Guide pour débutants de la modélisation des processus d’entreprise

« Lorsque j’abordais une tâche de modélisation de processus métier, je la percevais toujours à travers le prisme de la gestion de projet, car elle m’aide à me faire une idée de l’objectif du système qui nécessite une ingénierie, du temps pour lequel le processus doit être terminé, ainsi que des ressources disponibles. Une fois que vous connaissez les exigences, c.-à-d. le but du processus, les produits livrables, les contraintes budgétaires et les ressources, etc., il est beaucoup plus facile d'aborder l'étape de la conception et de l'ingénierie. 
Lorsqu’il s'agit d'ingénierie de processus à Local Fame, nous avons toujours à l'esprit l'efficacité et l'efficience - la manière la plus rentable, la plus rapide et la plus optimisée qu'un processus puisse circuler. Dans ce but, j'aborde toujours la tâche sous plusieurs angles différents - du début du processus, ainsi que de la fin du processus vers l'arrière. Lorsque vous ne vous limitez pas à la direction du flux de processus, vous pouvez identifier les lacunes et les éventuelles failles dans la stratégie et la mise en œuvre, ainsi que les éventuels goulots d'étranglement. Une fois que j'ai trouvé quelques modèles différents, j'ai testé ceux qui appliquent différents scénarios afin de comprendre à quel point ils sont durables dans un environnement turbulent. C'est à ce moment-là que vous passez en revue les meilleurs modèles et que vous en présélectionnez un ou deux qui réussissent. 
De plus, une partie intrinsèque de la modélisation des processus d'affaires pour moi est la gestion des risques, plus précisément, l'identification des lacunes potentielles du modèle et où et dans quelles circonstances le modèle peut échouer. L'identification de ces faiblesses du processus vous aide à créer des plans d'urgence et des sauvegardes, et comme vous le constatez souvent vous-même, vous pouvez optimiser le processus encore plus et supprimer certains morceaux que vous considériez initialement essentiels, mais plus tard vous avez réalisé que vous pouviez vous en passer. En ce qui concerne la gestion des risques, cependant, il faut savoir qu'un risque peut être à la fois positif et négatif, le risque peut créer des opportunités pour que le processus échoue ou soit retardé, mais aussi accélérer et devenir plus efficace, ce qui conduit à nouveau à l'optimisation du processus et aux changements potentiels dans le modèle. Les outils que j'utilise souvent lors de la modélisation des processus métiers sont Gliffy, Activiti Modeler et les diagrammes de Gantt. 
Pour conclure, lorsque je modélise un processus ou que je réorganise un processus existant, j'aborde habituellement la tâche du point de vue de la gestion de projet en analysant les exigences complètement avant de passer à l'étape de la conception. Après l'étape de conception, je teste le modèle plusieurs fois dans différents scénarios et si nécessaire je retourne à différentes étapes pour l'optimiser et l'ajuster davantage. Enfin, je pense toujours à la gestion des risques et aux mesures d’urgence pour m’assurer que le processus est résilient et durable. »

Ray McKenzie, fondateur et directeur, Red Beach Advisors, recommande : « En tant que consultant en gestion et en affaires pour les petites et moyennes entreprises, mon principal devoir est de développer un processus efficace et optimisé pour que chaque organisation soit productive. Je commence toujours par examiner le problème et découvrir l'historique du problème, les différentes parties du problème et l'effet que le problème a sur l'entreprise. La compréhension du problème et des composantes est essentielle à l'élaboration d'un modèle de processus efficace à améliorer. Commençons par le problème. Examiner les parties en cause. Comprendre les performances et les mesures actuelles. Définissez les objectifs d'amélioration des performances. Décrivez un processus efficace qui génère des résultats et affiche le succès. »