Les changements sont difficiles, c’est pourquoi leur gestion au sein de l’entreprise est devenue une discipline à part entière. La gestion des changements a trait aux stratégies et aux processus visant à soutenir les individus lorsqu’ils traversent et s’adaptent à des changements organisationnels, qu’il s’agisse du lancement de nouvelles gammes de produits ou de l’adoption d’une nouvelle plateforme technologique.
Les experts se penchent sur les meilleures méthodes pour gérer efficacement les changements depuis les années 1940. Cependant, une étude récente suggère que le moyen le plus efficace d’accélérer l’adoption face à un changement organisationnel consiste non pas à se concentrer sur le changement lui-même, mais sur ce qui reste identique.
Si cette démarche peut sembler paradoxale, l’étude, publiée dans la revue Academy of Management, avance que la résistance au changement au sein des organisations s’explique par la grande valeur accordée par les effectifs à leur sentiment d’identité organisationnelle, qu’ils estiment menacée par le changement. « Les individus craignent qu’une fois le changement effectué, leur organisation ne soit plus celle qu’ils apprécient et à laquelle ils s’identifient. Plus l’incertitude entourant le changement est grande, plus ils redoutent que l’identité organisationnelle qu’ils chérissent ne soit menacée », expliquent les chercheurs Merlijn Venus, Daan Stam et Daan van Knippenberg dans un article publié dans la revue Harvard Business Review.
Pour vérifier leur théorie, les chercheurs ont mené deux expériences comparant le niveau de soutien obtenu lorsque des annonces de changements soulignent la continuité du fonctionnement de l’entreprise, par rapport à des annonces faisant uniquement état des changements. Dans le cadre de ces deux expériences, les chercheurs ont constaté que les individus étaient plus disposés à accepter les changements lorsque la direction mettait l’accent sur ce qui resterait inchangé.
Les entreprises se heurtent à une certaine résistance au changement de la part de leurs employés lorsqu’il s’agit de déployer de nouvelles technologies. Sur la base de cette étude, les chefs d’entreprise peuvent appliquer trois conseils lorsqu’ils envisagent de déployer une nouvelle plateforme d’exécution du travail.
1. Mettez en avant les aspects familiers du nouvel outil
Même le personnel le plus averti en matière de technologie peut être rebuté par la perspective d’utiliser un nouvel outil ou une nouvelle plateforme, craignant souvent qu’il ou elle ralentisse son travail. Il développe alors une certaine résistance et de la frustration, au détriment des projets concernés.
En choisissant une plateforme d’exécution dotée d’une interface familière et en soulignant ses points communs avec d’autres outils et applications que le personnel sait déjà utiliser, les chefs d’entreprise peuvent faciliter l’adoption et le succès de la plateforme à travers leur organisation.
2. Précisez qu’une nouvelle plateforme ne remplacera pas les projets existants ou les outils préférés
Une nouvelle plateforme d’exécution du travail ne changera pas la nature du travail effectué, mais elle simplifiera la réalisation des tâches clés. Bien que les fonctions et objectifs métier de base du personnel restent les mêmes, une nouvelle plateforme permet d’obtenir des résultats de manière plus efficace et efficiente. Par exemple, des fonctionnalités offrant aux équipes une représentation plus visuelle des tâches et plannings liés aux projets, ou leur permettant d’utiliser les données pour prendre des décisions plus éclairées plus rapidement, sont autant d’outils contribuant à la réalisation de leurs objectifs existants.
De plus, la plateforme d’exécution du travail choisie ne doit pas se substituer aux autres outils que les effectifs maîtrisent déjà et qu’ils jugent utiles et efficaces. Que votre équipe utilise des applications de communication telles que Google Hangouts ou Slack, des logiciels CRM tels que Salesforce ou d’autres solutions professionnelles courantes, votre nouvelle plateforme d’exécution du travail doit s’intégrer en toute fluidité aux outils que vous utilisez déjà au quotidien. Loin de remplacer ce que les individus aiment et maîtrisent, votre plateforme d’exécution doit faire le lien entre des outils disparates et aider ses utilisateurs à en tirer le meilleur parti.
3. Rappelez au personnel que l’objectif final reste le même, à ceci près que certaines difficultés disparaîtront
Bien sûr, il ne servirait à rien de déployer un nouveau logiciel pour obtenir le même résultat final. S’il est important de rappeler aux équipes que leurs responsabilités professionnelles resteront en grande partie inchangées, les outils de gestion du travail surmontent les difficultés courantes en éliminant complètement certaines tâches de routine. Smartsheet a découvert que plus de 40 % des effectifs à travers le monde consacrent plusieurs journées par semaine à des tâches manuelles répétitives. Même si ces tâches ne disparaîtront sans doute jamais, l’automatisation de fonctions telles que la collecte de données, l’actualisation des statuts et les approbations soulage les individus de cette charge monotone quoique nécessaire. Une fois qu’ils auront adopté la nouvelle plateforme, les effectifs auront plus de temps et d’énergie à consacrer à un travail qui sert réellement leurs objectifs finaux.
La mise en place d’une nouvelle plateforme d’exécution du travail peut être perçue comme un véritable bouleversement par certains individus. Si elle n’est pas gérée, cette perception peut entraîner une adoption tardive. Des études montrent que les équipes peuvent être plus disposées (voire enthousiastes) à adopter de nouvelles solutions si elles leur sont présentées comme permettant de travailler de manière plus collaborative et plus efficace et servant les mêmes objectifs.
