Calcul de la productivité chez les employés
De nombreux facteurs externes peuvent affecter la productivité de votre organisation, comme l’économie nationale, la récession, l’inflation, la concurrence, etc. Bien que vous ne puissiez pas tout contrôler, vous pouvez contrôler et mesurer les performances des employés. La productivité des employés a un impact considérable sur les bénéfices, et grâce à une équation simple, vous pouvez suivre la productivité par individu, par équipe ou même par service.
Vous pouvez mesurer la productivité des employés à l’aide de l’équation de productivité du travail : total des résultats/ total des ressources
Supposons que votre entreprise a généré pour 80 000 $ de biens ou de services (résultats) en utilisant 1 500 heures de travail (ressource). Pour calculer la productivité du travail de votre entreprise, vous diviseriez 80 000 par 1 500, ce qui équivaut à 53. Cela signifie que votre entreprise génère 53 $ par heure de travail.
Vous pouvez également examiner la productivité du travail en termes de contribution individuelle des employés. Dans ce cas, au lieu d’utiliser des heures comme entrée, vous utiliseriez le nombre d’employés.
Supposons que votre entreprise a généré des biens ou services d’une valeur de 80 000 $ en une semaine avec 30 employés. Vous diviseriez 80 000 par 30, ce qui équivaut à 2 666 (ce qui signifie que chaque employé a produit 2 666 $ pour votre entreprise par semaine).
Calcul de la productivité par secteur d'activité
Bien que la formule pour calculer la productivité des employés semble assez simple, vous voudrez peut-être faire des ajustements en fonction de votre secteur d'activité. La manière dont vous définissez et mesurez la productivité change selon votre travail, vous devrez donc ajuster votre équation.
Par exemple, l’unité de service (UOS) change en fonction du travail. La formule de productivité du travail ne requiert pas d’UOS, mais il peut être utile d’ajouter du contexte à la production. Un vendeur peut avoir des « appels passés » ou des « transactions conclues » comme UOS, tandis qu’une femme de ménage dans un hôtel peut avoir « des chambres nettoyées par journée de travail » comme UOS.
Repères et objectifs
Les critères de productivité et les objectifs changent également en fonction du secteur d'activité. Certains emplois ont déjà des repères de base établis. Par exemple, les agents de service client ont des critères qui déterminent combien de temps un appel « productif » doit prendre. Cependant, de nombreuses entreprises devront elles-mêmes établir ces repères.
Et, en fonction de ces critères, vous pouvez décider de modifier la productivité cible. Dans de nombreux emplois, comme les postes de service à la clientèle, les employés n’ont pas beaucoup de contrôle sur leur propre productivité (c’est-à-dire que cela dépend du nombre d’appels qu’ils reçoivent, qu’ils ne peuvent pas contrôler). Dans ce cas, il est irréaliste de dire qu’ils devraient viser 100 % de productivité, vous pouvez donc réduire la cible.
Facteurs sectorielles à prendre en compte
Lorsque vous calculez la productivité à l’aide de la méthode de productivité du travail, vos résultats changeront en fonction du secteur d'activité. Voici quelques exemples :
- Ventes : Pour mesurer la productivité des ventes, vous devez mesurer différents résultats supplémentaires, comme le nombre de nouveaux comptes ouverts, le nombre d’appels effectués et le volume des ventes en euros.
- Services : Le secteur des services est l'un de ceux où il le plus difficile de calculer la productivité en raison des résultats intangibles. Vous pouvez mesurer le nombre de tâches effectuées ou le nombre de clients servis.
- Secteur industriel : Si vous fabriquez des marchandises, vous voudrez peut-être utiliser la production par heure de travailleur requise pour produire un seul produit. En d’autres termes, vous souhaitez calculer le coût du produit d’une unité.
Mesurer l’efficacité
Alors que la productivité mesure la quantité, l’efficience mesure la qualité. Vous pouvez calculer un nombre de productivité très élevé par employé, mais ce nombre à lui seul ne vous donne aucune idée de la qualité du travail (en théorie, un employé peut sembler très productif, mais produire des résultats très mauvais).
Pour comparer les chiffres de productivité par rapport à une référence, vous pouvez comparer la productivité actuelle à l’effort standard requis pour la même production. Divisez les heures de travail standard par la durée réelle du travail et multipliez par 100. Plus le nombre final est proche de 100, plus vos employés sont efficaces.
Par exemple, disons que les heures de travail standard pour un certain projet sont de 80 et que le temps réel travaillé est de 92. Vous divisez 80 par 92, et multipliez par 100, ce qui fait une efficacité de 87 %.
