membres du personnel voient et dans quelle mesure ils peuvent modifier le planning.
Un autre avantage des solutions basées sur le cloud est qu’elles fonctionnent généralement bien avec d’autres produits basés sur le cloud. Dans le cas des plannings de travail, certaines offres sont compatibles avec les services de paie, ce qui peut automatiser la façon dont les employés sont payés. Certaines disposent de fonctionnalités de budgétisation pour vous aider à suivre le montant que vous dépensez en heures de travail. Si vous utilisez un logiciel de planning de travail pour gérer un projet, ces fonctionnalités budgétaires vous aideront également à gérer le temps que les personnes y consacrent et à déterminer si le coût de leur temps est conforme aux objectifs du projet.
Fonctionnalités du créateur de planning de travail à prendre en compte
- Automatisation : Vous ne souhaitez pas passer du temps à déterminer quels membres de votre personnel sont disponibles pour travailler ? Cette fonctionnalité affiche uniquement une liste d’employés qui peuvent travailler à l’heure que vous essayez de programmer. Si vous savez qu’une personne travaillera toujours le lundi après-midi, vous pouvez configurer la fonctionnalité pour qu’elle affecte cette personne automatiquement à cet horaire dans le planning.
- Alertes : Considérez cela comme une messagerie de groupe. Créez des groupes d’employés ou de membres de l’équipe et envoyez à tous un e-mail ou un SMS simultanément. Certaines options gèrent même la messagerie de groupe.
- Échanges d’horaires de travail entre employés : Pour ceux qui n’ont pas le temps de planifier les échanges d’horaires qui se présentent, cette fonctionnalité permet aux employés de gérer cela eux-mêmes. Étant donné que tout est basé sur le cloud, les informations sont mises à jour immédiatement. Si vous souhaitez limiter le niveau d’accès dont les employés disposent, recherchez une application de création de planning de travail qui vous permette de définir des autorisations.
- Remplacement d’un employé sur certains horaires : Vous cherchez un moyen de remplacer à la dernière minute un employé sur un horaire de travail particulier ? Cette fonctionnalité vous permet de cliquer sur un poste horaire à pourvoir et de le proposer aux employés sélectionnés qui sont disponibles pour travailler. Toutes les personnes sélectionnées reçoivent une alerte mobile et un e-mail, et la personne qui répond en premier obtient le poste sur le créneau horaire en question.
- Attribution des employés à un projet : Comme mentionné, un créateur de planning de travail ne sert pas seulement à gérer les horaires et postes de travail, il est également un outil utile permettant d’attribuer des tâches du projet aux membres de l’équipe. Vous pouvez l’utiliser pour identifier les collègues ayant de la disponibilité et leur attribuer des tâches et des échéances.
- Suivi de l’assiduité : Certaines options offrent des horloges de temps virtuelles, de sorte qu’un employé peut facilement pointer ses horaires à l’arrivée ou au départ de son poste. Ces informations sont ensuite stockées et peuvent être exportées dans les systèmes de paie.
- Gestion des demandes de congés : Vous en avez assez de devoir vous référer à un calendrier de vacances distinct pour savoir qui est disponible pour travailler ? Les membres du personnel peuvent utiliser cet outil pour demander des congés et les responsables peuvent rapidement les approuver ou les refuser. S’ils sont approuvés, l’information est enregistrée dans le système, ce qui vous évite de programmer accidentellement le travail d’une personne qui est en vacances.
- Export des données vers les systèmes de paie : De nombreuses solutions de création de planning de travail plus avancées sont compatibles avec les systèmes de paie tels que ADP, PayChex, SurePayrolls et QuickBooks. L’export des données des relevés horaires vers l’un de ces systèmes permet d’éliminer les erreurs des utilisateurs et fournit des relevés horaires beaucoup plus précis. Vous pouvez également générer des rapports et voir rapidement si vous respectez vos objectifs budgétaires.
- Confidentialité : Lorsque tout est stocké dans le cloud, les gens s’inquiètent de la protection de la confidentialité, mais la plupart des solutions exigent des mots de passe. Si vous permettez à d’autres employés d’apporter des modifications au planning, optez pour une solution où vous pouvez créer des autorisations d’utilisateurs.
