Les bureaux d’étude spécialisés dans l’architecture commerciale jouent un rôle central dans la façon dont les clients perçoivent et ressentent les marques, même au-delà de l’esthétique visuelle d’une devanture ou d’un rayon de magasin. Ces bureaux d’étude sont responsables de l’aménagement intérieur et des façades de certaines des sociétés américaines les plus populaires parmi les consommateurs du monde entier. Après tout, une conception bien pensée crée une expérience mémorable pour les clients et fluidifie leur trafic, influant sur leurs attentes en matière de ventes et leur fidélisation.
PM Design Group, jeune cabinet d’architecture et d’ingénierie florissant, comptant plus de 160 employés répartis dans 13 bureaux à travers les États-Unis, gère les déploiements à l’échelle nationale de restaurants, chaînes de grandes surfaces, banques et épiceries parmi les plus connus
« Nous nous chargeons de grands projets de construction traditionnelle, de projets de rénovation importants et de quantité de projets de rénovation plus modestes pour différents clients à travers tout le pays », explique Carl Nelson, Chef de projet senior au sein de PM Design Group.
« Nous faisons tout de A à Z. Il est toujours plus intéressant pour un client d’engager une seule [entreprise] qui se charge de tout. »
—Carl Nelson, PM Design Group
Ces projets d’envergure exigent de rester innovant, agile et à l’avant-garde des progrès technologiques. PM Design Group encourage l’innovation dans un secteur qui se cantonne souvent à des processus traditionnels et familiers et à des plateformes logicielles spécifiques à la conception.
Lorsque Carl Nelson a intégré l’entreprise, elle utilisait des solutions prêtes à l’emploi dans le cadre de la gestion de ses projets à multiples facettes. Ses équipes effectuaient des relevés, généralement à l’aide de caméras à 360 degrés standard et parfois à plus haute résolution, puis les complétaient par des dessins en 2D et une modélisation en 3D. La gestion de tous ces clichés a fini par devenir fastidieuse.
L’optimisation des processus profite aussi aux clients
Indépendamment du secteur, il peut s’avérer difficile de changer les méthodes de travail d’une organisation, même si ce changement est mené par une équipe d’innovateurs. Heureusement pour l’équipe de Carl Nelson, PM Design Group encourage ses employés à envisager des moyens novateurs pour résoudre les problèmes liés aux processus. Carl Nelson a découvert que son entreprise possédait déjà une licence Egnyte, une plateforme logicielle en tant que service (SaaS) dédiée au stockage sécurisé de contenu collaboratif. Elle était toutefois très peu utilisée.
Il a également découvert qu’Egnyte s’intégrait parfaitement à Smartsheet, de sorte que son équipe et lui pouvaient facilement joindre leurs fichiers image stockés dans Egnyte aux feuilles qu’il a créées dans Smartsheet pour gérer les projets. Il a configuré les flux de travail de l’équipe via Smartsheet et a demandé à son équipe de joindre des fichiers Egnyte à une ligne ou une feuille de projet afin que ses collaborateurs ainsi que les parties prenantes externes (y compris les clients) puissent accéder instantanément aux photos de chaque site et les examiner.
« Nous travaillons sur des centaines voire des milliers de magasins à la fois. Nous avons un fonctionnement de type chaîne de montage, auquel participent différentes équipes internes et différents clients. »
—Carl Nelson, PM Design Group
Armés d’AutoCAD installé sur des tablettes appartenant à l’entreprise, les employés se rendent sur les sites et prennent une douzaine de photos basiques à 360 degrés. Outre des caméras à 360 degrés plus abordables, l’entreprise a récemment fait l’acquisition d’appareils à plus haute résolution qui lui permettent de cartographier des sites à 360 degrés, à l’instar de Google Street View ou d’un logiciel de visualisation de biens immobiliers.
Une fois le relevé terminé, les images numériques sont converties et téléchargées dans Egnyte. La plateforme contient des centaines, voire des milliers, de dossiers de photos numériques liées à des projets de grande envergure. Par la suite, l’équipe de dessinateurs de PM Design Group se sert de ces images pour élaborer les premiers plans de conception. Une fois cette étape terminée, un processus interne d’assurance qualité des conceptions se met en branle, géré via Smartsheet.
La gestion de projets d’envergure exige une visibilité et une agilité constantes, dont l’équipe de Carl Nelson peut faire preuve grâce à Smartsheet. Si les clients sont assurés de l’exécution sans faille des projets du bureau d’études, l’intégration entre Egnyte et Smartsheet présente des avantages non négligeables pour son équipe.
Outre les gains de temps certains, Carl Nelson estime que son équipe est 10 à 20 % plus productive grâce à Smartsheet et Egnyte.
« [Smartsheet] contribue à améliorer nos résultats. Si nous sommes plus productifs, nous sommes plus rentables », déclare Carl Nelson.
L’intégration a permis de réduire de moitié le temps que Carl Nelson consacre aux programmes importants et aux projets de grande envergure. Au lieu de gérer manuellement les processus, il peut davantage se concentrer sur la réflexion stratégique et la gestion du perfectionnement de son équipe, ce qui, à son tour, participe à la qualité et à la coordination du travail du bureau d’études.
Et comme les photos et les plans sont également consultés plusieurs fois par les clients, « nous facilitons considérablement la tâche de nombreuses personnes », reconnaît Carl Nelson. L’accès direct à ces fichiers dans Smartsheet permet à PM Design Group comme à ses clients d’utiliser autrement le temps qu’ils auraient normalement passé à échanger des e-mails de suivi et des appels téléphoniques.
Le président d’une entreprise cliente « sait que Smartsheet contribue largement à nos projets et que cette collaboration est gagnante », conclut Carl Nelson. « Il nous encourage à continuer sur cette lancée. »
