EMyth fait appel à Smartsheet pour l’aider à transformer son activité

Comment une entreprise repense-t-elle qui elle est et ce qu’elle représente ?  Comment se reconstruit-elle ensuite avec ce nouvel objectif ? Une société d’accompagnement d’entreprise s’est posé ces questions au cours de l’année écoulée, et a agi en fonction de ce qu’elle a découvert. Et Smartsheet a été au cœur de sa transformation. 

EMyth est une société d’accompagnement d’entreprise qui existe depuis 40 ans et qui est née de la série de livres à succès EMyth (Entrepreneurial Myth ou Le mythe de l’entrepreneur). Au fil des ans, EMyth a travaillé avec plus de 70 000 entreprises dans 145 pays. En réorganisant les anciennes structures de la société et en procédant à une évaluation critique de l’entreprise, il a été déterminé que les systèmes technologiques en place avaient clairement besoin d’être mis à jour.

Ce qui devait être une mise à niveau rapide des systèmes s’est transformé en une opportunité de réimaginer l’entreprise dans son ensemble.  

La décision de transformer l’entreprise

Les projets et les tâches entourant les remaniements nécessaires des systèmes et la réimagination de l’entreprise étaient de grande envergure et touchaient tous les services. « Les systèmes que nous avions en place pour la gestion des projets étaient limités », explique Kelly Hay, chef de projet EMyth. « Nous dépendions d’Excel pour suivre nos projets et nos tâches. De ce fait, nous ne pouvions pas afficher facilement les calendriers des projets et nous perdions des heures en réunion à essayer de suivre les changements. »

Pour vraiment réussir, EMyth avait besoin d’un leader capable de gérer de près tous les changements en cours dans l’entreprise.

Jackie Sangster, responsable de la gestion des programmes d’EMyth, a rejoint l’équipe EMyth en avril 2012. « Ma toute première mission a été de trouver le logiciel de gestion de projet parfait pour ce que nous faisions et de le présenter à l’équipe. Je voulais développer des systèmes permettant de suivre les progrès de manière cohérente et collaborative et de progresser de manière dynamique vers nos objectifs. »  

« Une fois que j’ai trouvé Smartsheet, j’ai eu le sentiment que c’était la solution idéale pour nous.  Lorsque notre responsable informatique a mentionné l’intégration de Google et le fait que nous allions bientôt passer à Google Apps, il n’y avait pas d’autre concurrent », explique Jackie Sangster.

La transformation collaborative prend forme dans le cloud

Jackie Sangster et EMyth gèrent désormais sept flux de travail dans Smartsheet qui représentent le cœur de la transformation globale de l’entreprise :

• Planification de la transition : la transition d’une série d’anciens processus de formation d’EMyth vers de nouveaux processus n’est pas une mince affaire, et chaque détail est suivi dans Smartsheet. Les diagrammes de Gantt permettent à tous les membres de l’entreprise de visualiser facilement la progression de cette transition.
• Nouvelle image de marque de l’entreprise : la nouvelle approche d’EMyth se reflète dans sa nouvelle image de marque. Jackie Sangster et son équipe utilisent des pièces jointes pour que toutes les ressources impliquées dans ce processus soient organisées et faciles à trouver, et archivées avec la chronologie du projet.
• Projets vidéo : de nouvelles vidéos relatent l’histoire fascinante des clients d’EMyth et de leur propre parcours au cours de l’année dernière. La création de ces vidéos, du storyboarding aux étapes finales du rendu, est suivie et documentée dans Smartsheet.
• Développement et refonte du site Web : les idées, les remarques, les contrats, les images et les calendriers pour le nouveau site Web d’EMyth sont tous suivis dans un emplacement central.
• Développement du contenu : une autre caractéristique essentielle de la nouvelle image d’EMyth est son nouveau système de livraison de produits, qui élargit la variété des services que la société est en mesure d’offrir à ses clients. Chaque phase de développement de ce nouveau système est suivie dans Smartsheet.
• Livraison des produits : EMyth a également réévalué les options dont disposent ses clients pour accéder à ses services d’accompagnement et propose désormais un accompagnement complet en ligne. Smartsheet est utilisé pour suivre chacun de ces nouveaux développements de produits et coordonner leur livraison.  
• Ressources humaines : EMyth utilise Smartsheet pour gérer le recrutement et la formation de son réseau d’encadrement en expansion, du recrutement des nouveaux membres du personnel aux calendriers et aux étapes de formation.  

Smartsheet et Google assurent la continuité du système

Outre les flux de travail de Jackie Sangster, le service informatique d’EMyth utilise Smartsheet pour planifier et gérer toutes les migrations de ses systèmes, et plus récemment sa transition d’Outlook à Gmail.  

L’adoption de Smartsheet n’était qu’une partie de la migration d’EMyth vers le cloud. En plus de Gmail, les équipes utilisent désormais Google Docs et Google Drive. 

« Chaque tâche importante attribuée dans la feuille a un Google Doc connecté qui reprend les exigences ou les objectifs. Chaque partie prenante connaît désormais le contexte du projet », explique Jackie Sangster.  

Des heures de travail économisées pour reconstruire l’ensemble

« Avec Smartsheet, tout est simplement connecté », déclare Jackie Sangster. « La continuité systémique interne que ces systèmes basés sur le cloud ont engendrée est exactement ce dont EMyth avait besoin alors que nous entreprenions de réinventer notre entreprise. »

Avec Smartsheet et Google fonctionnant ensemble de manière transparente, la communication et les retours d’expérience sont plus efficaces. Jackie Sangster estime même que les équipes vont économiser environ 2 000 heures de réunions cette année. « Tout le monde a désormais la capacité de collaborer. J’ai assisté à un bouleversement chez EMyth. Il y a une véritable adhésion à la gestion des projets. »

« Notre département informatique a totalement changé, grâce à Smartsheet et Google Apps », constate Ben Ostergaard, directeur des opérations d’EMyth. « Nous avons découvert que ce n’est pas parce que vous disposez d’une technologie que vous savez nécessairement comment faire votre travail. Smartsheet et Google Apps permettent à la technologie de s’effacer pour que nous puissions accomplir notre travail. Ils favorisent l’autoresponsabilité ; les employés sont en mesure d’assumer la responsabilité de leur propre utilisation de la technologie.  L’époque de la maintenance informatique et de la résolution des crises est révolue. Nous disposons des ressources nécessaires pour réfléchir à ce qui est possible et non plus seulement à ce qui est possible "maintenant". »  

« Smartsheet a joué un rôle essentiel dans le suivi de la progression de la transformation globale de notre entreprise », affirme Tricia Huebner, vice-présidente du développement commercial chez EMyth. « Nous pouvons tenir notre promesse d’innovation et de pensée progressive à nos clients d’une toute nouvelle manière. Smartsheet et Google ont redonné à EMyth du temps et de l’argent à investir dans le développement de plus de produits et de programmes pour servir nos clients afin qu’ils puissent créer des entreprises durables et rentables qui constituent la base de notre économie. »