4EF rationalise son flux de travail et améliore son efficacité de 50 %

4EF fournit des services de conseil en technologie pour aider les fabricants à optimiser leurs opérations et à fonctionner plus efficacement. Basée aux Pays-Bas, l’entreprise crée des logiciels personnalisés pour intégrer la planification des ressources d’entreprise (ERP), la veille stratégique et les solutions d’hébergement en cloud afin de garantir que les clients tirent le meilleur parti de leurs investissements technologiques.

Les employés portent plusieurs casquettes : programmeur, chef de projets, spécialiste du marketing... Ils peuvent tout faire.

Pour comprendre les opérations de fabrication d’un client, les employés de 4EF passent des heures sur le site de l’usine. Avant de pouvoir créer une solution personnalisée, ils doivent d’abord identifier les divergences entre les objectifs stratégiques d’un client et ses opérations réelles.

« Notre entreprise comble l’écart entre ce que nos clients veulent avoir et ce qu’ils ont, » explique Maaik Meijerink, responsable de portefeuille de projets et consultante technique chez 4EF.

Combler cet écart prend du temps et implique de nombreuses tâches.

L’entreprise a dû faire face à un écart important de son côté. Les outils de gestion du travail actuels de 4EF rendaient la gestion efficace des projets difficile, sans parler de la croissance de l’entreprise.

Le personnel n’avait pas la capacité de suivre avec précision chaque aspect de son travail ou de partager ces informations avec les clients. Ils ne pouvaient pas non plus accéder aux informations concernant les heures réelles par rapport aux heures planifiées des travaux précédents, permettant de définir avec précision la portée des nouveaux projets. 

Les membres de l’équipe utilisaient Microsoft Excel pour la planification des projets et le suivi du temps, mais ils avaient besoin d’un moyen plus rapide et plus collaboratif de travailler. Ils voulaient un affichage clair de chaque projet, pour suivre et consulter les heures facturables et non facturables consacrées aux tâches individuelles.

Sans visibilité en temps réel sur le statut du projet, les décisions quotidiennes des membres de l’équipe ne pouvaient pas être éclairées. Ces actions, à leur tour, pouvaient avoir une incidence négative sur les calendriers des projets et provoquer des dépassements de budget, ce qui aurait eu un impact sur les relations avec les clients actuels et aurait réduit le travail futur.

Pour prendre le contrôle de leur activité, ces experts en efficacité avaient besoin d’une solution flexible pour soutenir leurs opérations quotidiennes et s’aligner sur leurs objectifs stratégiques.

Amélioration de l’efficacité et suivi des nombreux éléments en déplacement simultané

Comme la plupart des membres de l’équipe travaillent sur le terrain et que chaque projet comporte des centaines de tâches, 4EF avait besoin d’une solution d’exécution du travail fiable pour suivre les flux de travail et les ressources de ses projets dans toute l’entreprise.

Lorsque 4EF a découvert Smartsheet, l’entreprise a compris qu’elle pourrait optimiser le temps et les talents de son personnel en utilisant les solutions de gestion et d’automatisation du travail offertes par la plateforme. Les membres de l’équipe ont facilement déployé Smartsheet et ont rationalisé toute leur approche de planification des ressources et de génération de rapports de projet.

Par exemple, l’entreprise peut désormais comparer les heures planifiées aux heures réelles, à tout moment, pour n’importe quel projet. Grâce à cette fenêtre sur la progression de chaque tâche, les chefs de projets et les clients peuvent faire des ajustements progressifs et prendre des décisions plus éclairées.

« En un mois, nous avons acquis plus d’informations pertinentes que pendant toutes les années précédentes. Nous sommes plus efficaces en termes de coûts, de décisions stratégiques et de communication, aussi bien interne qu’externe. En fait, nous avons amélioré notre efficacité globale de 50 %. » déclare Mme Meijerink.

Transparence et communication améliorées avec les clients

4EF considère que sa capacité à partager des informations actualisées, organisées et complètes avec ses clients est le plus grand avantage de l’utilisation de Smartsheet. « Nos clients ont désormais un accès facile aux données, telles que le nombre d’heures consacrées aux différentes parties d’un projet, » explique Mme Meijerink.

La solution évolutive de Smartsheet s’intègre facilement aux outils existants de 4EF, notamment Microsoft Power BI, ce qui permet à l’entreprise de tirer le meilleur parti de ses investissements technologiques. Désormais, les employés peuvent travailler plus efficacement, ce qui leur permet de gagner du temps et d’économiser de l’argent.

« Notre équipe prend des notes dans Smartsheet, les attribue et partage les feuilles. Avec tout le contenu suivi, rassemblé et conservé là où il est censé l’être, quiconque disposant d’un accès peut immédiatement effectuer des actions dessus. Et nous ne devons saisir les informations qu’une seule fois. Outre cette amélioration de l’efficacité, la gestion de projets est devenue une partie importante de notre portefeuille de produits et nous procure un revenu supplémentaire estimé à 60 000 € par an. »

La nouvelle approche de l’entreprise a un effet d’entraînement sur toutes ses activités. Elle a permis de renforcer l’efficacité des membres de l’équipe 4EF à tel point qu’ils peuvent se concentrer sur des activités à valeur ajoutée pour contribuer à la croissance de l’entreprise.