Flowserve utilise Smartsheet pour obtenir une meilleure visibilité sur les processus de production, livrer les produits aux clients plus rapidement et être plus proactive

Des entreprises du monde entier font confiance aux solutions de contrôle d’écoulement des fluides de Flowserve pour prendre en charge leurs applications les plus critiques. Fondée en 1997, Flowserve fabrique et entretient plus de 100 modèles de pompes et une gamme de produits de vannes et de joints. « Nous créons et entretenons les produits qui aident à déplacer les liquides et les gaz pour les clients de tous les secteurs », explique Matt Wagner, ingénieur de projet chez Flowserve. Par exemple, Flowserve a créé des pompes pour faire refluer l’eau vers la mer après l’ouragan Katrina, et a fabriqué les joints permettant de protéger le vaccin Pfizer employé contre la COVID-19.

Plusieurs équipes de gestion de projets de Flowserve font confiance au logiciel de Smartsheet pour gérer des projets, superviser des tâches urgentes, planifier des calendriers de production et fournir aux dirigeants des données à jour sur les projets. « Grâce à Smartsheet, nos processus sont beaucoup plus efficaces », déclare M. Wagner.

La stratégie d’entreprise de Flowserve est basée sur trois D : décarbonation, diversification et digitalisation. « Tout comme notre entreprise, un grand nombre de nos clients sont confrontés à la transition énergétique. Ces trois D nous permettent d’améliorer nos pratiques métier et de favoriser l’innovation, tout en apportant plus rapidement des produits aux clients », précise M. Wagner. Flowserve a parfois rencontré des difficultés avec le troisième D (la digitalisation), car cette entreprise utilisait des procédures manuelles sources d’erreurs pour la communication et la collaboration en interne. « La conception et la création de nos vannes peuvent être très complexes, et nécessiter beaucoup de communication entre les différentes équipes et personnes », poursuit M. Wagner. « Notre effectif est réparti sur de nombreux sites, et, auparavant, nous utilisions des documents papier, des feuilles de calcul et des e-mails pour collaborer sur les produits. Ces techniques traditionnelles ne fournissaient pas toujours les informations les plus précises et à jour, en particulier pour la gestion des changements dans un projet. »

Flowserve avait également besoin de meilleurs outils de communication en raison de l’essor du télétravail. « Nous avions besoin d’une meilleure collaboration pour faire face à la pandémie et mieux travailler à distance avec nos équipes de technologie du monde entier », explique M. Wagner. « Nous utilisions des e-mails et des fichiers numérisés, mais dans de nombreux cas, les informations n’étaient pas cohérentes ni précises. »

Intégration des informations sur le montage des vannes et les commandes avec Smartsheet

Chez Flowserve, plusieurs équipes avaient déjà utilisé Smartsheet, et M. Wagner souhaitait étendre cette solution à l’équipe chargée des pièces de rechange pour les vannes de régulation et les pompes. « Je me suis renseigné sur différentes solutions, mais Smartsheet sortait vraiment du lot en matière de personnalisation et de fonctionnalités », témoigne-t-il. Après avoir choisi Smartsheet, M. Wagner a créé un système de transmission des commandes, afin de rationaliser le flux de travail sur le site de production. « En utilisant Smartsheet, j’ai créé une feuille principale connectant des tableaux de bord propres à chaque service. L’automatisation permet d’optimiser facilement le flux d’information entre plusieurs feuilles et fonctions opérationnelles, notamment pour l’ingénierie d’affaires et la création de montage de vanne virtuel », détaille M. Wagner.

Désormais, l’équipe des vannes de régulation utilise Smartsheet pour suivre le processus de gestion des commandes dès qu’une nouvelle commande atteint le site de production. « Certaines de nos feuilles comptent plus de 50 flux de travail automatisés, elles sont donc très complètes », ajoute M. Wagner. La solution Smartsheet contient également des notifications de rappel pour les employés impliqués dans différentes étapes du processus de commande, ce qui permet de meilleurs délais de livraison.