- Applications mobiles : Tenez compte du type d’appareils que les employés utiliseront pour accéder au planning. De nombreuses solutions ont des applications mobiles compatibles avec Android et iOS que les utilisateurs peuvent télécharger. Il existe quelques produits également dotés d’une application BlackBerry, une information à garder à l’esprit s’il s’agit d’un choix populaire d’appareils parmi les employés.
- Interface glisser-déposer : Déplacez facilement les horaires dans le planning jusqu’à ce que vous obteniez le résultat attendu. Ainsi, se lancer dans l’élaboration d’un planning de travail devient un jeu d’enfant !
- Enregistrement automatique des mises à jour : Si vous n’arrivez pas toujours à vous souvenir d’appuyer sur le bouton de sauvegarde, cette fonction est faite pour vous. Elle enregistre automatiquement les modifications apportées au planning. Cela comprend les demandes de congés, de sorte qu’une fois que les congés d’un employé sont approuvés, ce dernier ne sera pas considéré comme disponible pour travailler.
- Plusieurs présentations du planning disponibles : Il s’agit de la façon dont vous souhaitez afficher un planning. Il existe des options permettant d’obtenir des données quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles dans des formats visuels, graphiques ou sous forme de liste. Vous devez pouvoir choisir parmi n’importe quelle présentation à tout moment.
- Synchronisation avec les agendas : Vous ne souhaitez pas que vos employés se connectent à une application chaque fois qu’ils veulent savoir quand ils travaillent ? Choisissez une option qui leur permettra de le synchroniser avec leurs agendas personnels tels que Outlook, Google Agenda et iCal.
- Plannings pour sites multiples : Les entreprises possédant plusieurs sites apprécieront la possibilité de créer des plannings pour les employés de chaque site.
- Export des plannings vers d’autres programmes de feuilles de calcul : Peut-être que vous avez besoin d’informations sur les employés ou d’informations sur les relevés horaires pour une autre utilisation. Avoir la possibilité d’exporter un planning vers d’autres programmes de feuilles de calcul tels qu’Excel est un véritable gain de temps.
- Import des listes d’employés : Cela est particulièrement utile lorsque vous configurez initialement un planning de travail. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’éliminer les erreurs. Les formats habituellement pris en charge sont les fichiers aux formats Excel et CSV.
- Mode pour les responsables indiquant les coûts : Vous vous demandez combien les heures supplémentaires que vous avez approuvées coûteront ? Cette fonction est conçue pour permettre aux responsables de voir combien de temps le personnel coûte à l’entreprise. Il s’agit d’un outil utile pour budgétiser.
- Modèles : Bien que de nombreuses options soient personnalisables, les modèles inclus fournissent un bon point de départ pour créer un planning de travail.
- Assistance : Les fournisseurs mettent généralement à disposition des forums, des tutoriels, des chats en direct et des vidéos pour vous aider à démarrer. Assurez-vous de savoir s’il est gratuit ou si vous devez payer pour des services supplémentaires.
Les solutions gratuites de création de planning de travail en valent-elles la peine ?
Un créateur de planning de travail en ligne gratuit est un moyen facile de voir s’il s’agit de la bonne option pour vous et votre entreprise. Un moyen facile de démarrer est de créer un calendrier avec Google Agenda que vous partagez avec les employés. Vous pouvez envoyer manuellement des e-mails groupés et configurer des alertes.
Si cela n’est pas assez avancé, essayez un créateur de planning de travail en ligne gratuit. Bien qu’ils fournissent plus de fonctionnalités que Google Agenda, ils sont loin d’offrir l’étendue des fonctions disponibles dans les versions payantes. Vous serez probablement en mesure d’envoyer des alertes, de définir des répétitions de planification, d’envoyer des e-mails directs aux employés individuels, de créer des plannings personnalisés et d’enregistrer la présence des employés. Après l’avoir utilisé pendant un mois, vous constaterez peut-être que c’est tout ce dont vous avez besoin.
L’un des inconvénients des versions gratuites est qu’elles ne s’intègrent pas à vos outils existants. Par exemple, vous ne serez pas en mesure de réaliser des tâches comme l’automatisation de la paie. Si un créateur de planning de travail plus solide vous intéresse, de nombreux fournisseurs proposent un essai gratuit de 30 jours. Faites-en l’essai pour voir lequel vous préférez.
Modèles gratuits de créateur de planning de travail pour Excel ou Word.
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