La ville de Minneapolis accélère l’accessibilité numérique et réduit de moitié le temps qu’elle consacre à ses tâches administratives en utilisant Smartsheet pour traiter les autorisations liées aux événements

Minneapolis est une ville en pleine croissance qui compte plus de 425 000 habitants. Elle est située dans le Minnesota, au bord du fleuve Mississippi. La ville fait partie de Twin Cities, une vaste zone métropolitaine de 3,69 millions d’habitants.

Chaque année, Minneapolis accueille des milliers de concerts, fêtes, services religieux, manifestations et autres événements en plein air. Chaque événement nécessite une autorisation de diffusion de son amplifié en extérieur afin de se conformer à la loi de l’État, qui limite le bruit entre 7 h et 22 h. Pendant de nombreuses années, la ville a utilisé une méthode manuelle et fastidieuse pour traiter chaque formulaire. Les employés municipaux recevaient des formulaires d’autorisation au format PDF ou des documents imprimés remis par les clients, qu’ils devaient ensuite saisir manuellement dans le système de gestion de la ville (« Enterprise Land Management System » ou ELMS). Les employés devaient ensuite appeler chaque client pour obtenir les données des paiements par carte de crédit ou les informations manquantes, et passaient souvent beaucoup de temps à obtenir les renseignements nécessaires. « Tout ce processus était inefficace », explique Scott Gehrig, analyste des processus métier et des données pour la ville de Minneapolis. « Bien souvent, les clients ne répondaient pas et nous devions donc passer du temps à les rappeler. De plus, bon nombre des demandes n’étaient pas claires. La description de l’événement indiquait simplement l’heure à laquelle le son serait amplifié, sans donner de détails sur le matériel utilisé. »

La ville a également été confrontée à des difficultés concernant les autorisations des sponsors d’événements alimentaires, qui sont requises pour chaque événement servant des aliments. « Nous utilisions un processus manuel similaire pour recevoir les autorisations et saisir les informations dans une autre application, avant de les envoyer par e-mail aux inspecteurs sanitaires avant l’événement », explique Scott Gehrig. « Nous traitions des demandes d’autorisation d’événements alimentaires en format papier qui s’empilaient tous les six mois sur une hauteur d’environ 60 centimètres. Il était clair que nous avions besoin d’une méthode plus automatisée pour gérer ces autorisations. »

Utiliser Smartsheet pour simplifier le traitement des autorisations

M. Gehrig connaissait bien Smartsheet depuis qu’il avait travaillé dans un autre département municipal, c’est pourquoi il a décidé d’utiliser cet outil pour gérer le traitement des autorisations de diffusion de son amplifié en extérieur et des sponsors d’événements alimentaires de la ville. « Smartsheet excellant dans la centralisation et la rationalisation des projets et des processus, je savais que cette solution était la bonne », explique-t-il.

La ville utilise maintenant Smartsheet pour suivre toutes les demandes d’autorisation de diffusion de son amplifié en extérieur et des sponsors d’événements alimentaires. 

« Nous avons mis les formulaires de demande d’autorisation [Smartsheet] sur notre site Web, où les clients peuvent les remplir. Les données affluent automatiquement vers Smartsheet », explique M. Gehrig. « Cela nous évite d’envoyer et de recevoir manuellement des e-mails et des demandes. » 

La ville utilise l’outil de création de documents de Smartsheet pour générer automatiquement des documents d’autorisation à l’aide de données issues de PDF, Smartsheet et DocuSign, qui contiennent les données des cartes de crédit et les signatures numériques des clients. Notre outil de création de documents génère un document chaque fois qu’un client soumet une demande d’autorisation via le site Web. 

« L’outil de création de documents de Smartsheet change complètement la donne pour nous. Il automatise l’ensemble du processus, et nous n’avons plus besoin de courir derrière les clients pour traiter les paiements des frais d’autorisation par carte de crédit », indique Scott Gehrig.

Les flux de travail automatisés dans Smartsheet alertent les employés municipaux lorsqu’une nouvelle demande a été soumise. En outre, ils envoient des notifications aux commissariats de police une semaine avant un événement en extérieur, afin que les employés municipaux n’aient pas à passer du temps à envoyer des e-mails détaillant l’événement. La ville utilise le Calendar App de Smartsheet pour visualiser facilement tous les événements lors desquels du son amplifié est diffusé en extérieur et tous les événements alimentaires qui doivent être contrôlés par les inspecteurs du département de la Santé. Ces derniers peuvent signer numériquement les formulaires d’inspection et les autorisations, les données étant automatiquement saisies dans Smartsheet.

