La Commission de la santé mentale de l’État d’Australie-Occidentale soutient la communauté par la transparence

La Commission de la santé mentale de l’État d’Australie-Occidentale s’efforce de mettre en place des systèmes de santé mentale, de lutte contre l’alcoolisme et les autres addictions qui répondent aux besoins de la population d’Australie-Occidentale et donnent des résultats de qualité pour les personnes et leurs familles. La Commission, qui fait partie du gouvernement de l’État, a été créée en 2010 pour mener la réforme de la santé mentale dans tout l’État et œuvrer à la mise en place d’un système de santé mentale moderne et efficace. Elle est responsable d’une série de services et d’initiatives, notamment la prévention, l’aide communautaire, les services de traitement et les systèmes et processus de soutien, avec un budget total de 1,013 milliard de dollars pour 2020-21. L’ampleur des programmes et des projets exige une collaboration au sein de la Commission et un suivi cohérent pour une mise en œuvre efficace et efficiente.

« Nous avons pour mission importante d’aider la population d’Australie-Occidentale et nous travaillons en partenariat avec toute une série de prestataires, notamment des prestataires de services de santé publique, des organisations non gouvernementales et des prestataires de services privés », déclare la commissaire Jennifer McGrath. « Des campagnes de prévention des nuisances lors des festivals de musique à la mise en service de nouvelles installations d’hébergement de courte durée à Kalgoorlie et Geraldton, la Commission gère un éventail considérable de programmes dont la taille et l’ampleur varient. Chaque tâche a des exigences uniques qui peuvent amener le personnel de la Commission à travailler en étroite collaboration avec les individus, les communautés, les services de santé, les ONG et de nombreuses autres agences gouvernementales. »

Trouver le bon outil

Au sein de la Commission, Mark Weeks, chef de projet senior, se concentre sur l’efficience, l’efficacité et l’amélioration continue. En mettant l’accent sur la gestion de la planification et l’amélioration des performances, l’équipe de planification des activités a identifié que les outils de collaboration émergents pouvaient améliorer la visibilité de tous les programmes et soutenir les chefs de projet.

Alors que l’équipe travaillait efficacement en utilisant des outils tels qu’Excel, Word et d’autres applications Microsoft, il était possible d’adopter des logiciels basés sur le cloud pour améliorer la visibilité et la collaboration en temps réel. La Commission a commencé à tester l’utilisation de Smartsheet en 2015 dans le cadre d’un programme d’opt-in pour ses chefs de projet afin d’élargir la gamme d’outils.

« En tant que responsable de la plateforme Smartsheet, mon rôle est d’encourager les gens à utiliser Smartsheet pour faire avancer leur travail et d’être une source d’information sur la gestion des projets, des programmes et des portefeuilles », explique Mark Weeks. « Comme pour tous les nouveaux outils, les équipes craignaient d’avoir plus de travail à faire, mais elles ont pris confiance en l’utilisant et en constatant les gains de temps ».

L’objectif initial était de soutenir l’audit et la gestion des risques ainsi que la mise en œuvre de la gestion de projet au sein de la Commission. Il s’agissait au départ d’un petit test avec un seul utilisateur et une implémentation autonome, qui s’est depuis considérablement développé pour aider les chefs de projet de toute la Commission à planifier et à suivre les projets, les programmes et les initiatives dans un endroit centralisé, en temps réel, pour une plus grande transparence et avec une capacité de rapport améliorée.

Une nouvelle base pour la gestion des projets, des programmes et des portefeuilles

La Commission compte désormais près de 200 utilisateurs de Smartsheet, soit environ 80 % du personnel. Smartsheet est largement utilisé dans toute l’organisation pour la planification et la gestion des projets, des programmes et des opérations, la gestion des risques et l’audit interne, la gestion des réunions, l’établissement des rapports ministériels et le suivi de la correspondance.

Diverses équipes utilisent une série de modèles existants et personnalisés pour aider le personnel à utiliser la plateforme Smartsheet, simplifier les processus et permettre la communication avec les principales parties prenantes. Ils sont largement utilisés dans différentes initiatives de la Commission. Par exemple, dans le cadre de son programme de formation enregistré Strong Spirit Strong Mind pour le développement de la main-d’œuvre autochtone. Smartsheet est utilisé pour suivre les jalons, savoir quand les tâches doivent être mises à jour, et comme outil de planification pour garantir des résultats optimaux pour tous les participants.

