Aruba utilise Smartsheet pour atteindre les objectifs budgétaires, faire connaître les événements et renforcer la collaboration entre les équipes

Aruba, une entreprise de Hewlett Packard Enterprise (HPE), fournit des réseaux basés sur la mobilité à des millions de personnes qui utilisent chaque jour leurs appareils mobiles pour leur travail et leurs communications personnelles. Fournisseur leader de solutions de réseaux sans fil de nouvelle génération, Aruba offre aux plus grandes entreprises du monde une plateforme de services de périphérie sécurisée couvrant les campus, les succursales, les centres de données et les environnements de travail à distance.

Le service marketing mondial d’Aruba s’appuie sur Smartsheet pour centraliser les calendriers des réunions et des événements, gérer les projets et suivre les données budgétaires des campagnes de marketing. « Smartsheet nous offre un moyen transparent de normaliser toutes nos informations sur les événements et les budgets au sein de 12 équipes, chacune ayant ses propres calendriers et budgets », déclare Jody Robertson, responsable des opérations marketing mondiales chez Aruba. « Avec Smartsheet, nous avons une bien meilleure visibilité, ce qui nous permet de nous rapprocher de nos objectifs budgétaires. »

En tant que responsable des opérations budgétaires pour l’organisation marketing d’Aruba, Jody Robertson doit s’assurer que les dépenses combinées de ses équipes ne dépassent pas 1 % du budget annuel alloué à la publicité, au marketing et aux médias sociaux. « C’est l’un de nos principaux objectifs », explique-t-elle. « Nous devons également dépenser nos budgets marketing de manière qu’ils soient alignés sur nos objectifs commerciaux. » Cependant, avant Smartsheet, le suivi des chiffres budgétaires mis à jour était difficile, car les équipes marketing d’Aruba s’appuyaient sur une association de SharePoint et de feuilles de calcul Excel. « Toutes les données se trouvaient dans des outils et des emplacements disparates, et la visibilité des chiffres les plus récents était limitée. Il était donc difficile de suivre ces informations pour chaque équipe », affirme-t-elle. « Nous avions également besoin de donner à notre équipe de direction une meilleure visibilité des données. »

Aruba avait également besoin d’un meilleur moyen de partager les informations de calendrier entre les 12 équipes de marketing. « Auparavant, deux personnes approuvaient et publiaient les événements dans le calendrier, ce qui créait un goulot d’étranglement », précise Robertson. « Nous voulions que tous les propriétaires d’événements aient la possibilité d’apporter des modifications et des mises à jour à leurs événements directement, sans avoir à attendre que ces informations soient publiées. »

Une meilleure visibilité du budget pour les équipes marketing et les dirigeants 

Jody Robertson avait utilisé Smartsheet dans un précédent emploi. Elle a donc suggéré à Aruba de passer de SharePoint à Smartsheet pour la gestion de projets et le calendrier mondial des événements.

« J’avais déjà vu les avantages de Smartsheet, et je savais que c’était un excellent moyen pour tout le monde d’accéder aux mêmes données et de rassembler des rapports facilement », poursuit-elle. « Nous pouvons tout gérer en un seul endroit au lieu d’essayer d’extraire les données de différents outils. »

Les équipes marketing d’Aruba, tant au niveau mondial que régional, utilisent Smartsheet pour suivre et gérer leurs budgets. Chaque équipe utilise son propre espace de travail Smartsheet pour stocker les rapports et les feuilles de budget dans un endroit centralisé. « Chaque équipe dispose d’une feuille de budget pour gérer directement son budget, tout en me permettant de gérer le budget global et de suivre les dépenses pour l’ensemble de l’organisation », indique Jody Robertson. Chacune des 12 équipes peut accéder à un tableau de bord Smartsheet pour obtenir un résumé actualisé de toutes les données budgétaires, y compris les dépenses liées à la campagne ou les sommes dépensées auprès de fournisseurs spécifiques. 