Lorsque vous comparez la productivité et l’efficacité, il y a différents ratios à considérer :
- Ratio de temps d’inactivité : (Temps d’arrêt de la production / durée totale de la main-d’œuvre) x 100
- Ratio d’activité : (heures nécessaires prévues pour produire les résultats réelles / heures réelles nécessaires pour y arriver) x 100
- Capacité de main-d’œuvre : (Heures réelles travaillées / total des heures de travail budgétisées) x 100
Rapports longitudinaux
Le plus grand avantage de la mesure de l’efficacité des employés réside dans les rapports longitudinaux, où vous calculez l’efficacité sur une période de temps. Cela vous permet d’identifier les tendances susceptibles d’avoir un impact sur l’organisation du personnel, ou d’embaucher et de licencier des employés.
Mesurer l’efficacité et la productivité à long terme peut également vous aider à décider qui doit recevoir une promotion ou une prime. Enfin, ce type de rapport peut jouer un rôle dans la modélisation prédictive : si vous connaissez le taux d’efficacité d’un employé, vous pouvez prévoir le nombre d’éléments/tâches qui seront produits ou terminés en un temps donné.
Calcul de la productivité au sein d’une organisation
1. Productivité à facteurs partiels
Cette formule correspond au rapport entre le produit total et une seule ressource. Les managers ont tendance à utiliser cette formule le plus souvent parce que les données sont disponibles et faciles d’accès. De plus, les équations de productivité à facteurs partiels sont plus faciles à relier à des processus spécifiques, car elles ne traitent qu’une seule ressource.
Pour calculer la productivité à facteurs partiels, disons qu’une entreprise produit 15 000 $ de résultats et que la valeur hebdomadaire de toutes les ressources (main-d’œuvre, matériaux et autres coûts) est de 8 000. Vous divisez 15 000 par 8 000, ce qui donne une productivité à facteurs partiels de 1,8.
2. Productivité multifactorielle
Alors que la formule de productivité à facteurs partiels utilise une seule ressource, la formule de productivité multifactorielle est le rapport entre les résultats totaux et un sous-ensemble de ressources. Par exemple, une équation pourrait mesurer le rapport entre les résultats et la main-d’œuvre, les matériaux et le capital. Cette méthode est une mesure plus complète que la productivité à facteurs partielles, mais elle est aussi plus difficile à calculer.
Nous avons demandé à Dan Keto, expert en productivité chez Easy Metrics, de nous donner un exemple illustrant une possible équation de productivité multifactorielle.
L’un de nos clients gère les opérations de transbordement pour l’un des plus grands distributeurs du pays. Le transbordement consiste à prendre le fret océanique en conteneurs, à le décharger, puis à le rechercher sur un camion de fret. C’est comme si on démontait et remontait un Rubik's cube. Le paradigme de l’industrie consiste à examiner la métrique de production pour les travailleurs qui manipulent le fret en termes de caisses par heure (CPH). Sur une période plus longue, c'est une métrique raisonnable. Toutefois, pour gérer les opérations quotidiennes par employé, ce n’est pas efficace.
Chaque conteneur de fret peut comporter de 40 à 20 000 caisses selon le type de produit, et comporter jusqu’à 100 références différentes. L'assortiment de marchandises a un impact considérable sur le temps qu’il faut pour traiter le travail. Selon l'assortiment du conteneur, le CPH peut varier de 20 caisses par heure de travail à plus de 400.
En utilisant le CPH, le client ne pouvait pas avoir de cohérence dans ses exigences en matière de productivité ou de prévisions de main-d’œuvre, car il n’utilisait pas d’autres facteurs présents dans les données pour calculer plus précisément le standard de travail. En intégrant des SKU, des fractionnements, le poids des caisses et le cube dans les calculs, nous avons pu développer un standard de travail multifactoriel qui pouvait prédire avec précision et systématiquement la quantité de main-d’œuvre requise pour chaque conteneur de fret.
Suivant un modèle de régression linéaire, cette méthode a pour formule standard
HEURES = AX + BY + CZ + D
Dans le cas de l’exemple ci-dessus, HEURES = A*(# Caisses) + B*(Fractionnement) + C*(SKU) + D*(Cube) + E*(Poids) + F. Les coefficients A-F sont les facteurs de pondération calculés multipliés par rapport au ressources pour vous donner le résultat final. Ces coefficients peuvent être calculés à l’aide d’études de temps en mouvement (modèle d’ingénierie industrielle) ou si vous disposez d’un ensemble de données assez large, d’outils de régression linéaire. La technologie moderne et le Big Data peuvent désormais donner aux petites opérations la capacité de calculer de façon rentable les normes de productivité multifactorielles.
