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10 trucs et astuces de Smartsheet pour améliorer votre flux de travail de gestion des ressources

Cet article vous donne 10 trucs et astuces « cachés » de gestion des ressources par Smartsheet qui vous aideront à accélérer votre flux de travail. Que vous débutiez sur le logiciel ou le maîtrisiez parfaitement, vous découvrirez certainement des informations nouvelles qui optimiseront votre utilisation de l’outil.

C’est parti !

1. Enregistrez et partagez l’image du planning à partir du dossier de projet

L’aperçu du planning dans le dossier de projet fournit des informations sur les phases et la répartition des différentes tâches. Mais saviez-vous qu’il y est intégré sous forme d’image ?

Vous pouvez facilement l’enregistrer et le partager lors des points d’équipe, ou si quelqu’un demande une mise à jour du planning.

Voici comment faire :

Accédez au dossier d’un projet.
Cliquez avec le bouton droit sur le planning et sélectionnez Enregistrer l’image sous…
Enregistrez-la à l’emplacement de votre choix pour pouvoir l’utiliser lors des réunions d’actualisation, l’imprimer ou l’envoyer à d’autres personnes.

2. Ajoutez des liens hypertexte à la description du projet

Le nouveau dossier de projet consigne les résultats du projet dans sa description, présente l’équipe de projet et vous permet de créer des plans de projet imprimables et partageables.

S’il vous sera parfois impossible de regrouper toutes les données liées à un projet à cet endroit, vous pourrez agrémenter sa description de liens hypertexte afin de renvoyer à d’autres informations utiles. Cette démarche permet d’ajouter facilement des liens importants vers des documents hébergés sur Google Drive, Box ou Dropbox, ou des liens liés au projet vers d’autres outils logiciels tels que Trello ou Jira.

Voici comment faire :

Cliquez sur Ajouter une description du projet dans le dossier du projet.
Copiez et collez le lien que vous souhaitez ajouter.
Répétez la même opération pour chacun de vos liens.
Cliquez sur Enregistrer.

3. Définissez rapidement les nouvelles phases et la répartition des tâches liées à un projet

La planification d’un projet peut s’avérer laborieuse si vous vous perdez dans tous ses détails dès le départ. C’est pourquoi nous avons ajouté une nouvelle façon de planifier rapidement vos projets à partir de la liste de travail (onglet Worklist).

Une fois que vous avez ajouté un projet et configuré ses paramètres de base, accédez à la liste de travail pour définir rapidement les phases et la répartition des tâches à l’aide de votre clavier. Une fois ces informations générales ajoutées, vous pouvez ensuite revenir en arrière et afficher les détails de l’attribution de chaque élément de travail.

Voici comment faire :

Ajoutez toutes les informations clés de votre projet dans Paramètres du projet.
Accédez à la liste de travail du projet.
Cliquez sur + Phase pour ajouter une nouvelle phase en bas de la liste de travail.
Saisissez le nom de la phase et appuyez sur Entrée sur votre clavier pour ajouter rapidement une autre phase. Répétez cette opération pour chaque tâche du projet.
Précisez les dates de chaque phase (de cette façon, les éléments de travail ajoutés se calqueront par défaut sur ces dates).
Placez le curseur sous le nom d’une phase et cliquez sur + Élément de travail.
Saisissez le nom de l’élément de travail et appuyez sur Entrée sur votre clavier pour ajouter rapidement un autre élément de travail. Répétez cette opération pour tous les livrables liés à chaque phase.
Précisez les dates et les détails de chaque élément de travail à chaque phase.

4. Ajoutez des descriptions et des tâches aux éléments de travail

Les éléments de travail permettent de définir des livrables plus détaillés pour chaque phase d’un projet. Mais que se passe-t-il si vous avez besoin d’informations encore plus détaillées ? C’est là que les tâches et les notes entrent en scène.

Vous pouvez désormais ajouter facilement des informations plus détaillées pour chaque élément de travail, y compris des notes sur les livrables, des liens hypertexte vers des documents ou logiciels connexes, ainsi qu’une liste détaillée des tâches à accomplir.

Voici comment faire :

Accédez à la liste de travail (onglet Worklist) d’un projet.
Cliquez sur l’élément de travail à modifier pour ouvrir un nouveau panneau sur la droite de votre écran.
Cliquez sur Ajouter une description dans le panneau pour ajouter des notes et des détails, notamment des liens vers d’autres sites ou documents liés au projet.
Cliquez sur Ajouter une liste de tâches dans le panneau pour ajouter une série de tâches associées à l’élément de travail. Appuyez sur la touche Entrée après avoir saisi le nom de chaque tâche pour créer rapidement votre liste de tâches.

5. Ajoutez un élément de travail sans l’attribuer à quiconque

Il arrive que vous ne sachiez pas d’emblée qui devra se charger d’une tâche lorsque vous planifiez un nouveau projet. Dans ce cas, vous pouvez ajouter un élément de travail sans l’attribuer à une personne en particulier.

