Intégrations et modules complémentaires utiles pour les professionnels de la construction

Tandis que les bétonnières s’activent et que les marteaux sont à l’œuvre sur les chantiers de construction, les outils numériques optimisent les flux de travail et la gestion de projets des propriétaires, des architectes et des entrepreneurs, qui transforment les plans en structures abouties. Après tout, ces parties prenantes doivent peaufiner chaque détail, de la planification au suivi des matériaux, tout en collaborant avec les responsables de projets de construction tout au long du processus.

Les professionnels du secteur de la construction utilisent la plateforme d’exécution du travail Smartsheet ainsi que ses intégrations d’applications et modules complémentaires pour planifier, suivre et gérer leur travail au quotidien.

Qu’il s’agisse d’assurer la cohérence des données grâce à DataMesh, de recueillir des signatures numériques via DocuSign ou de stocker des fichiers en toute sécurité avec Egnyte, de nombreuses entreprises exploitent les fonctionnalités de Smartsheet pour s’affranchir des dossiers papier et opérer leur transformation numérique.

1. Maintenez la cohérence des données avec DataMesh

Certaines entreprises de construction utilisent DataMesh, un module complémentaire Premium de Smartsheet. DataMesh permet aux équipes de maintenir la cohérence des données d’une feuille à l’autre en repérant et en supprimant automatiquement les points de données en double, en créant des liens basés sur des valeurs de recherche spécifiques et en remplissant les cellules vides des feuilles à l’aide de valeurs connues, telles que des numéros de téléphone ou des adresses e-mail.

Qu’elle gère des projets de construction commerciale ou résidentielle, la clientèle de Smartsheet utilise DataMesh de nombreuses façons, de l’horodatage des dates d’achèvement de jalons au transfert d’informations clés depuis une feuille de recherche de terrain vers une feuille d’estimations architecturales active.

Le service RH d’une entreprise de construction basée en Californie utilise DataMesh pour déclencher son processus d’intégration. Le module complémentaire Premium transfère automatiquement les informations recueillies pendant la phase de recrutement vers la feuille de l’équipe RH afin d’alimenter les dossiers des employés.  Ce processus rationalise le processus de collecte de données, réduit le risque d’erreurs de saisie tout en permettant à l’équipe de récupérer le temps autrefois consacré à copier et coller des informations.

Téléchargez la fiche technique de DataMesh pour en savoir plus.

2. Partagez des données dynamiques et exactes avec Pivot App

Pivot App est un module complémentaire Premium qui permet aux équipes de résumer rapidement et d’actualiser dynamiquement les données enregistrées dans une feuille à l’aide de tableaux croisés dynamiques. Grâce au module complémentaire, les équipes peuvent tenir à jour les métriques clés, mettre en avant les informations importantes, et répondre et agir en fonction de l’évolution des besoins en matière de données.

Par exemple, un fabricant de matériel pour commerces de détail utilise conjointement Pivot App et Smartsheet Control Center pour gérer les projets de construction. Control Center lui permet intégrer les mesures clés de tous ses projets actifs dans une seule feuille de portefeuille pour suivre sa charge de travail. À partir de cette feuille, il utilise Pivot App afin d’établir des prévisions et de recenser les métriques pour les tableaux de bord Smartsheet destinés à la clientèle, offrant à cette dernière une meilleure visibilité sur la santé financière et l’avancée des projets.

Un cabinet d’architectes offrant des services complets de planification et de conception utilise également Pivot App pour élaborer des devis en collaboration avec sa clientèle. Lorsque celle-ci demande des actualisations concernant la conception d’une installation, le cabinet fait une estimation et utilise Pivot App afin de produire six types de rapports de coûts. La clientèle obtient ainsi une vue d’ensemble des coûts par niveau de priorité par installation ou service, une ventilation des coûts accessoires et plus encore, lui permettant de réagir et d’appliquer des mesures plus rapidement.

Consultez la fiche technique de Pivot App pour en savoir plus.

3. Protégez vos fichiers clés avec Egnyte, Google Drive et OneDrive

Les équipes de construction qui se détournent d’un système de classement papier utilisent généralement des applications et des plateformes sécurisées de stockage de fichiers et de documents. Afin d’aider les équipes ayant abandonné les supports papier à retrouver rapidement les documents et informations utiles à leur travail, Smartsheet se connecte à des applications de stockage de fichiers basées sur le cloud telles que Google Drive, Microsoft OneDrive et Egnyte. Ces intégrations Smartsheet sont très pratiques pour les bureaux d’études et les promoteurs immobiliers.

Les cabinets d’architectes créent des documents de conception et prennent des photos pour chaque projet de construction. Par exemple, une entreprise spécialisée dans la conception de devantures et de rayons de magasins utilise Egnyte comme référentiel pour toutes ses images, photos standard comme cartographies à 360 degrés.

Elle tire parti de l’intégration de l’application Egnyte pour joindre ces images aux bonnes lignes dans Smartsheet, afin que toutes les informations liées à chaque projet soient regroupées dans une seule feuille. Un autre cabinet d’architecture utilise l’intégration de Smartsheet avec Microsoft OneDrive pour gérer les documents liés à chacun de ses projets.

Un promoteur immobilier de Californie utilise quant à lui Google Drive pour stocker des photos de sites. Ses équipes gèrent leurs projets via Smartsheet et utilisent l’intégration Google Drive pour joindre des images utiles aux lignes concernées, leur permettant d’y accéder depuis l’application mobile Smartsheet lorsqu’elles se trouvent sur le terrain.

Pour ces trois entreprises, la centralisation des photos dans Smartsheet ajoute un contexte visuel à chaque projet. Certains bureaux d’études travaillant sur plusieurs centaines de projets à la fois, la possibilité d’envoyer rapidement des images à partir d’appareils mobiles, puis d’organiser et d’accéder à des photos de référence leur évite de fastidieuses recherches parmi des dossiers numériques dans leurs applications basées sur le cloud.

4. Recueillez des contrats signés dématérialisés avec DocuSign

Autre application intégrée, DocuSign aide les équipes de projets de construction à adopter la documentation numérique. Au lieu d’utiliser un système papier traditionnel pour leurs contrats et autres documents clés, les chefs de projet peuvent recueillir des documents électroniques signés à l’aide de listes de contacts dans Smartsheet.

Ils peuvent renseigner automatiquement et mapper les données des lignes aux documents envoyés aux parties prenantes, joindre des documents signés aux lignes et appliquer un modèle DocuSign aux processus reproductibles. Ces automatisations permettent aux parties prenantes d’examiner et de signer des documents encore plus rapidement, afin de reprendre leurs tâches plus urgentes.  

Grâce à l’utilisation conjointe de DocuSign et Smartsheet, une société de gestion de biens immobiliers a dit adieu à son système papier. Alors que le chef de projet devait autrefois se déplacer pour recueillir des signatures et approbations en personne, DocuSign et Smartsheet lui permettent de gagner du temps et de réduire les frais généraux liés au stockage de tous ces documents papier. Il peut ainsi se concentrer davantage sur l’efficacité des processus et continuer à impressionner son équipe de direction.