Alpine Pacific Capital augmente le nombre d’opportunités de vente grâce à Smartsheet

Avec des bureaux à Orange County et à Seattle, Alpine Pacific Capital est une société de capital-investissement qui croît rapidement. L’entreprise sait que l’efficacité et la coordination sont essentielles pour une gestion réussie des flux transactionnels et des investissements.

Todd Marker, co-fondateur d’Alpine Pacific Capital, a plus de 10 ans de carrière dans le placement privé. Il a vu les solutions technologiques se succéder. Après avoir essayé Salesforce, OneNote et Microsoft Access pour coordonner les transactions et les vérifications préalables auprès des entreprises, il en a conclu que ces outils étaient trop complexes, trop peu ergonomiques ou trop peu adoptés pour être efficaces.

« Nous sommes aussi forts que notre maillon le plus faible. Si quelque chose est trop compliqué à apprendre et à conserver, tout tombe à l’eau. Chacun finit par gérer le flux de transactions et les vérifications préalables dans des feuilles de calcul », explique Jason Marker. « Rien n’est collaboratif ni efficace lorsque différentes versions de feuilles de calcul circulent partout. »

Lorsque son partenaire et lui ont lancé Alpine Pacific Capital en 2011, Jason Marker savait qu’il ne pouvait pas se permettre de commettre les mêmes erreurs. Il était essentiel de choisir un outil qui donnerait l’impression que les deux sites forment un seul bureau. En tant que petite entreprise aux ressources limitées, la solution technologique devait être suffisamment souple pour gérer de multiples fonctions, comme les opportunités de vente, les vérifications préalables, la gestion des sociétés du portefeuille et le budget.

Un outil unique qui convient à tous

Lorsque Jason Marker et son partenaire ont découvert Smartsheet, ils ont tout de suite su que c’était l’outil qu’il leur fallait pour gérer leurs activités. « Ce fut une décision rapide pour nous deux », déclare Jason Marker. « La familiarité de l’interface de la feuille de calcul associée aux actualisations en temps réel en faisait la solution idéale pour gérer nos opportunités de vente, procéder aux vérifications préalables et communiquer avec les sociétés de notre portefeuille. »

Et quand ils ont vu comment Smartsheet pouvait être utilisée pour toutes les autres opérations internes, l’affaire a été conclue. « Nous utilisons Smartsheet à la fois pour gérer nos affaires (au niveau de l’exploitation) et ce que nous faisons en tant qu’entreprise, à savoir s’associer aux équipes de direction, afin de créer de la valeur pour nos investisseurs. »

Rationaliser les opportunités de vente

Dans Smartsheet, Alpine Pacific gère le flux transactionnel, depuis l’introduction d’un investissement potentiel jusqu’à la réalisation d’une transaction. Cela commence par l’ensemble des étapes des vérifications commerciales, juridiques et financières et s’achève par la documentation juridique des transactions. L’équipe met en place des espaces de travail individuels dans Smartsheet pour chaque entreprise étudiée. Tout est bien organisé.

Gérer le flux des transactions

Les membres de l’équipe d’Alpine Pacific utilisent des voyants de couleur (RJV). Ces indicateurs visuels utiles montrent si une entreprise répond aux exigences d’investissement interne requises pour passer à l’étape suivante.

De plus, et le partage de fichiers et la collaboration dans le cloud permettent à l’entreprise de renseigner les feuilles de vérification préalables avec les sociétés de portefeuille potentielles. Une fois que les entreprises y ont accès, elles peuvent facilement rassembler toute la documentation requise, la télécharger en temps réel sur Smartsheet et utiliser une case à cocher pour indiquer qu’un élément est rempli. Pour Alpine Pacific, il est extrêmement utile de voir la feuille être modifiée et actualisée en temps réel.  

Toute autre information pertinente, quant à la tâche demandée, est détaillée dans les notes de discussion.

Alpine Pacific enregistre ses opportunités de vente et ses listes de contrôle sous forme de modèles. Maintenant, lorsque l’entreprise s’engage auprès de nouveaux prospects, elle n’a plus besoin de réinventer la roue : elle ouvre un modèle et commence à travailler. Moins de temps pour configurer l’outil, c’est plus de temps pour le travail auprès des clients.

« Toutes les équipes de direction auxquelles nous avons présenté Smartsheet ont immédiatement été séduites », affirme Jason Marker. « C’est tellement intuitif et simple d’utilisation. De plus, la progression est bien plus rapide et organisée qu’avec un simple partage de fichiers et échange d’e-mails. »

Des opérations internes rondement menées

En plus des feuilles et espaces de travail pour les entreprises à l’étude, Alpine Pacific dispose d’un espace de travail interne pour gérer tous les aspects des activités qui lui sont propres. Par exemple, l’entreprise utilise Smartsheet pour planifier son budget annuel, revoir ses prévisions le cas échéant et surveiller étroitement ses dépenses.  

La société utilise Smartsheet pour créer sa base de données d’investisseurs, avec des coordonnées organisées et accessibles à tout moment depuis n’importe quel appareil.

Smartsheet est un référentiel de documentation et de ressources clés. Sa « boîte à outils » contient tout, des modèles juridiques aux questionnaires à la clientèle, en passant par les plans trimestriels.

« En interne, nous n’avons jamais été aussi bien organisés, ni autant en mesure de tirer parti de nos années d’expérience. Bref, nous sommes plus efficaces », explique Jason Marker.

La responsabilisation comme moteur du succès

Les sociétés du portefeuille d’Alpine Pacific en bénéficient également. « Une fois que nous investissons dans une entreprise, nous encourageons fortement son personnel à utiliser Smartsheet pour gérer certaines fonctions de ses activités. Étant donné que plusieurs de ces feuilles sont partagées avec nous, il est intéressant de voir le changement de culture qui peut se produire lorsqu’un système de responsabilisation en temps réel est introduit », explique Jason Marker.