Un distributeur mondial adopte Smartsheet pour la gestion de portefeuilles de projets et l’automatisation des flux de travail

ADI est l’un des principaux distributeurs mondiaux de produits de sécurité, d’audio et vidéo et basse tension destinés aux entrepreneurs agréés. L’entreprise s’engage à aider ses clients à se développer en leur donnant accès aux produits, aux services et à l’assistance dont ils ont besoin pour tirer parti de nouvelles opportunités. En outre, ADI cherche à renforcer sa présence dans le secteur en offrant à ses clients une expérience d’achat omnicanale transparente et de qualité. 

Pour y parvenir, ADI a entamé un processus de transformation numérique en réalisant d’importants investissements destinés à renforcer son empreinte numérique. Il s’agit notamment de mettre à jour sa plateforme de commerce électronique, ADI Digital Branch, et d’équiper ses équipes des derniers outils numériques, comme Smartsheet, afin d’accroître l’efficacité des ventes et de mieux satisfaire les clients. 

Dans le cadre de ce projet, l’une des difficultés rencontrées par ADI concernait l’aide à la gestion de projet pour toutes les initiatives qui se déroulaient simultanément dans l’entreprise. ADI avait besoin d’un outil qui permette aux chefs d’entreprise de gérer correctement les projets et d’automatiser les flux de travail dans toute l’organisation.

Une meilleure façon de relever les défis

Joe Loucks était conscient qu’ADI avait besoin d’une solution pour mieux gérer les difficultés liées à la gestion de projet qui se dressaient entre ADI et ses objectifs commerciaux. Il a exploré les possibilités d’un outil de gestion de portefeuille de projets à l’échelle de l’entreprise et a constaté qu’il n’avait pas à chercher bien loin. Il s’est avéré que d’autres services de Resideo, la société mère d’ADI, disposaient de licences pour Smartsheet et que ses utilisateurs en étaient très satisfaits. Rapidement, Joe Loucks l’a été aussi.

Comme il l’explique : « J’ai adoré le fait que Smartsheet ne soit pas codé, ce qui signifie qu’il pouvait être facilement utilisé par nos responsables commerciaux sans nécessiter l’intervention du service informatique. Le fait de partager des feuilles à des fins de collaboration sans avoir à payer des frais de licence supplémentaires juste pour mettre à jour une feuille était également une solution facile et rentable. »

La société a acheté Smartsheet Advance, l’offre premium de Smartsheet, qui comprend des fonctionnalités de travail dynamique adaptées aux entreprises pour permettre aux clients de travailler de façon évolutive. ADI a particulièrement apprécié les composants de Smartsheet Advance, notamment Control Center, Dynamic View et Salesforce Data Connection. 

« Nous avons apprécié que Smartsheet Advance soit une offre évolutive pour notre organisation mondiale », poursuit Joe Loucks. « De plus, nous avons apprécié qu’elle puisse continuer à accompagner notre activité au fur et à mesure de notre croissance. »

Une gestion de projet globale, au sein du service comme de l’entreprise

Grâce au Control Center et aux tableaux de bord Smartsheet, ADI a pu bénéficier d’un aperçu complet de la gestion de projet, des grands projets de transformation et d’investissement aux petits projets d’amélioration. Joe Loucks et ses collègues peuvent ajuster les Plans d’action de Smartsheet, en les adaptant à la taille nécessaire selon la portée de leurs projets. 

ADI utilise les tableaux de bord Smartsheet pour suivre le statut et le calendrier des projets, le budget, les éléments en suspens, les jalons et les risques, entre autres facteurs. Par exemple, Smartsheet offre au personnel des ressources humaines un moyen immédiat de suivre les progrès des employés en matière de certification dans le système de gestion de l’apprentissage de l’entreprise. Les informations sur les projets dans l’ensemble de l’entreprise remontent des services et des régions jusqu’au niveau mondial, alimentant la plateforme de gestion mondiale de l’entreprise, qui fonctionne également sur Smartsheet.

L’automatisation des flux de travail accélère les processus et les approbations

Au-delà de la gestion de portefeuilles de projets, ADI utilise Smartsheet pour l’automatisation des flux de travail. Par exemple, l’entreprise automatise et accélère les processus et les approbations nécessaires pour ajouter un nouveau compte client au système Salesforce CRM grâce au Salesforce Data Connection de Smartsheet. Cette technologie permet également de mettre à jour le pipeline commercial et de gérer le processus de retour des clients. 

