Révélez votre avantage concurrentiel grâce à la gestion du travail

Pour préserver leur compétitivité sur le marché d’aujourd’hui, les chefs d’entreprise doivent repenser les méthodes de travail, et cela implique bien plus que de réorganiser les plannings de travail et les sites. Désormais, la façon dont le travail est effectué prime sur le lieu et le moment de son exécution, et ce, peu importe si les dirigeants cherchent à générer du chiffre d’affaires, à réduire les coûts ou à atténuer les risques à travers l’entreprise.

Les entreprises qui appliquent des méthodes de travail innovantes bénéficieront d’un avantage considérable. Mais cette démarche nécessite de définir de nouvelles attentes, et de recourir à de nouveaux processus et de nouvelles technologies.

L’une des clés pour réussir au cours de l’année à venir consistera à repenser les outils de gestion du travail collaboratif (CWM) au-delà de la gestion des tâches axée sur les équipes, sous la forme d’une plateforme cohérente et connectée, pour une gestion du travail évolutive. Voici ce que les chefs d’entreprise doivent prendre en compte lorsqu’ils évaluent, ou réévaluent, les outils de gestion du travail collaboratif pour appréhender l’année à venir.

La collaboration interfonctionnelle devient un avantage concurrentiel

Aujourd’hui, la communication est un enjeu de taille et il va de soi que les équipes sont en mesure d’échanger des informations facilement. Des outils comme Microsoft Teams, Zoom, Webex et Slack favorisent les échanges et servent de canaux de prise de décision. Mais ils ne permettent pas de structurer, d’automatiser ou de rendre compte du travail effectué. 

Les équipes ont besoin d’un moyen d’échanger, d’organiser et de structurer les informations dans le contexte de leur travail. Elles doivent travailler ensemble pour atteindre des résultats et rendre compte de ceux-ci. Et au-delà de la production de résultats, elles doivent pouvoir extraire des informations utiles permettant d’éclairer leur travail à l’avenir, et même de réduire le coût de projets similaires. 

Souvent, l’objectif est d’obtenir des gains d’efficacité au niveau de l’équipe. Pourtant, les opportunités actuelles de travail collaboratif dépassent le cadre des équipes et s’étendent à l’ensemble de l’entreprise (et au-delà). Pour révéler pleinement leur valeur, les plateformes de gestion du travail doivent dépasser les limites des équipes et impliquer toutes les personnes qui travaillent au sein de l’entreprise et avec elle. 

Les collaborateurs doivent travailler avec un large groupe diversifié de personnes en interne, assumant diverses fonctions. Mais surtout, la collaboration ne se limite pas aux collègues et dépasse les frontières organisationnelles pour inclure les clients, les partenaires et les fournisseurs. Pourtant, les outils de gestion du travail collaboratif sont souvent limités par des modèles d’abonnement qui exigent que tout utilisateur qui contribue au travail dispose d’une licence payante. Les dirigeants qui choisissent des plateformes qui éliminent les obstacles à la collaboration obtiennent un avantage concurrentiel. 

Les dirigeants doivent également offrir à leur personnel une plateforme capable d’assumer des charges de travail conséquentes, tout en étant compréhensible et utile pour la majorité des collaborateurs, qu’ils soient des experts techniques ou fonctionnels en marketing, services, opérations, ventes, finances, etc. Le fait d’utiliser un langage commun pour travailler ensemble représente un avantage considérable.

Les langages courants se limitent généralement aux outils de productivité de base (vidéo, messagerie et création). Pourtant, la situation a beaucoup évolué au cours des cinq dernières années. Afin de générer des rendements supérieurs, les outils collaboratifs tels que les plateformes de gestion du travail collaboratif fournissent des langages structurés qui apportent davantage de plus-value et que tout le monde peut maîtriser.

La gestion du travail passe de la gestion des tâches à l’obtention de résultats significatifs

Cette année, davantage d’organisations devront investir dans la gestion du travail collaboratif pour dépasser le cadre de la productivité individuelle. La productivité personnelle peut apporter de la plus-value à une entreprise jusqu’à un certain point. À mesure que le travail devient de plus en plus interconnecté, la productivité doit devenir plus systématique afin que les organisations se retrouvent dans la meilleure position possible pour mettre en œuvre des programmes qui apportent une plus-value supérieure. Aujourd’hui, les dirigeants doivent équiper au mieux les personnes qui gèrent le travail effectué, qu’il s’agisse de chefs de projet, de gestionnaires de programme ou de responsables d’exploitation. Lorsque les personnes directement chargées de s’assurer que le travail est effectué peuvent développer et optimiser des flux de travail efficaces, elles ont un effet multiplicateur qui apporte davantage de plus-value aux organisations. 

