Forterra améliore son efficacité opérationnelle grâce à une visibilité des projets à l’échelle de l’entreprise
Forterra s’est rendu compte que ses équipes de projet travaillant dans des domaines différents ne délivraient pas leurs projets et rapports sur ceux-ci de la même manière, ce qui avait une incidence sur le déroulement et le calendrier des projets. Forterra a compris que la solution consistait à mettre en place un bureau de gestion de projet (BGP) rassemblant tout le contenu nécessaire et normalisant les processus quotidiens.
« L’ensemble d’outils que l’équipe a livré avec Smartsheet a fourni une visibilité dans un format pratique à consulter, qui peut être facilement adapté aux différentes parties prenantes. »
Directeur informatique chez Forterra
Où que vous soyez au Royaume-Uni, il y a de fortes chances pour que vous vous trouviez à proximité d’un bâtiment construit avec des briques, des blocs ou des produits en argile ou en béton Forterra sur mesure. L’histoire de l’entreprise spécialisée dans la fabrication de produits de construction remonte au 19e siècle. Au 21e siècle, Forterra continue toujours d’innover en matière de construction.
Dans ce secteur d’activité, l’efficacité est cruciale. Mais Forterra s’est rendu compte que ses équipes de projet travaillant dans des domaines différents ne délivraient pas leurs projets et rapports sur ceux-ci de la même manière, ce qui avait une incidence sur le déroulement et le calendrier des projets. Forterra a compris que la solution consistait à mettre en place un bureau de gestion de projet (BGP) rassemblant tout le contenu nécessaire et normalisant les processus quotidiens. Pour réussir, le BGP avait besoin d’outils accessibles à tous les membres de l’équipe, offrant une visibilité de la progression des projets au niveau du portefeuille et utilisables à l’échelle de l’entreprise. En bref, une solution robuste pour la gestion de bout en bout du portefeuille de projets.
Évolutivité et cohérence
« Au sein du service informatique, notre philosophie consiste à externaliser autant que possible, de sorte que nous nous appuyons sur des partenaires de confiance pour résoudre les problèmes auxquels nous sommes confrontés », explique John Wyldbore, responsable de la demande et de l’innovation informatiques chez Forterra. »
Ayant déjà utilisé Smartsheet au sein du service informatique, l’équipe Forterra a décidé de se concentrer sur Smartsheet Control Center en vue d’une adoption plus large. Cet outil aide à gérer le changement à toutes les échelles grâce à l’approvisionnement automatisé, aux mises à jour générales et aux rapports agrégés sur le portefeuille.
Le travail a commencé avec le partenaire technologique Cheetah Transformation et le mappage de tous les éléments d’un projet Forterra type. À partir de là, l’équipe a isolé les indicateurs clés qui devaient être produits et faire l’objet de rapports. Grâce à l’évolutivité et à la reproductibilité de Control Center, l’équipe a créé un ensemble standard de documents de projet à utiliser par service. Tout chef de projet au sein de l’entreprise peut utiliser ces modèles sans qu’une adaptation majeure ne soit nécessaire.
Forterra avait besoin de deux éléments clés pour une gestion efficace des rapports et des projets : capturer les bons indicateurs ou jalons, et communiquer de manière transparente ces informations dans toute l’entreprise. Smartsheet Control Center permet de centraliser cette capacité. Les mises à jour peuvent être envoyées aux utilisateurs clés via des rapports générés automatiquement et des tableaux de bord de projets. Les tableaux de bord ont été adaptés à différents publics, affichant des résultats pertinents et des mises à jour en temps réel.
Cette visibilité accrue des projets a permis à Forterra de mieux hiérarchiser les activités internes.
« J’ai demandé à l’équipe de nous aider à améliorer notre compréhension du nombre et de la nature des initiatives de changement en cours et en concurrence pour les ressources », explique Matt Day, directeur informatique chez Forterra. « C’était important, non seulement pour garantir une mise en œuvre efficace des changements, mais aussi pour savoir comment les absorber dans l’entreprise tout en maintenant les opérations quotidiennes. »
Une meilleure méthode de travail
Cinq mois après la mise en service du BGP, les choses ont bien changé pour les chefs de projet chez Forterra. Actuellement, plus de 70 projets sont gérés dans Smartsheet, et les progrès sont signalés de la même manière. Cette harmonisation a permis une plus grande transparence des projets, offrant aux utilisateurs une totale liberté d’accès aux dernières mises à jour.
« Je vois à quel point Forterra utilise son BGP », déclare Alison Robb, consultante chez Cheetah Transformation. « C’est en cela que réside la valeur de Smartsheet et d’une conception sur mesure : répondre pleinement aux besoins de Forterra. Elle ne se limite pas à la conception initiale d’un développeur de logiciels, car il s’agit d’une méthode de travail totalement flexible qui ne nécessite pas d’écrire une seule ligne de code. »
À l’heure actuelle, les tableaux de bord sont mis à jour automatiquement et en temps réel dans toute l’entreprise, pour toutes les personnes prenant part à un projet, de l’équipe de direction à l’administrateur du projet. Ainsi libérés, les chefs de projet peuvent se consacrer à leur tâche de prédilection : valoriser Forterra en gérant avec succès les projets.
« Smartsheet devient une application majeure pour tous nos utilisateurs au sein de l’entreprise, non seulement pour les projets, mais aussi au quotidien », souligne John Wyldbore. « Nous avons repris le concept des tableaux de bord pour les chefs de projet à partir du travail du BGP avant de les mettre à la disposition d’un public plus large, au-delà des données du BGP. Il va sans dire que cela aide notre entreprise à gagner en efficacité. »