Avec Smartsheet Data Mesh, ADI automatise les correspondances de données entre les feuilles, comme les identifiants et les adresses des employés, et met à jour et combine les données pour les rapports périodiques, comme les ajouts hebdomadaires à la liste des employés. 

Si ADI utilise Smartsheet pour mettre davantage de données à la disposition d’un plus grand nombre d’utilisateurs, elle l’utilise également pour filtrer les données afin de les valoriser et de les sécuriser. Par exemple, l’entreprise procède à une évaluation trimestrielle des talents à partir de laquelle elle élabore des plans de conservation des talents. Elle utilise Smartsheet Dynamic View (affichage dynamique) pour s’assurer que les responsables ne voient que les données des employés sous leur supervision, ce qui rend ces données pertinentes et contribue à les sécuriser. 

L’automatisation du flux de travail permet de gagner des centaines d’heures par an

Pour Joe Loucks, la fonctionnalité la plus inattendue de Smartsheet a été son efficacité en matière d’automatisation des flux de travail.

« Nous recherchions un outil de gestion de projet et Smartsheet est excellent pour cela », explique-t-il. « Mais nous avons rapidement constaté que nous pouvions utiliser Smartsheet pour automatiser les flux de travail et relancer la productivité dans l’entreprise. C’était extraordinaire pour nous. »

Joe Loucks estime que l’entreprise économise des centaines d’heures par an sur le « travail pénible », par exemple la mise à jour des rapports, qui est maintenant gérée par le flux de travail automatisé de Smartsheet. Par exemple, un processus de retour de produits qui était auparavant géré par trois personnes est maintenant géré plus efficacement par une seule personne grâce à l’automatisation de Smartsheet.

Les outils de collaboration permettent des réunions « moins nombreuses, plus courtes et plus efficaces »

En utilisant Smartsheet pour transmettre de manière proactive des informations et des actions aux employés d’ADI, la collaboration entre ces derniers s’est transformée en un processus beaucoup plus efficace et agile. 

Considérons les réunions, par exemple. Avant d’utiliser Smartsheet, les responsables envoyaient des rapports de stock hebdomadaires aux employés concernés par e-mail, avec des instructions pour examiner et traiter les problèmes de stock. Désormais, l’entreprise saisit ces informations dans Smartsheet, qui automatise les notifications, les escalades, les rappels et les affichages du tableau de bord pour les employés concernés. Les réunions pour examiner l’état des stocks et assigner les tâches ne sont plus nécessaires grâce au nouveau processus. Au lieu de cela, les employés viennent aux réunions consacrées aux stocks principalement pour traiter les exceptions.

« Nous utilisons Smartsheet pour collaborer de manière plus efficace, ce qui réduit le temps que nos équipes passent dans des réunions inutiles et leur permet de fonctionner plus efficacement », déclare Joe Loucks. « Désormais, les réunions sont moins nombreuses, plus courtes et plus efficaces. Elles permettent de faire avancer les projets, et non de faire l’appel et de passer en revue ce que tout le monde devrait déjà savoir. »

Loucks évoque ses réunions d’équipe hebdomadaires d’une demi-heure, dans lesquelles 20 minutes étaient consacrées à ce qu’il appelle la « comptabilité » et 10 minutes aux « choses importantes ». Aujourd’hui, ces proportions sont complètement inversées. 

Une meilleure expérience client accroît la satisfaction des clients

ADI utilise le temps qu’elle gagne avec Smartsheet pour améliorer l’expérience client. Par exemple, le processus de retour de produits basé sur Smartsheet fournit à l’équipe d’ADI des informations plus précises et opportunes concernant le retour demandé par un client, et lui permet de répondre rapidement à une demande du client ou de fournir les informations de manière proactive. De manière plus générale, Smartsheet libère du temps sur les processus manuels afin que l’équipe de vente puisse passer plus de temps à interagir avec les clients.

Joe Loucks et ses collègues partagent également des feuilles avec les clients. Cela permet des interactions et des collaborations plus fructueuses avec eux, et accroît la satisfaction des clients. « Je parle de Smartsheet tout le temps », affirme Joe Loucks. « Il nous aide, moi et l’entreprise, à mieux réussir, à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise. »

Les avantages qu’ADI tire de Smartsheet vont bien au-delà de l’expérience client. « Smartsheet est d’une importance capitale pour nous », explique-t-il. « En le déployant partout, nous favorisons l’automatisation, l’efficacité et la possibilité de faire plus avec moins. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.