Auparavant, les employés du service des vannes de régulation effectuaient le suivi des processus avec des notes manuscrites et des e-mails, ce qui était inefficace et produisait des données imprécises. « Il y avait beaucoup de temps perdu », se souvient M. Wagner. « Smartsheet a résolu ce problème en standardisant les informations et les processus. Tout est devenu beaucoup plus cohérent et précis : nous pouvons ainsi collaborer plus facilement et, en cas de problèmes, mettre à jour le processus pour les solutionner. » Flowserve utilise également un tableau de bord de gestion des projets Smartsheet pour afficher l’allocation des ressources.

Par ailleurs, les employés du site dédié aux pièces de rechange pour les pompes utilisent l’application mobile Smartsheet, afin de bénéficier d’un accès en temps réel aux données d’expédition et de réception. « Ces employés peuvent utiliser leur application mobile sur leur téléphone pour entrer des données dans le journal des expéditions et des réceptions : cela déclenche alors une notification, afin d’informer des employés précis de l’arrivée d’une pompe nécessitant des réparations », décrit M. Wagner. « En fait, les employés photographient tout simplement la pompe dans l’application mobile, et ils l’ajoutent directement à un formulaire Smartsheet. »

Temps de cycle réduit et livraison de produits plus rapide

Flowserve a également étendu son utilisation de Smartsheet pour gérer un processus essentiel : la réparation de pompe et la production de rapport. « Chaque fois que nous devons réparer une pompe, nous commençons par la démonter pour identifier le problème. Nous coordonnons ensuite le processus de réparation avec le client. La réparation complète peut être très complexe et varier considérablement, selon le type de pompe », explique M. Wagner. « Nos deux éléments livrables sont la pompe réparée et un rapport détaillant les réparations que nous avons effectuées. Certains de ces rapports peuvent compter plus de 50 pages, et nous utilisons désormais Smartsheet pour gérer le processus de création des rapports. »

En utilisant l’automatisation, Flowserve a pu favoriser la standardisation des processus et la responsabilisation des collaborateurs. La société a ainsi réduit de 50 jours le cycle pour les rapports de réparation et amélioré les délais de livraison de 8 %.

Une approche plus proactive

Grâce aux informations provenant de Smartsheet, Flowserve peut résoudre des problèmes de fabrication de vannes avec plus de proactivité. Par exemple, l’entreprise bénéficie d’une meilleure visibilité des goulets d’étranglement dans la fabrication, car, désormais, elle peut facilement mesurer les délais de livraison pour chaque étape du processus.

« Nous pouvons effectuer un suivi des métriques et améliorer les processus plus facilement, grâce à cette meilleure visibilité », assure M. Wagner. « Nous sommes en mesure de comparer des informations, ce qui n’était pas possible auparavant, et cela nous aide certainement à être plus proactifs. »

Flowserve utilise également Smartsheet pour suivre certaines erreurs précises, identifiées au cours du processus de montage de vanne virtuel, qui fait partie du travail de transformation digitale de l’entreprise.

« Nous avons catégorisé et quantifié les erreurs en suivant les données historiques dans Smartsheet. Les erreurs ainsi identifiées nous ont permis d’atteindre environ 80 000 $ d’économies jusqu’à présent », précise M. Wagner. « Nous ne pouvions pas accéder à ce type d’informations avant de mettre en place le système Smartsheet. »

Flowserve continue d’observer une forte adoption de Smartsheet dans d’autres domaines de son activité. « L’utilisation de Smartsheet s’étend dans l’ensemble de notre entreprise à une rapidité que je n’avais pas prévue », s’exclame M. Wagner. « Cette application est tellement simple et personnalisable, elle pourrait être utile partout, pour améliorer n’importe quel processus. J’ai eu l’occasion de former une partie de notre équipe d’assistance technique mondiale à l’utilisation de la plate-forme Smartsheet, et je continue d’identifier des moyens de mettre en œuvre les solutions Smartsheet dans l’ensemble de l’organisation Flowserve.

Pour plus d’informations sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.