De plus, Minneapolis s’appuie sur les tableaux de bord de Smartsheet pour obtenir des vues rapides sur l’état des demandes et autorisations saisonnières de diffusion de son amplifié. La ville utilise également des tableaux de bord pour afficher des informations mises à jour sur les contrats, afin que les responsables politiques de la ville puissent suivre de près les budgets pour ces événements.

Traitement automatisé de 400 à 500 autorisations par an

À l’aide de Smartsheet, la ville de Minneapolis a entièrement automatisé ses méthodes de réception et d’approbation des autorisations. Désormais, une équipe de quatre personnes peut facilement traiter chaque année entre 400 et 500 autorisations de diffusion de son amplifié et 400 autorisations d’événements alimentaires. « En ce qui concerne les autorisations des sponsors d’événements alimentaires, deux demandes doivent être traitées : une demande pour l’événement, qui fait 12 pages, et une demande à court terme, qui fait 11 pages. N’importe quel événement alimentaire en plein air peut faire l’objet de plus de 50 demandes à court terme de la part de différents vendeurs de nourriture, raison pour laquelle nous devons traiter des centaines de pages sous format papier. Désormais, tout cela se fait électroniquement dans Smartsheet. »

Scott Gehrig et son équipe traitent également les contrats d’événements automatiquement dans Smartsheet, ce qui élimine le travail manuel de mise à jour des contrats dans différentes feuilles de calcul. « Nous gérons plus de 150 millions de dollars de contrats en cours dans Smartsheet », explique M. Gehrig. « Dorénavant, nous pouvons suivre facilement chaque contrat. »

50 % de temps en moins consacré à la gestion des demandes

Grâce à l’automatisation dans Smartsheet, la ville de Minneapolis ne perd pas de temps à collecter et à saisir manuellement les données dans son application ELMS à partir d’un fichier PDF ou d’un e-mail. « Nous gagnons au moins 50 % du temps consacré au traitement d’une demande en effectuant toutes les tâches dans Smartsheet », explique Scott Gehrig. L’automatisation ayant simplifié la vérification des autorisations, toutes les autorisations de diffusion de son amplifié en extérieur sont approuvées avant les dates des événements. « Nous n’avons plus de demandes qui n’ont pas pu obtenir une autorisation faute d’avoir pu les traiter à temps », explique M. Gehrig. La ville utilise également les demandes d’actualisation de Smartsheet pour demander automatiquement des mises à jour lorsqu’un employé affecte une tâche. « Auparavant, nous devions envoyer un e-mail à quelqu’un pour lui demander de mettre à jour une saisie. Les demandes d’actualisation de Smartsheet ont automatisé ce processus, ce qui nous fait gagner du temps. »

La ville réalisera des économies de temps supplémentaires grâce à l’utilisation des outils d’intelligence artificielle (IA) de Smartsheet, que Scott Gehrig utilise pour générer des formules et du texte. 

« Grâce aux outils d’IA de Smartsheet, il a été facile de créer des formules dans des feuilles pour marquer les dates d’échéance des projets sur ma liste de projets », explique M. Gehrig. « Grâce à la fonction de texte, je peux rapidement indiquer ce dont j’ai besoin et demander à l’outil de générer du texte, ce qui me permet de gagner du temps. »

Simplification de la conformité à la législation sur l’accessibilité 

En utilisant Smartsheet pour gérer le processus d’autorisation, la ville de Minneapolis peut plus facilement se conformer à la législation fédérale récemment adoptée sur l’accessibilité numérique, qui exige que les gouvernements des États et des collectivités locales rendent les sites Web et les applications mobiles accessibles aux personnes handicapées. « Nous serons prêts à nous conformer à cette législation lorsqu’elle entrera en vigueur, car Smartsheet facilite grandement la saisie des détails de l’événement sur notre page Web. Le formulaire est directement intégré à la page. »

Dans un avenir proche, la ville s’attend à ce que d’autres services utilisent Smartsheet pour automatiser les traitements manuels des autorisations. « Smartsheet a vraiment transformé notre façon de travailler », affirme M. Gehrig. « Nous sommes impatients de voir comment nous pouvons l’utiliser pour accroître notre efficacité dans d’autres domaines. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.