Brightview Senior Living rassemble ses 47 communautés avec des données en temps réel

Fondée en 1999, Brightview Senior Living a créé et gère près de 50 communautés de personnes âgées à travers les États-Unis. « Nos installations et nos programmes encouragent les résidents à rester actifs et en bonne santé » explique Tesh Patel, directeur des opérations commerciales. « Nous partons du principe qu’un lieu de travail agréable est un lieu de vie agréable. Nous nous efforçons donc d’offrir à nos 5 500 collaborateurs des outils, des opportunités et des encouragements pour développer et dynamiser leur carrière. »

À la recherche d’une solution évolutive et conviviale

À mesure que Brightview a évolué, l’entreprise a éprouvé des difficultés pour gérer son réseau de communautés et de collaborateurs dispersés. « Nous partageons diverses données avec des équipes internes et des clients externes, et les feuilles de calcul classiques nous empêchaient de contrôler pleinement et facilement l’accès. Chaque communauté utilisait de nombreux processus individuels disparates. Nous n’avions aucun moyen efficace de consolider toutes ces données. Il nous fallait donc une architecture plus évolutive pour assurer la continuité des activités » ajoute Tesh Patel.

Brightview s’est mise en quête d’une solution. 

« Nous voulions une plateforme facile à gérer ou à utiliser, nous permettant de répondre rapidement à un plus grand nombre d’utilisateurs, d’avoir une vue d’ensemble et de planifier efficacement notre feuille de route » explique Phyllis Collins, responsable PMO informatique chez Brightview. 

Pour y parvenir, Brightview recherchait un partenaire fiable capable de l’aider tout au long de ce parcours.

Exploitation du potentiel de Smartsheet

Brightview utilisait déjà Smartsheet depuis quelques années, et certains de ses processus opérationnels existaient déjà au sein de Smartsheet. L’entreprise a ensuite collaboré avec Invoka Consulting pour optimiser l’utilisation des applications Premium Smartsheet et les rendre plus efficaces et évolutives. Brightview a décidé d’utiliser Smartsheet pour effectuer un suivi des vaccins contre le COVID-19 et surveiller ainsi les vaccinations de ses résidents et de ses collaborateurs. « Pour suivre les données de chaque communauté, nous avions rapidement besoin d’un mécanisme permettant de recueillir une grande source de données dans un format cohérent » se souvient Mme Collins.

Control Center s’est imposée comme la solution la plus évidente, car elle permet de générer des vues similaires pour chaque communauté et de regrouper les données dans un seul rapport. « Cela nous a permis de découper nos données et de fournir des autorisations basées sur les rôles pour certaines feuilles. Nous avons pu facilement saisir des données et superviser l’ensemble de l’organisation en un coup d’œil grâce aux tableaux de bord des responsables » précise Mme Collins.

Grâce à la mise en œuvre de Data Shuttle, le long processus de migration des données, qui aurait duré quelques jours, a été considérablement optimisé pour ne prendre que quelques heures. Brightview a également utilisé l’application Pivot pour partager des rapports avec des tableaux de bord Power BI, rendant les informations plus accessibles. 

« Nous avons été impressionnés par la qualité de l’ensemble de la mise en œuvre. Nous avons également constaté des gains de temps et une amélioration de la visibilité et des résultats » ajoute Mme Collins.

Une visibilité qui stimule l’amélioration

Le projet suivant consistait en une solution de gestion de l’assurance qualité (AQ) et de la conformité vis-à-vis d’une série de réglementations étatiques et internes. « Ces réglementations changent au fil du temps, et nous devons mettre à jour nos enquêtes rapidement et de manière cohérente pour nous aligner sur les changements de réglementation » explique Tesh Patel. « Nous devons également évaluer chaque intervenant, du personnel des restaurants au service de santé et de bien-être, et leur communiquer les résultats de manière rationalisée afin qu’ils puissent s’améliorer en temps opportun. Effectuer ces tâches avec des feuilles de calcul standard était trop chronophage et imprécis. »

Brightview s’appuyait sur WorkApps pour offrir à ses équipes différents niveaux d’accès, permettant aux responsables de l’assurance qualité de modifier les scores de conformité dans différentes catégories et de fournir ainsi au reste de l’équipe un aperçu des données et des informations. 

« Grâce à des commentaires clairs et en temps réel, notre personnel peut rapidement cibler les points à améliorer et agir en conséquence » ajoute M. Patel. 

Brightview a utilisé Smartsheet Control Center pour mettre à jour facilement les changements de réglementation dans toutes les communautés. L’entreprise s’est également appuyée sur DataMesh pour contourner les limites techniques et l’application Pivot pour proposer de nouvelles métriques afin de créer des comparaisons pertinentes et d’identifier les nouvelles tendances.

Illuminer la journée de chaque personne

Brightview s’est ensuite appuyée sur Smartsheet pour créer et partager des instants inoubliables appelés « Bright Moments », du contenu décrivant divers événements de la vie des résidents, par exemple des concerts et les visites des petits-enfants. « De cette façon, nous pouvons facilement tenir leurs familles et leurs proches au courant, par le biais d’un bulletin d’information voire d’un message sur les réseaux sociaux » a déclaré Mme Collins.

Enfin, Brightview a décidé d’utiliser Smartsheet pour la planification du budget d’investissement. « L’ensemble de nos 47 sites auront besoin d’un entretien ou de rénovations dans les années à venir » explique Anup Patel. « Comment une personne peut-elle recueillir de manière réaliste toutes ces informations, les hiérarchiser et les transmettre sous forme d’un rapport aux actionnaires et aux dirigeants ? »

Aujourd’hui, au lieu de simples feuilles de calcul, Brightview recueille les données sur les besoins budgétaires à l’aide de formulaires Smartsheet et regroupe les envois grâce à Dynamic View. « De cette façon, nous obtenons une image claire sur cinq ans des besoins de nos communautés » précise Tesh Patel.

À la recherche de possibilités infinies

Suite à la mise en œuvre réussie, S. Collins reconnaît le mérite d’Invoka Consulting, partenaire de Brightview, qui a posé des bases solides. « Invoka a pris le temps de comprendre notre entreprise et de recommander des configurations » explique Mme Collins. « L’entreprise a formulé des recommandations de bonnes pratiques et s’est révélée être un partenaire solide. Leur connaissance du système est exceptionnelle. »

M. Patel a confirmé en déclarant : « Invoka nous a vraiment aidés à créer un processus très complet. Grâce à des formulaires, des tableaux de bord et des rapports, nous avons mis en place un processus d’investissement beaucoup plus transparent. Cela a considérablement facilité la planification budgétaire cette année par rapport aux années précédentes. Notre transformation a été spectaculaire. »

Aujourd’hui, Brightview envisage de gérer les projets demandés au sein de Smartsheet, pour plus de transparence à l’échelle de l’organisation. « Nous envisageons même de prédire automatiquement quand les communautés peuvent s’attendre à ce que les projets soient mis en œuvre » a souligné Mme Collins.