Modèle d’analyse des tâches
Utilisez ce modèle pour créer un rapport d’analyse de poste complet qui couvre les tâches et compétences essentielles, les exigences physiques, la formation nécessaire et d’autres exigences. Le modèle peut servir de point de départ pour créer votre propre formulaire personnalisé. Incluez des lignes de signature au bas du modèle si vous souhaitez documenter les dates d’approbation ou d’achèvement.
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Modèle simplifié d'analyse des tâches
Si vous devez effectuer une analyse de travail de base avec moins de détails que les modèles proposés ci-dessus, ce formulaire fournit un aperçu simple à suivre. Il peut être utile pour analyser des tâches moins complexes, créer des descriptions de poste simples, ou mettre à l’abri des informations d’une analyse plus approfondie dans un bref rapport de synthèse. Modifiez le formulaire pour inclure toutes les informations pertinentes pour le travail que vous analysez et l’objectif de l’analyse.
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Modèle d'analyse du poste de l'employé
Cette analyse des tâches est conçue pour permettre à un employé de répondre à des questions sur son travail, telles que les tâches et responsabilités, le temps passé sur diverses tâches, l’expérience requise et les personnes avec qui il communique (en interne ou en externe). D’autres questions peuvent concerner les compétences, les connaissances et les certifications requises pour le poste. Le modèle peut également être utilisé pour un format d’entretien dans lequel l’intervieweur pose des questions aux employés, discute des réponses, puis enregistre ces réponses.
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Modèle d’analyse de sécurité des tâches
Une analyse de la sécurité des tâches (JSA) permet d’identifier et de traiter les dangers potentiels qui pourraient résulter de diverses tâches. Sur ce modèle, enregistrez les tâches ou la séquence d’étapes impliquées dans un travail, les dangers potentiels et les mesures qui peuvent être prises pour contrôler ou éliminer les problèmes de sécurité. Ce modèle d’analyse des risques comprend également de l’espace pour répertorier l’équipement de protection individuelle nécessaire à l'exécution des tâches et des informations comme le lieu de travail, la date de l’analyse et le nom de la personne qui l’a réalisée.
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Feuille de calcul d’analyse des tâches
Ce modèle d’analyse des tâches comprend des échelles de notation permettant d’évaluer l’importance et la fréquence de diverses tâches. L’échelle d’importance varie de « non important » à « extrêmement important », et l’échelle de fréquence varie de « tous les quelques mois » à « plusieurs fois par heure ». Les deux facteurs peuvent également être marqués comme « non effectués », et vous pouvez modifier l’échelle en fonction d’un travail particulier. Organisez et analysez les tâches pour n’importe quel travail à l’aide de ce modèle simplifié.
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Analyse des tâches et des compétences
Analysez les tâches et les compétences pour mieux comprendre la relation entre les deux. Répertoriez les tâches de travail sur le côté gauche du modèle, ajoutez des compétences dans la partie supérieure du modèle, puis utilisez l’échelle de notation pour évaluer l’importance de chaque compétence pour une tâche donnée. Ce processus peut aider à éclairer la manière dont les tâches et les compétences essentielles sont liées.
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Avantages d'une analyse de poste
Chaque type d’analyse consiste à décomposer un tout en plusieurs parties afin de comprendre les relations entre les différentes parties. Élément important de la gestion des ressources humaines, l'analyse des tâches peut aider une entreprise à bien comprendre les responsabilités liées aux différents rôles, ce qui permet de rédiger des descriptions de poste plus précises, de proposer des supports de formation efficaces, d'avoir des attentes claires pour les employés et de prendre des décisions d’embauche éclairées.
Une analyse de poste peut également aider à s’assurer qu’un nouveau candidat à un poste possède les qualités essentielles et l’expérience requise et que l'échelon salarial pour un emploi est approprié. Une analyse de poste peut également être utilisée pour examiner comment un poste pourrait être amélioré en ajustant un processus ou un environnement de travail ou en déléguant des responsabilités.
Comprendre le processus d’analyse de poste
Il existe quelques méthodes pour effectuer le processus d’analyse de poste. Dans certains cas, un analyste peut observer un travail effectué et enregistrer ces observations. D’autres options comprennent des entretiens avec des employés ou des groupes sur les tâches qu’ils effectuent, de demander aux employés de remplir un questionnaire sur le profil du poste, ou de demander aux employés de tenir un registre quotidien des tâches effectuées. Des experts techniques ou des documents écrits liés à l’industrie ou aux normes de performance peuvent également être consultés afin de recueillir des informations sur les caractéristiques et les exigences d’un poste.
Le processus d’analyse des tâches de base consiste à recueillir des informations sur un travail, y compris une liste détaillée des tâches et des compétences connexes, puis à utiliser une échelle de notation pour déterminer la fréquence et l’importance de ces tâches requises. Une analyse des tâches est l’un des éléments d’une analyse de poste, mais elle peut également être effectuée séparément afin d’évaluer un processus de travail ou de mieux comprendre certaines tâches. Voici un exemple d’analyse de poste qui montre les tâches et les compétences connexes dans le but d’identifier les exigences auxquelles un nouvel employé doit répondre :
Les employés font toutes sortes d’activités tout au long d’une journée, et certaines tâches sont évidemment plus importantes que d’autres pour réussir leurs performances professionnelles. Si vous effectuez une analyse de poste pour déterminer quelles tâches sont essentielles à un travail, voici un aperçu des étapes que vous pouvez suivre :
- Répertoriez les tâches requises pour un poste.
