GenCon opte pour une plateforme à la hauteur de son ambition

GenCon a commencé son activité d’entrepreneur en construction avec de très petits projets de soins de santé, par exemple remplacer le revêtement de sol d’une chambre de patient. Aujourd’hui, l’entreprise s’est développée pour réaliser des rénovations complexes de salles d’opération, des rénovations d’espaces de soins intensifs adjacents en zones actives pour les patients, ainsi que de grands aménagements de bureaux d’entreprise.

Bien que GenCon soit particulièrement bien placée pour prendre en charge les projets de petite et moyenne envergure que les grands prestataires n’ont pas l’habitude de prendre, l’entreprise s’appuie sur sa vaste expérience dans le domaine des soins de santé pour se diversifier en proposant également des projets de bureaux d’entreprise et d’hôtellerie. Smartsheet est un facteur essentiel pour garantir que les processus commerciaux de l’entreprise puissent évoluer et soutenir son plan de croissance stratégique.

« Boston est en plein essor dans le domaine de la construction ; il y a beaucoup d’entrepreneurs généraux dans notre région », affirme Travis Lefebvre, directeur de l’ingénierie chez GenCon. « Actuellement, nous sommes encore une entreprise de taille moyenne dans le secteur des soins de santé, un secteur connu pour être difficile à intégrer. Nous sommes donc dans une position unique pour obtenir ces projets représentant entre 50 000 et 5 millions de dollars que les autres entreprises ne veulent pas ou ne sont pas qualifiées pour réaliser. »

« Nous sommes très attentifs à nos clients, ce qui nous distingue des autres entreprises. Notre priorité absolue est de satisfaire nos clients à 100 % par notre prestation. Nous entretenons des relations solides avec nos clients, ce qui nous permet de continuer à développer et à élargir notre réseau en obtenant des contrats récurrents, tout en continuant à diversifier notre portefeuille de clients. »

Toutes les informations dans « un seul espace partagé »

La simplification et la professionnalisation des opérations commerciales constituent un autre élément déterminant du plan de croissance de GenCon. Comme le souligne Travis Lefebvre, les petits et les grands projets de construction requièrent généralement les mêmes tâches de base, ce qui signifie que la clé de l’économie est de construire des processus plus efficaces, de supprimer les redondances et de briser les cloisons. Smartsheet propose un emplacement central pour les données clés de l’entreprise, ainsi que pour toute la documentation courante. Les employés et la direction disposent ainsi d’un espace unique pour accéder aux informations essentielles. La solution a contribué à faciliter la prise de décision et à améliorer l’efficacité globale.

Comme beaucoup d’entreprises du secteur de la construction, GenCon utilise Procore pour gérer les documents de construction et les détails des projets, et CMiC pour la comptabilité. Travis Lefebvre et d’autres membres de l’équipe de direction ont constaté le besoin d’une plateforme d’exécution des travaux capable d’intégrer les données de ces deux systèmes spécialisés et d’éviter les erreurs de communication entre les équipes, voire au sein même de celles-ci.

« Le grand besoin de notre structure concernait la collaboration », affirme Travis Lefebvre. « Savoir que toutes les informations dont nous avons besoin se trouvent dans un espace partagé, que nous ne risquons pas de travailler sur plusieurs versions simultanément et de dupliquer les efforts rassure le personnel de direction. La facturation des propriétaires et le suivi général des projets étaient nos plus gros points de rupture. »

Utiliser les données pour diriger les projets

Smartsheet a permis à GenCon de faire disparaître ces problèmes en établissant une base de données de projet principale qui présente des informations précises et à jour sur le statut et les besoins de chaque projet en cours. Grâce à Smartsheet Data Shuttle, GenCon extrait les données de Procore et CMiC dans Smartsheet pour créer un suivi de projet unifié et effectuer des analyses avancées. Ce suivi est intégré aux tableaux de bord de la direction, afin que les cadres puissent visualiser la santé du projet et de l’entreprise, suivre les revenus et surveiller les affectations et les horaires du personnel.

Parmi les autres fonctionnalités qui simplifient les flux de travail de GenCon, nous pouvons citer DataMesh, qui relie la plateforme de l’entreprise à celle d’une entreprise sœur pour créer une vue unique du statut actuel des projets en collaboration. GenCon utilise les tableaux de bord pour organiser les procédures et la documentation de sécurité, les processus RH et même la formation des employés grâce à un tableau de bord appelé GenCon University.

GenCon tire parti des flux de travail automatisés pour simplifier une variété de tâches. Les commandes de fournitures de bureau et de cartes de visite sont envoyées au personnel approprié pour approbation dès qu’une commande est soumise. Une boîte à idées virtuelle recueille les recommandations des employés en matière d’innovation et d’amélioration et les transmet aux chefs d’équipe en fonction du contenu des idées. Travis Lefebvre estime que GenCon dispose d’au moins 17 flux de travail automatisés mis en place dans la feuille principale.

Une plateforme « puissante » qui contribue à réduire le stress

Selon Travis Lefebvre, les employés qui découvrent Smartsheet peuvent être intimidés par les puissantes fonctionnalités de la plateforme. Mais lorsqu’ils mettent à profit la formation fournie pour se familiariser avec la solution, ils se rendent compte à quel point elle peut leur faciliter la vie. Travis Lefebvre gère l’intégration des nouveaux employés. Lors du suivi, les employés font tous l’éloge des tableaux de bord Smartsheet de l’entreprise, qui les ont aidés à se préparer correctement dès le départ.

« Smartsheet a beau être complexe, cela vaut la peine de faire l’effort d’apprendre à connaître le logiciel, sa puissance et le soulagement qu’il peut apporter », déclare Travis Lefebvre. « Nous avons gagné beaucoup de temps, qui était auparavant perdu à chercher dans les e-mails une version de contrat de sous-traitance datant probablement de deux ans et même plus valable. Nous avons créé une section "formulaires et modèles" dans le tableau de bord de nos employés. Ces derniers ne sont autorisés à les récupérer qu’à cet endroit. Tout se passe dans le système, qui indique la date de la dernière mise à jour. »