Aruba dispose désormais d’une visibilité beaucoup plus approfondie des dépenses de marketing et du retour sur investissement. « Grâce à Smartsheet, nous pouvons consulter l’état actuel de nos budgets, ce qui signifie que nous pouvons nous rapprocher de notre objectif de 1 % et ne pas dépasser les dépenses », poursuit-elle. « Nous pouvons nous rapprocher beaucoup plus près de notre objectif budgétaire qu’auparavant. »

Des données normalisées dans quatre régions du monde 

Les 12 équipes marketing d’Aruba, réparties dans plusieurs régions, utilisent Smartsheet pour visualiser le même ensemble de données. Cette centralisation et cette normalisation aident toutes les équipes à réduire les erreurs lors de la mise à jour des projets et des budgets.

« Auparavant, il y avait des fautes de frappe et d’autres erreurs, et cela créait souvent des erreurs de données », indique Jody Robertson. « Smartsheet nous donne une source unique de vérité, ce qui réduit les erreurs. Et nous savons que le temps, c’est de l’argent. Cela nous fait gagner du temps dans la mise à jour et la correction des données, ce qui, nous le savons, nous fera économiser de l’argent. »

Aruba utilise également Smartsheet Control Center pour effectuer rapidement des mises à jour de projets et de budgets en un seul endroit et transmettre ces informations à différents espaces de travail. « Control Center a été essentiel pour nous, car il permet de faire évoluer nos espaces de travail à mesure qu’ils se développent, et de préserver la nature agile de notre entreprise », explique-t-elle. « Désormais, au lieu de procéder à des mises à jour manuelles, nous pouvons effectuer des mises à jour universelles en un seul endroit, ce qui simplifie le processus et permet de gagner du temps et de l’argent. »

Un aperçu global du calendrier pour mieux appréhender les événements

Grâce à l’application Agenda de Smartsheet, Aruba peut présenter une vue détaillée de centaines d’événements et d’activités de vente et de marketing à toutes les équipes marketing. Les employés du marketing utilisent un lien intégré à l’application Agenda dans SharePoint pour visualiser les données actualisées du calendrier. Ils peuvent également mettre à jour le calendrier eux-mêmes sans avoir à attendre qu’un membre désigné de l’équipe effectue l’action.

« Tout propriétaire d’événement peut ajouter ou modifier un événement dans l’application Agenda », confirme Jody Robertson. « Plus besoin d’attendre pour publier ces données. De plus, nous pouvons plus facilement catégoriser les données du calendrier grâce à des niveaux de filtrage personnalisés disponibles dans l’application. »

L’équipe de direction d’Aruba utilise les tableaux de bord de l’application Agenda pour mieux appréhender les activités et les événements en temps réel. « Notre équipe de direction a besoin de tout voir en un seul endroit pour mieux appréhender les événements régionaux ou mondiaux », indique-t-elle. « Elle peut désormais le faire grâce à Smartsheet. »

Une intégration qui favorise la collaboration 

En intégrant Smartsheet aux applications de communication, notamment Slack et Microsoft Teams, Aruba renforce la collaboration entre les différents groupes. « Nous pouvons publier différents rapports, tableaux de bord et feuilles intelligentes dans Teams afin que les gens puissent travailler directement dans Teams », déclare Jody Robertson. « Cela nous permet de mieux collaborer sur les projets. »

Cette intégration a également conduit à une collaboration accrue entre les équipes marketing d’Aruba et de HPE. Par exemple, les équipes d’Aruba et de HPE utilisaient auparavant leurs propres calendriers pour suivre les événements marketing.

« Nous n’avions pas une grande visibilité sur les événements de chacun, mais maintenant que nous avons tous adopté Smartsheet et créé nos propres rapports, nous avons une meilleure visibilité et nous comblons ce vide », affirme-t-elle. « L’application Agenda nous aide à travailler plus intelligemment. »

Robertson prévoit d’utiliser Smartsheet pour collaborer davantage avec les équipes marketing de HPE. À l’avenir, elle s’attend à utiliser l’outil pour ajouter de nouveaux cas d’utilisation et tirer parti des fonctionnalités avancées de Smartsheet. « Smartsheet rationalise nos processus et fournit la visibilité en temps réel dont nous avons besoin, tout en nous permettant de créer facilement des tableaux de bord pour notre direction », ajoute-t-elle. « Notre expérience avec la solution Smartsheet a été extrêmement positive : les gens l’adorent. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.