Le résultat final obtenu pour l’exemple ci-dessus était que le client a pu voir quel était le niveau de productivité de chaque employé, puis gérer et former les employés de manière proactive en conséquence. Les coûts de main-d’œuvre ont été réduits de plus de 30 %.
3. Productivité à facteurs totaux
Cette formule combine les effets de toutes les ressources utilisées dans la production de biens et services (main d’œuvre, capital, matériel, etc.) pour diviser les résultats. Cette méthode peut refléter les changements simultanés des résultats et des ressources, mais elle ne montre pas l’interaction entre chaque résultat et chaque ressource séparément (ce qui signifie qu’elles sont trop larges pour améliorer des domaines spécifiques).
Encore une fois, cette équation est difficile à calculer. Notre expert en productivité chez Easy Metrics, un système de gestion du travail, nous donne un exemple pour illustrer un calcul possible.
Mesurer la productivité à facteurs totaux relève à la fois de l’art et de la science. La chose clé à garder à l’esprit lors de l’élaboration de cette métrique de productivité est de se concentrer sur les ressources qui ont une corrélation raisonnable avec le coût et l’efficacité des résultats. Les ingénieurs voudront souvent mesurer tous les facteurs de ressources possibles autour d’un processus. En utilisant l’analyse des big data, nous avons souvent constaté que la corrélation de plusieurs de ces facteurs d’entrée est inférieure à la variance naturelle (bruit) qui se produit au cours du processus, de sorte que la collecte d’informations ne vaut souvent pas son coût.
L’un de nos clients est un grand transformateur alimentaire qui produit des légumes emballés. Ils comptent environ 200 employés par quart de travail, travaillant sur 16 lignes de production et environ 1000 références de produits différentes. Leur métrique standard était d’examiner les kg produits par heure de travail pour mesurer leur efficacité, mais cela peut être très trompeur car en fonction du produit, il y a une variance élevée entre chaque produit.
Nous avons travaillé avec eux pour augmenter le nombre de facteurs mesurés afin d’obtenir une compréhension claire de la productivité globale, ainsi que d’identifier les domaines sur lesquels se concentrer, ce qui peut stimuler une productivité plus élevée. Ces facteurs étaient :
- Temps de fonctionnement de la machine : Mesuré en pourcentage des heures de travail
- Temps manquant : Écart entre les horaires de travail et les heures passées sur la ligne de production
- Norme de main d’œuvre par rapport aux kg/h : Développement de normes de production multivariables basées sur le type de conditionnement et le type/assortiment de marchandises. Résultat obtenu en pourcentage de la norme où 100 % signifie fonctionnant au niveau de productivité attendu.
- Rendement/perte de produit : Facteur qualitatif qui a mesure le poids produit par rapport au poids entrant
- Facteur de qualité du produit entrant : Les écarts de qualité des produits de base créent des écarts de productivité
- Facteur de cycle de production : Prend en compte le temps nécessaire pour faire passer les lignes à de nouveaux types de produits. Les cycles plus courts ont des temps de configuration relativement plus importants par kg de production.
Le résultat final a été un tableau de bord de rapport complet avec un résultat macro du facteur de productivité total, noté en pourcentage où 100 % est l’objectif quotidien, puis chaque sous-facteur supérieur est ventilé afin d'identifier les lacunes. Chaque sous-facteur est pondéré en fonction de son importance. Les normes de main-d’œuvre et la disponibilité des machines sont pondérés de 30 % chacune, les autres facteurs étant moins pondérés puisque ces deux facteurs étaient le principal moteur de la productivité.
Facteur de productivité total = 0,30 × temps de fonctionnement de la machine + 0,10 × temps manquant + 0,30 × norme de main d’œuvre + 0,10 × rendement du produit + 0,10 × facteur de qualité d’entrée + 0,10 × facteur de cycle de production
Le client dispose désormais d’une visibilité claire sur ses opérations et a les informations à disposition pour corriger les lacunes au fur et à mesure qu’elles surviennent.
Autres éléments à prendre en compte
Une fois que vous avez identifié la formule qui convient le mieux à votre organisation, il y a plusieurs autres facteurs à prendre en compte :
- Indice de productivité : Étant donné que la productivité est une mesure relative, elle doit être comparée à autre chose pour que les données soient précieuses. Vous avez peut-être un ensemble de chiffres représentant la productivité de votre organisation, mais comment savoir s’il s’agit de bons ou de mauvais chiffres ? Pour comprendre la productivité de votre propre organisation, vous devez créer un indice de productivité. Il s’agit du rapport entre la productivité mesurée pendant une certaine période et la productivité mesurée au cours d’une période de base. Par exemple, si la productivité de la période de base est de 2 et que la productivité de la période suivante est de 2,3, l’indice de productivité est de 2,3/2 = 1,15, ce qui signifie que la productivité de votre organisation a augmenté de 15%. En suivant ces chiffres au fil du temps, vous pouvez identifier des schémas et évaluer le succès ou l’échec.