- Évaluez chaque tâche en fonction de l’importance de la tâche et de sa fréquence de réalisation.
- Calculez la note moyenne pour chaque tâche, à l’exclusion de toutes celles qui ont été notées comme « non effectuées ».
- Déterminez les tâches essentielles au poste en n’incluant que celles qui atteignent un score moyen minimal. (Déterminez ce seuil en fonction du type d’échelle de notation utilisé dans l’analyse.)
- Utilisez le même processus pour identifier et évaluer les compétences afin de déterminer lesquelles sont essentielles au poste.
- Reliez les tâches critiques aux compétences critiques en fonction des compétences requises pour accomplir chaque tâche.
- Éliminez toutes les tâches et compétences qui ne sont pas liées.
Vous pouvez utiliser ce type d’analyse détaillée des tâches pour rationaliser les processus de travail et augmenter l’efficacité. Elle peut également révéler quelles activités et compétences doivent être évaluées plus loin que l’utilisation d’une échelle de notation de base. L’objectif principal d’une analyse de poste, que vous ayez l’intention d’embaucher un nouvel employé, d’appliquer des normes de sécurité ou d’évaluer une grille de rémunération, est de recueillir des informations sur le poste qui peuvent être analysées efficacement afin d’atteindre votre objectif.
Création d'un modèle d’analyse des tâches
Étant donné que le type de travail et l’objectif d’une analyse varient, il n’existe pas de modèle unique. Cependant, il existe des éléments similaires généralement inclus dans une analyse de poste. Voici une liste d’éléments que vous voudrez peut-être inclure en fonction du poste et de la raison pour laquelle vous effectuez une analyse :
- Les bases : des informations comme l’intitulé du poste, le département associé, le nom du superviseur et les noms des employés interrogés ou observés peuvent toutes être incluses comme informations d’identification. Vous voudrez peut-être également inclure la fourchette de salaire du poste.
- Synthèse de la portée du poste : un bref résumé de l’objectif et des responsabilités du poste fournit une vue d’ensemble et un contexte pour l’analyse.
- Liste des tâches : vous pouvez fournir une brève description de chaque tâche, en plus de la fréquence des tâches effectuées.
- Contacts professionnels : il peut s’agir des personnes contactées par la personne qui effectue le travail, ainsi que la raison et la fréquence des contacts afin de déterminer l’importance de la communication et les compétences requises.
- Autorité décisionnelle : vous pouvez inclure des informations sur la structure hiérarchique du poste, la supervision reçue, la marge de manœuvre de l’employé pour prendre des décisions importantes, et d’autres facteurs.
- Responsabilité de supervision : si le poste implique la supervision d’autres personnes, vous pouvez répertorier les noms de ces employés. C’est également l’occasion d’examiner le niveau de supervision et le type de direction du travail proposé.
- Effort physique : que le travail implique de rester assis pendant de longues périodes devant un ordinateur ou de faire du travail manuel, cette section permet de décrire les exigences physiques impliquées, y compris des informations détaillées sur les positions corporelles requises, comme se pencher, soulever ou travailler dans des espaces exigus.
- Outils utilisés : il peut s’agir d’un effort physique ainsi que d’une compétence, décrivant les outils et l’équipement utilisés dans le cadre du poste.
- Conditions de travail : cela s’applique à l’environnement de travail, y compris les considérations de sécurité, ainsi que l’exposition au bruit, aux vibrations, à la poussière ou aux fumées.
- Formation et expérience : cela comprend des exigences spécifiques en matière d’éducation ou de formation pour accomplir le travail, ainsi que le nombre d’années ou le type d’expérience requis.
- Compétences : les connaissances, les compétences et les capacités (KSA) sont souvent regroupées, ainsi que les compétences requises pour accomplir les tâches. Les compétences peuvent inclure l’utilisation de logiciels spécifiques ou la capacité de taper, de parler une certaine langue ou de communiquer efficacement par téléphone.
- Autres exigences : une section supplémentaire peut être nécessaire pour les exigences qui ne s’inscrivent pas parfaitement dans l’une des catégories ci-dessus, comme les voyages fréquents.
- Échelle de notation : une échelle de notation est généralement utilisée dans un formulaire d’analyse pour déterminer la fréquence et l’importance des tâches effectuées, des compétences utilisées ou des dangers rencontrés.
Une analyse de poste qui se concentre sur la création d’une description de poste ou l’embauche de la bonne personne peut également inclure des informations sur les qualités personnelles qui sont requises ou préférées, comme être axée sur les détails. La création d’un modèle organisé peut aider à standardiser les procédures, ce qui facilite la mise en œuvre et la répétition du processus d’analyse des tâches.
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