Notez cependant qu’en l’absence de ressource attribuée, vous ne pouvez pas allouer de temps à un élément de travail. Vous pouvez cependant ajouter une ressource d’espace réservé et allouer du temps pour cet espace réservé. Cette petite astuce garantira la précision des prévisions concernant vos projets, sans avoir à attribuer des tâches à qui que ce soit dans l’immédiat.

Voici comment faire :

À partir de la liste de travail d’un projet, cliquez sur + Élément de travail tout en haut ou en plaçant le curseur sous une phase spécifique.
Cliquez sur la plage de dates pour modifier les dates liées à l’élément de travail.
Pour ajouter une ressource d’espace réservé, placez le curseur sur l’élément de travail et cliquez sur Attribuer. Sélectionnez l’espace réservé approprié dans la liste de personnes et de ressources.
Une fois un espace réservé attribué, vous pouvez allouer du temps pour l’élément de travail.

6. Fixez les délais à la date du jour où la date de début d’une phase lors des attributions

Bien que non masquée, cette fonction peut facilement passer inaperçue. Lorsque vous définissez une plage de dates pour un projet ou une phase, un raccourci pratique libellé « Définir sur aujourd’hui » apparaît sous le calendrier dans le panneau de droite. Un raccourci libellé « Définir la date de début/fin » apparaît également pour les éléments de travail.

Ces raccourcis vous permettent de modifier rapidement les dates applicables aux phases et aux livrables, sans avoir à faire défiler le calendrier.

Voici comment faire :

Cliquez sur une plage de dates associée à un projet, une phase ou un élément de travail.
Pour définir une date de début, cliquez sur « Définir sur aujourd’hui » ou « Définir sur la date de début de la phase » sous le calendrier.
Pour définir une date de fin, cliquez sur « Définir sur aujourd’hui » ou « Définir sur la date de fin de la phase » sous le calendrier.

7. Filtrez la liste de travail par statut

La liste de travail (onglet Worklist) répertorie par défaut tous les éléments de travail associés à chaque phase du projet. Si cela vous donne une vue d’ensemble de toutes les tâches en cours, comment visionner uniquement celles qui sont terminées, qui accusent un retard ou qui sont en suspens ? Vous pouvez filtrer les tâches par statut, afin de trouver rapidement les informations dont vous avez besoin et de vous concentrer sur le plus important (tel que l’avancée du projet).

Voici comment faire :

Cliquez sur Statut : Tous en haut de la liste de travail.
Décochez ou cochez rapidement toutes les cases de cette liste en cliquant sur Aucun ou Tous.
Vous pouvez également sélectionner ou désélectionner des statuts figurant sur cette liste pour cibler les informations dont vous avez besoin.

8. Accédez à la liste de travail d’un projet depuis la planification des ressources

Vous pouvez passer la souris sur n’importe quelle phase ou attribution dans le planning pour afficher des informations détaillées sur les tâches concernées. Malgré tout, il peut s’avérer difficile de comprendre tous les détails de chaque tâche.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe un moyen simple d’accéder directement à la liste de travail d’un projet à partir du planning.

Voici comment faire :

Cliquez sur un projet ou une phase dans la planification des ressources pour ouvrir un menu d’informations à modifier.
Cliquez sur le crayon (deuxième icône dans la liste).
À partir de ce nouveau sous-panneau, cliquez sur Afficher les détails ou accédez directement à la liste de travail du projet (onglet Worklist).

9. Réduisez les phases dans la liste de travail

Dans le cas d’un projet de longue durée comportant de nombreuses phases et autant de livrables, il se peut que la liste de travail devienne interminable. Pour plus de clarté, vous pouvez réduire les phases de la liste de travail afin de pouvoir vous concentrer sur les aspects les plus importants du projet.

Voici comment faire :

Dans la liste de travail du projet (onglet Worklist), cliquez sur l’icône en forme de petite flèche située à gauche d’une phase.
Ladite phase se réduit, masquant l’ensemble des éléments de travail qui y sont liés.

10. Dupliquez les attributions dans le planning

Il peut arriver que plusieurs personnes doivent travailler sur un même livrable. Mais cela peut vous demander du temps de créer manuellement plusieurs éléments de travail avec les mêmes informations et de les attribuer à différentes personnes.

Il existe une solution de contournement simple pour dupliquer les attributions dans le planning et créer rapidement plusieurs copies d’une même attribution. Ces attributions identiques peuvent ensuite être confiées à d’autres personnes.

Voici comment faire :

Dans la liste de travail du projet (onglet Worklist), cliquez sur l’icône en forme de petite flèche située à gauche d’une phase.
Ladite phase se réduit, masquant l’ensemble des éléments de travail qui y sont liés.