- Valeur ajoutée : La valeur ajoutée est une mesure courante pour les biens et services (résultats). C’est la différence entre ce qu’un client paie et ce que l’entreprise paie pour les matières premières. Plus la valeur d’un produit ou d’un service est élevée, plus il est possible de dépenser de l’argent pour les salaires, les bénéfices ou les impôts. La valeur ajoutée est calculée en soustrayant le coût total des ventes des résultats.
- Utilisation : L’utilisation mesure le travail de la direction. Il étudie la main-d’œuvre (temps disponible) au travail et montre si les managers ont fait bon usage de leurs ressources en main-d’œuvre. Par exemple, il y a 450 minutes de travail dans un quart de travail de huit heures. Si 380 de ces minutes sont passées à travailler, l’utilisation de cette personne est de 84 %.
Calcul de la productivité à partir d’un logiciel de productivité bureautique
Vous savez que la technologie aide vos employés et votre organisation à être plus productifs, mais comment pouvez-vous le mesurer et le prouver ?
Calculer la valeur des logiciels de productivité au bureau n’est pas aussi simple que calculer la productivité des employés ou de votre entreprise. Il n’existe pas de formule unique qui générera le retour sur investissement à partir d’un nouvel outil.
Cependant, il existe plusieurs tactiques différentes que vous pouvez mettre en œuvre pour vous aider à prouver la valeur des outils de productivité du bureau.
- Comparez les métriques avant et après la mise en œuvre de l’outil : Avant de commencer à calculer la valeur et la productivité d’un outil, vous devez suivre les métriques avant la mise en œuvre de cet outil. Vous devez disposer de chiffres à comparer, sinon vous ne pourrez attribuer aucune augmentation à l’outil de productivité du bureau. Si possible, suivez les nombres totaux avant l'outil sur une base annuelle, trimestrielle, mensuelle, hebdomadaire et quotidienne. Par exemple, dans une entreprise qui fonctionne par abonnement, vous devez suivre les essais, les conversions, les mises à niveau, les rétrogradations et les annulations pour chaque période. Ensuite, une fois l’outil mis en œuvre, vous pouvez suivre les mêmes métriques et comparer les chiffres. Bien que vous ne puissiez pas corréler 100 % des changements avec nouvel outil (d’autres facteurs pourraient également y contribuer), vous aurez une preuve indirecte forte.
- Cadrez la valeur en termes de temps d'employé : Une fois que les employés utilisent l’outil, demandez à chaque personne combien de temps elle économise. Par exemple, si votre logiciel de productivité de bureau automatise un processus qui était autrefois géré à temps plein par un employé, vous économisez essentiellement le salaire annuel de cette personne. Ou, si l’outil épargne 5 heures par semaine à un certain employé, déterminez combien vous payez cet employé par heure et multipliez-le par 5 pour calculer l’épargne totale par semaine.
Étude de cas : Comment Forrester a calculé la productivité de Smartsheet
Forrester Research, une entreprise indépendante de technologie et d’études de marché, a calculé quantitativement la valeur de Smartsheet, un outil de gestion de travail collaboratif, dans son étude, « L’impact économique total de Smartsheet ». L’approche de Forrester sert d’étude de cas pour aider d’autres organisations à déterminer comment attribuer une valeur monétaire aux logiciels.
Forrester a calculé que l’utilisation de Smartsheet avait les avantages commerciaux suivants :
- Augmentation de 25 % de la productivité des équipes de travail, soit 3 609 375 $ d'économies sur trois ans.
- 21 % de gain de temps pour les chefs de projets, de produits et de processus, soit une économie de 5 890 500 $ sur trois ans.
- Un coût réduit de 835 200 $ sur trois ans en regroupant les problèmes des clients, ce qui a augmenté la réactivité des ingénieurs des ventes et des services.
- Amélioration des ressources liées aux projets, ce qui a permis d’éviter 450 000 $ de coûts sur trois ans.
- Retour sur investissement de 1 437 %
Comment Forrester a-t-il calculé ces chiffres ? Voici le cadre et la méthodologie qui ont été suivis :
- Entretiens avec des employés internes de Smartsheet dans différents services
- Entretiens avec des organisations utilisant actuellement Smartsheet
- Élaboration d'un modèle financier contenant les données sur les coûts et les avantages obtenus lors des entretiens.