La plateforme Smartsheet est utilisée pour faciliter l’établissement de rapports, le suivi et la responsabilisation de tous les gestionnaires. Comme il s’agit d’une solution basée sur le cloud, il est possible d’y accéder en toute sécurité depuis n’importe quel endroit, ce qui est utile pour les projets et les programmes qui impliquent des déplacements dans tout l’État ou dans des zones reculées. Le fait de fonctionner à partir d’une feuille centralisée réduit les problèmes liés au contrôle des versions tout en répondant aux exigences en matière de sécurité des données et de gestion des dossiers.

La nature des programmes et des projets de la Commission implique qu’elle travaille en étroite collaboration avec d’autres agences, des fonctionnaires et des ONG. Plutôt que de partager des documents statiques, les chefs de projet et de programme peuvent créer un accès personnalisé aux feuilles dans Smartsheet pour donner aux collaborateurs les informations dont ils ont besoin de manière sécurisée. En interne, les équipes de la Commission utilisent la plateforme pour organiser des réunions et définir clairement les rôles et les échéances des projets.

« C’est formidable de voir des équipes se réunir avec Smartsheet qui s’affiche sur des écrans dans le bureau, de les voir travailler ensemble, organiser des réunions d’équipe à l’aide de la plateforme pour s’assurer qu’ils sont tous sur la même longueur d’onde », déclare Mark Weeks. « Smarsheet permet de gérer des projets qui apportent de réels changements au sein de la communauté, en assurant le suivi du large éventail de tâches à accomplir et en définissant clairement les responsabilités des membres de l’équipe de manière centralisée et en temps réel. Même la création de nouvelles feuilles basées sur des modèles prend moins de cinq minutes, ce qui laisse à chacun plus de temps pour se concentrer sur son travail ».

Entre les mains des employés

Selon Mark Weeks, la gestion des projets, des programmes et des composants opérationnels à partir d’un emplacement centralisé a été utile non seulement pour l’exécution, mais aussi pour la facilité avec laquelle il est possible d’établir des rapports en interne et à l’intention des autres parties prenantes. Les tâches répétitives, comme la préparation du rapport annuel de la Commission, sont désormais simplifiées grâce à l’utilisation de Smartsheet et aident le chef de projet à tenir ses engagements.

Plus largement, les employés sont en mesure de gagner en sérénité grâce à cette transparence accrue. Ils peuvent comprendre rapidement et clairement l’état d’avancement et les responsabilités des projets et des programmes, d’autre part des rappels automatisés peuvent les maintenir sur la bonne voie pour certains jalons afin qu’ils puissent se concentrer sur l’exécution du travail au profit de la communauté élargie de l’Australie-Occidentale.

« La Commission de la santé mentale de l’État d’Australie-Occidentale reste déterminée à diriger le secteur de la santé mentale, de l’alcool et des autres drogues (AOD) et à gérer le travail essentiel pour soutenir la réforme. Il est essentiel de doter notre personnel des bons outils pour collaborer et exécuter les projets et les programmes ; en mettant une plateforme intuitive et efficace comme Smartsheet entre les mains du personnel de la Commission, nous pouvons mieux soutenir leur travail », ajoute Mark Weeks.

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.

Le directeur général de la Commission de la santé mentale et l’État d’Australie-Occidentale n’acceptent aucune responsabilité, quelle qu’elle soit, pour cause de négligence ou autre, découlant de l’utilisation ou de la diffusion de ces informations, en tout ou en partie. Les opinions exprimées dans cet article sont celles de l’auteur et ne reflètent pas nécessairement la position de la Commission de la santé mentale ou de l’État d’Australie-Occidentale. Aucun employé de la Commission de la santé mentale ne reçoit de Smartsheet une forme quelconque de cadeau, de remboursement, de marque d’hospitalité, d’avantage ou de gratification. La participation à un événement ou à une déclaration médiatique ne constitue pas non plus un témoignage, une approbation ou une publicité pour Smartsheet.