Smartsheet se tourne vers l’avenir T3 2024 : des innovations qui créent de la valeur et libèrent du temps

Bonjour à la communauté Smartsheet !

Notre équipe a redoublé d’efforts pour développer de nouvelles fonctionnalités et améliorations que nous sommes ravis de partager avec vous. Ces produits et fonctionnalités sont conçus pour révolutionner votre flux de travail et accroître la productivité. Dans cette édition de Smartsheet se tourne vers l’avenir, nous vous présentons les ajouts remarquables apportés à notre gamme : le mode Tableau inspiré du kanban, les outils d’IA, une solide suite de sécurité et une nouvelle méthode d’analyse des données de ressourcement. Chacune de ces innovations a été développée avec le plus grand soin pour répondre aux besoins en pleine évolution des entreprises modernes, en alliant un design élégant et des fonctionnalités puissantes. Penchons-nous à présent sur les détails de chaque nouvelle fonctionnalité.

Mode Tableau inspiré du kanban pour maintenir les projets sur la bonne voie

Que vous travailliez dans un environnement flexible ou que vous préfériez un travail plus visuel, nous espérons que notre nouveau mode Tableau viendra révolutionner votre quotidien. Modélisé d’après les fiches kanban, ce mode offre une visibilité claire du statut des tâches afin que vous puissiez voir en un coup d’œil les tâches en cours, terminées et à venir.

Cette nouvelle façon de planifier les sprints, de gérer les feuilles de route de produit et de suivre les tâches jusqu’à leur achèvement dans Smartsheet offre la possibilité d’organiser les tâches dans des couloirs, d’afficher leur progression ou de les réaffecter en les faisant glisser d’un couloir à un autre. Vous pouvez aussi les imbriquer, ajouter des sous-tâches, et redéfinir les priorités ou modifier le statut et les détails des tâches. Essayez-le pour votre prochain projet !

« Le mode Tableau vient idéalement compléter la plateforme Smartsheet. J’apprécie particulièrement le fait que les modifications soient apportées et mises à jour en temps réel, de sorte que vous n’avez pas besoin d’appuyer sur Enregistrer pour les voir, ainsi que la navigation entre les couloirs individuels. Cela s’avère très utile pour nous, au vu du grand volume de cartes dans nos feuilles. » — Nick Stafford, Chef d’équipe - Formation, systèmes et traitement, Martin Brower of Canada

Le mode Tableau rejoint le mode Calendrier lancé récemment et constitue l’une des nombreuses façons de gérer le travail dans Smartsheet. Le mode Calendrier est idéal pour visualiser les opérations par date, comme les campagnes de marketing et les lancements de produits. Nous avons ajouté une nouvelle fonctionnalité intéressante qui vous permet d’afficher des modes Calendrier des jalons uniquement pour les feuilles avec une seule colonne de date, en plus de la configuration habituelle à deux colonnes de date. Dans un avenir proche, vous pourrez également joindre des fichiers aux tâches et avoir des discussions sur votre travail au même endroit.

À chaque lancement d’un nouvel affichage, nous vous fournissons davantage d’outils pour optimiser votre travail. Vous pouvez facilement passer d’un mode à l’autre et profiter de la flexibilité de travailler comme bon vous semble.

Aide instantanée : il suffit de demander à l’IA 

Depuis un an, l’IA générative est au cœur de notre mission : donner à chacun les moyens d’apporter des changements significatifs. Nous pensons que l’IA libère le potentiel d’utilisation de la plateforme Smartsheet pour :

• Résoudre les problèmes de l’entreprise : l’IA Smartsheet vous permet de rester concentré sur les résultats de l’entreprise sans vous soucier de la technologie.
• Accroître la productivité de l’équipe : l’IA Smartsheet permet de réduire le temps consacré à des tâches manuelles répétitives et de renforcer l’efficacité.
• Obtenir rapidement des informations : que vous soyez gestionnaire de portefeuille ou directeur de l’exploitation, vous obtiendrez des informations exploitables à partir des données de travail.

Nous vous présentons des outils d’IA conversationnelle qui comprennent vos besoins exprimés dans un langage courant et vous fournissent des informations sur les opérations. Les utilisateurs peuvent désormais exceller sans avoir besoin de formation avancée. Depuis leur déploiement, la moitié des forfaits Entreprise ont adopté les outils d’IA Smartsheet pour générer des formules, du texte et des diagrammes et métriques ad hoc. En juin dernier, nous avons lancé l’outil « Obtenir de l’aide avec l’IA » dans le cadre de notre pack d’assistance Premium qui aide les utilisateurs à trouver des réponses à leurs questions sur Smartsheet sans quitter leur flux de travail. 