- Ajustement des risques du modèle financier en fonction des problèmes et préoccupations mis en évidence lors des entretiens.
Après des recherches approfondies et la collecte de données pures, Forrester saisit ses résultats dans un tableau comme celui-ci :
Voici une formule pour reproduire cette approche pour votre propre organisation :
Nombre d’équipes de votre organisation X gain hebdomadaire de productivité pour l’équipe en heures X nombre de semaines par an hors vacances X taux horaire moyen X pourcentage d’utilisation par an = productivité accrue avant ajustement des risques
Ensuite, une fois que vous aurez obtenu ce nombre, vous devrez ajuster les risques (cela exige que vous affectiez un pourcentage de valeur pour représenter le risque au sein de votre organisation).
Augmentation de la productivité avant ajustement des risques X pourcentage d’ajustement des risques = ajustement des risques en dollars
Productivité accrue avant ajustement des risques - ajustement des risques en dollars = augmentation finale de la productivité de l’équipe de travail
Astuces rapides pour améliorer la productivité
Une fois que vous avez calculé la productivité au niveau des employés, de l’organisation et des logiciels, la question logique suivante est : « Comment améliorer la productivité ? »
Voici quelques astuces simples pour améliorer la productivité à tous les niveaux :
Améliorer la productivité des employés :
- Définissez des objectifs clairs : Les employés sont plus motivés à en faire plus quand ils ont des attentes et des lignes directrices claires. En partageant des objectifs précis avec l’équipe, ils seront en mesure de mieux gérer leur temps et d’optimiser la productivité.
- Faites régulièrement des commentaires : Des feedbacks efficaces améliorent le moral de l’équipe et encouragent les employés à avancer et à faire mieux. Assurez-vous de donner un feedback continu centré sur les actes, plutôt que sur la personne, et soyez précis.
- Donnez-leur le bon équipement : Demandez aux employés de quels outils et quel équipement ils ont besoin pour réussir et assurez-vous qu’ils fonctionnent ! Vous ne voulez pas réduire la productivité simplement parce que les ordinateurs ou les logiciels ne fonctionnent pas correctement.
Améliorer la productivité organisationnelle :
- Créez un programme d’incitation : Les employés travaillent plus dur lorsqu’ils se sentent respectés et appréciés. Un programme d’incitation, comme offrir des vacances supplémentaires ou des bonus, peut motiver toute une entreprise à travailler plus dur. Et un programme d’incitation n’a même pas besoin d’avoir une valeur monétaire pour être efficace. Quelque chose d’aussi simple qu’un programme de reconnaissance des employés peut stimuler la productivité.
- Assurez-vous l'adhésion de la direction : Lorsque vous définissez des objectifs organisationnels, assurez-vous d’avoir l’adhésion des dirigeants. Les dirigeants sont toujours regardés et jugés, alors ils doivent donner le bon exemple. Si les employés les voient partir tôt tous les jours ou passer des heures sur Facebook, ils penseront que c'est acceptable.
- Encouragez les horaires flexibles : Bien que cela semble contre-intuitif, exiger que tous les employés suivent le même calendrier rigide est mauvais pour le moral et la productivité de l’entreprise. Le fait de permettre aux employés de télé-travailler, de définir leur propre emploi du temps et/ou de pouvoir poser librement ses congés renforcent de fait la fidélité et la productivité.
Améliorer la productivité des logiciels :
- Faites en sorte que toute l’équipe soit impliquée : Vous ne déplacerez pas le curseur si une seule personne utilise l’outil de productivité du bureau. La clé pour générer de la valeur est d’assurer une adoption généralisée. Si tout le monde utilise le même outil, votre équipe peut aller plus vite et accomplir plus de travail.
- Tirez parti des formations gratuites : Si les employés ne comprennent pas immédiatement comment utiliser un outil, ils ne prendront pas le temps de le faire. Même si c'est l'outil le plus facile du monde, les employés peuvent se sentir dépassés et ne pas savoir par où commencer. Profitez des options de formation que proposent généralement les éditeurs de logiciels, allant des vidéos à la demande aux webinaires gratuits en passant par les sessions en personne.
- Prenez en compte les intégrations : Les employés utilisent des dizaines d’applications différentes au quotidien et si un nouvel outil ne se connecte pas ou ne fonctionne pas avec les applications qu’ils utilisent déjà, ils l’oublieront. La plupart des outils de productivité proposent des intégrations avec d’autres outils comme Google Apps, Evernote, Tableau, etc.
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