Les dirigeants doivent également tirer des enseignements du travail accompli, afin que les ressources puissent être déployées plus efficacement dans le cadre du prochain programme ou de la prochaine initiative. Les entreprises étant contraintes de rentabiliser chaque euro investi, davantage chercheront à articuler leurs budgets autour de la planification et de l’exécution et à investir dans des initiatives qui produisent le meilleur rendement compte tenu des risques. L’évolutivité et l’impact ne seront pas tant mesurés par rapport au nombre d’utilisateurs de la plateforme que par la propension de cette dernière à dégager des opportunités génératrices de plus-value. 

Pour exploiter la plus-value qui découle de l’exécution d’initiatives commerciales complexes à grande échelle, il ne suffit pas de rassembler les personnes sur une seule plateforme. Il convient d’assurer une exécution cohérente et de pouvoir reproduire ce qui fonctionne sans partir de zéro. Les collaborateurs peuvent y parvenir en gérant des portefeuilles qui favorisent la production de rapports cohérents grâce à des contrôles opérationnels et à l’automatisation, tout en apportant des modifications à l’ensemble du portefeuille en une seule fois. Cette approche favorise une plus grande transparence sur la situation de l’entreprise et peut accélérer la prise de décision au niveau de la direction.

La sécurité et la gouvernance sont sur un pied d’égalité avec la rapidité de création de valeur

Il ne suffit plus d’avoir un logiciel rapidement opérationnel. Toutes les entreprises ont besoin d’une sécurité et d’une gouvernance qui répondent à leurs besoins immédiats et à l’évolution constante des cybermenaces. Des contrôles avancés de gouvernance et de sécurité sont essentiels pour que les grandes entreprises gèrent leurs opérations et protègent leurs données et celles de leurs clients. De plus en plus d’entreprises cherchent à assurer la pérennité de leurs activités, et ce, quelle que soit leur taille.  

Face à l’augmentation du nombre et à l’évolution de la nature des menaces de sécurité, les chefs d’entreprise doivent mieux équiper leur personnel en termes de sécurité. Cette mission n’incombe pas uniquement au service informatique, et nous ne pouvons pas non plus attendre des utilisateurs professionnels qu’ils identifient et évitent systématiquement les menaces. Si chaque responsable de la sécurité de l’information s’attend à ce que les membres de l’équipe fassent preuve de vigilance et soient à l’affût des menaces, le travail en cours monopolise généralement attention de ces derniers. 

La position en matière de sécurité des logiciels doit changer. Il ne s’agit plus de mettre des contrôles à la disposition des utilisateurs en espérant qu’ils sauront quand et comment les appliquer. Les chefs d’entreprise doivent adopter une posture proactive qui fournit une protection supplémentaire, sans dépendre principalement d’un changement de comportement des utilisateurs. La confiance est un facteur essentiel pour garantir de manière proactive une communication et une collaboration sécurisées. Mais les capacités basées sur la confiance peuvent être aussi simples que très sophistiquées.

Prenons l’exemple classique des e-mails. Aujourd’hui, le travail collaboratif dépend plus que jamais des e-mails de notification et des messages, car il dépasse les limites des équipes, des organisations et des entreprises. C’est précisément pour cette raison que les pirates informatiques ciblent les e-mails avec des tentatives d’hameçonnage et d’autres attaques d’ingénierie sociale. Les dirigeants doivent choisir des solutions qui permettent aux utilisateurs de déterminer facilement l’authenticité et la validité des e-mails. La fiabilité des e-mails est essentielle d’une part aux utilisateurs qui collaborent, et d’autre part pour assurer la protection des données partagées. La protection des données dans le cadre du travail collaboratif est une nécessité. Et les solutions de gestion du travail collaboratif fondées sur la sécurité ne se contentent pas d’aider les utilisateurs à répondre aux exigences de sécurité : elles sont également plus efficaces à mettre en œuvre pour les équipes informatiques, ce qui se traduit par une valeur métier mesurable. 

Votre véritable avantage concurrentiel

L’environnement concurrentiel d’aujourd’hui récompensera les chefs d’entreprise qui gardent un état d’esprit offensif. Je sais que cela peut sembler un peu contre-intuitif, car les investisseurs sont plus réceptifs à l’amélioration des marges qu’à une croissance coûteuse. Pourtant, en investissant du capital de manière réfléchie et dans les bons outils, vous pouvez maintenir une position offensive tout en augmentant vos marges. 

Aujourd’hui, votre avantage concurrentiel réside dans la mobilisation de vos équipes de manière intégrée. Il s’agit moins de comprendre comment les équipes peuvent améliorer l’efficacité de ce qui fonctionne déjà, que de débloquer et développer des opportunités jusqu’alors inexploitées grâce à l’utilisation de nouvelles technologies.

Pour révéler le potentiel latent de votre organisation, donnez à vos collaborateurs la possibilité d’accéder à des plateformes modernes de gestion du travail, qui les aident à travailler ensemble pour résoudre des problèmes métier complexes et stimuler l’innovation. Ils vous remercieront, et vos clients aussi.