« J’apprécie de n’avoir qu’à saisir ce que je recherche pour obtenir automatiquement les informations dont j’ai besoin à partir de mes données. Cela me permet de transmettre rapidement des chiffres à mon superviseur, sans avoir à créer une formule dédiée. » — Deborah L. Richardson du Centre médical Hitchcock de Dartmouth

Nous créons également des outils alimentés par l’IA pour résumer les conversations, créer des flux de travail de contenu automatisés et générer du texte de façon évolutive, réduisant ainsi le travail répétitif afin que vos équipes puissent en faire plus. De plus, nous facilitons la génération de formules et de diagrammes dans des portefeuilles de données entiers, offrant ainsi aux responsables et aux cadres un aperçu global du statut du travail, en posant des questions simples.

Gestion flexible et sécurisée des accès

Dans le paysage numérique dynamique actuel, les contrôles d’accès utilisateur doivent impérativement être sécurisés et précis. Pour renforcer la sécurité et alléger la charge de travail administratif, nous allons déployer deux nouvelles fonctionnalités au cours des prochains mois qui vous aideront à automatiser les rôles des utilisateurs et la gestion des accès, ainsi qu’à assurer un contrôle détaillé des ressources.

Ces améliorations peuvent considérablement faciliter des scénarios comme celui-ci : imaginez que Jade, chef de projet dans votre service financier, passe à un nouveau poste de responsable des opérations marketing. Dans le système actuel, vous devriez supprimer manuellement son accès à toutes les ressources financières et lui accorder l’accès aux ressources marketing. Le fournisseur d’identité (IdP) facilite la gestion des accès.

En définissant des rôles au sein de Smartsheet, tels que celui de chef de projet financier, vous pouvez attribuer des accès et des autorisations à des ressources Smartsheet spécifiques en fonction de ces postes, directement par l’intermédiaire de votre IdP. Si une personne change de poste, Smartsheet révoquera automatiquement l’accès aux ressources associées à l’ancien poste et accordera des autorisations pour le nouveau poste. Vous pouvez gérer tout cela de manière transparente grâce à votre IdP existant, pour des opérations plus sûres et plus fiables.

Pour un contrôle approfondi des ressources, nous lancerons un nouvel ensemble d’autorisations appelé Manager de façon itérative sur la plateforme. Il est conçu pour combler l’écart entre les rôles Éditeur (pouvant partager) et Administrateur dans les feuilles. Bon nombre de nos clients ont exprimé le besoin pour certains membres de l’équipe de disposer de davantage de fonctionnalités que le rôle Éditeur, comme masquer/afficher des colonnes, modifier les propriétés des colonnes de la feuille ou créer des demandes de flux de travail d’approbation automatisées. Ces personnes n’ont pas besoin d’un accès aussi complet que celui d’un Administrateur des ressources.

Le nouvel ensemble d’autorisations Manager atteint un équilibre parfait. Il offrira des autorisations essentielles pour le traitement avancé des données et la gestion de projet tout en réservant les contrôles administratifs et les configurations sensibles aux administrateurs.

Des informations plus détaillées sur les collaborateurs et les travaux

En juin, nous avons lancé une toute nouvelle façon d’analyser les données de vos ressources. Notre fonctionnalité de rapports avancés intègre les données de Resource Management directement dans les feuilles, ainsi que des rapports et des tableaux de bord prédéfinis. Vous pouvez désormais combiner vos données de ressources avec d’autres informations, telles que les coûts et les taux de facturation, pour calculer la rentabilité et créer des rapports personnalisés comptant plusieurs niveaux de regroupements, valeurs récapitulatives, tri personnalisé et colonnes. Les tableaux de bord préconçus sont fournis avec des diagrammes et des graphiques que vous pouvez modifier à votre guise. De plus, nous avons récemment amélioré l’affichage des capacités (accessible via l’onglet Planning) avec de nouvelles commandes. Ces dernières vous permettent de modéliser différents scénarios à l’aide de champs et de types de projets personnalisés pour choisir des combinaisons de ressources et d’investissements potentiels, et d’enregistrer ces modèles à des fins de comparaison rapide.

Fin juillet, nous avons déployé une fonctionnalité très demandée de connexion de phase avec des feuilles de projet pour nos clients du programme d’adoption anticipée. Cela vous permet d’attribuer, de suivre et de rendre compte des délais et des budgets pour des parties spécifiques de votre projet, ce qui vous offre plus de flexibilité et d’informations détaillées. Cette fonctionnalité sera disponible pour tous les clients d’ici fin octobre 2024. Nous facilitons également l’attribution des tâches en appliquant automatiquement une allocation par défaut des affectations. Ces améliorations s’appliquent à la fois au suivi de la charge de travail (inclus dans Affaire et supérieur) et au module complémentaire premium Resource Management by Smartsheet.

Nous voulons connaître vos idées de produits

Je pense vous avoir tout dit, mais peut-être avez-vous quelque chose à ajouter. Dites-nous ce que vous en pensez en soumettant vos commentaires et vos idées sur les produits ou en votant pour des idées partagées par vos pairs. Je me réjouis de vous voir lors de notre conférence client ENGAGE qui aura lieu du 8 au 10 octobre à Seattle pour évoquer ce qui est en cours d’élaboration au cours du prochain trimestre et au-delà !

Bien à vous, 
Ben Canning
Vice-président directeur en charge de l’expérience produits