Les employés et les cadres dirigeants ont souvent du mal à faire face à une abondance d’outils censés faciliter une meilleure collaboration. Pourtant, même avec autant d’outils, rien ne semble être au bon emplacement et les outils (par exemple, e-mail, discussion en ligne, partage de fichiers) ne fonctionnent pas toujours bien ensemble. Par conséquent, de nombreux employés abandonnent et se rabattent sur l’outil qu’ils connaissent le mieux : l’e-mail.
L’e-mail ne disparaîtra jamais, mais nous devons examiner comment nous pouvons offrir aux personnes de meilleurs choix pour travailler ensemble. Tant qu’ils n’auront pas accès à de meilleurs outils, les employés n’abandonneront pas l’e-mail, car les personnes s’accrochent à ce qui leur est familier.
De plus, le chaos créé par un trop grand nombre d’outils de collaboration entraîne une baisse de la productivité. Mais mettre de l’ordre dans ce chaos est possible en se tournant vers le cloud. Une solution de gestion du travail basée sur le cloud fournit un espace de travail unique. Elle rationalise et centralise la collaboration, avec des outils intuitifs et flexibles pour les collaborateurs, tant internes qu’externes.
Votre organisation est-elle prête à collaborer d’une nouvelle manière ?
Le signe le plus visible que votre organisation a besoin d’une nouvelle solution de collaboration pourrait être la frustration des collaborateurs et le sentiment de perte de temps lorsqu’ils travaillent à plusieurs. Mais il existe également de solides cas d’utilisation professionnelle :
- les équipes qui travaillent ensemble sur des données, des documents et des plans en constante évolution ;
- les projets qui nécessitent une planification et une gestion permanentes, mais sans les restrictions des méthodologies formelles ;
- une activité professionnelle qui nécessite un emplacement central et cohérent pour le partage d’informations et de communications actualisées, y compris à des fins d’archivage ;
- le besoin de collaborer à l’extérieur, mais avec plus de sécurité que ce qui est possible avec l’e-mail.
Quel est peut-être le signe le plus clair de tous ? Lorsque certains employés et équipes disposent déjà de leurs propres abonnements à des outils de collaboration dans le cloud, sans autorisation ni assistance technique de la part du service informatique.
Pourquoi pas l’e-mail ?
Certains employés peuvent vouloir conserver l’e-mail, arguant que tout le monde en dispose et sait déjà l’utiliser. Mais l’e-mail s’accompagne de défis importants, notamment les énormes volumes de messages qui rendent difficile le tri, la recherche ou la récupération de communications pertinentes au fil du temps. Aussi, l’e-mail n’est pas un outil adapté à la gestion du travail partagé sur des documents, des fils de conversation ou l’échange d’informations en toute sécurité.
Le passage à un outil basé sur le cloud peut améliorer la sécurité de la collaboration, notamment avec les intervenants externes, les clients et les partenaires tiers. L’outil doit permettre au service informatique de restreindre l’accès au contenu via des listes blanches d’utilisateurs et de fournir des contrôles granulaires sur ce que les collaborateurs individuels peuvent voir et modifier.
Pour certains professionnels, l’e-mail peut rester leur outil préféré. Mais il est plus que probable qu’il devienne une option de repli à mesure que les employés découvrent les avantages d’une solution de collaboration complète, en termes de facilité, de sécurité et de productivité.
Amener les utilisateurs à aller au-delà de l’e-mail
Les outils qui offrent une collaboration transparente et un contexte partagé encourageront les personnes à s’éloigner de l’e-mail. Cependant, les solutions qui ne proposent que des espaces cloud sont basées sur une structure de dossiers, il est donc difficile pour les collaborateurs de créer un contexte autour de ce contenu pour le rendre éloquent et facile à trouver.
Un outil de collaboration complet offre une meilleure façon d’organiser et de partager la variété de types d’informations, notamment les visuels et les ensembles de données détaillées. Un outil de collaboration cloud permet de voir le contexte plus facilement, car il rassemble le contenu de plusieurs espaces, équipes et sources en un seul endroit, pour une vue centralisée.
Remplacer le chaos par la clarté
Comprenez que même lorsque votre organisation choisit un outil de collaboration, vous devrez peut-être vivre avec un chaos continu pendant un certain temps, alors que les collaborateurs explorent la nouvelle solution. La récompense de cette patience : Une fois que les employés auront opté pour la collaboration dans le cloud, votre organisation n’aura plus à supporter la contrainte du partage des e-mails. Ils bénéficieront au contraire de gains de productivité.