Le département américain de l’administration des services généraux économise des milliers de dollars et du temps grâce à l’automatisation et aux visualisations de Smartsheet

L'administration des services généraux des États-Unis (GSA) a le devoir de gérer de manière responsable les fonds des contribuables, tant dans sa manière de gérer les budgets des projets que dans l’efficacité du travail de l’organisation. L’Integrated Award Environment (IAE) au sein du Federal Acquisition Service (FAS) supervise des programmes spéciaux, notamment la gestion de la réponse du gouvernement à la pandémie COVID-19, l’American Rescue Plan Act de 2021, et la gestion des adjudications fédérales par le biais de la plateforme SAM.gov. Smartsheet aide l’IAE à rationaliser la communication et les mises à jour, à visualiser plus efficacement les données et le statut des programmes, et à fournir des rapports clairs et opportuns aux dirigeants jusqu’au sommet de la hiérarchie fédérale.

« Nous sommes un programme mandaté par le président, et nous devons faire part de notre point de vue à ce niveau », explique Tracie Strack, responsable des projets spéciaux pour l’IAE. « Smartsheet nous permet de le faire. Au lieu de faire défiler une présentation de 30 diapositives, nous pouvons fournir un briefing à partir d’un tableau de bord qui affiche les données et les indicateurs, et fournir le lien vers celui-ci afin que nos interlocuteurs disposent exactement des informations dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin ».

L’IAE, qui fait partie de l’Office of Systems Management au sein du FAS, est responsable de l’administration des systèmes contenus dans le cycle de vie des bourses fédérales. Cela inclut des programmes spéciaux tels que les efforts d’aide économique COVID-19 dans le cadre de la loi sur le plan de sauvetage américain de 2021 (ARPA-21) ainsi que la gestion et la consolidation des systèmes dans l’ensemble de l’organisation.

Lorsque Tracie Strack a rejoint GSA en 2016, Smartsheet était déjà en place en tant que solution privilégiée. Elle connaissait mieux Microsoft Project après avoir travaillé pendant 25 ans pour l’armée américaine, et son premier réflexe a été de le demander à la place de Smartsheet. Mais elle a vite compris que pour le travail complexe que supervise l’IAE, Smartsheet offrait une meilleure solution pour intégrer et structurer les données de projets et permettre une communication claire en amont de la chaîne de commandement.

« Smartsheet me permet de beaucoup mieux visualiser mes projets », affirme Tracie Strack. « Cela me permet également de maintenir la gestion de la configuration tout en permettant à d’autres personnes d’intervenir. Avec les outils précédents, comme les feuilles de calcul, je n’avais aucun contrôle sur les utilisateurs qui pouvaient travailler sur la feuille à mon insu, et je n’en étais pas toujours informée. Je pouvais aussi passer des heures à chercher quelque chose sans jamais le trouver, mais dans Smartsheet, je trouve ce que je cherche là où, logiquement, il devrait être. Cela coule de source pour moi ».

Une plateforme qui apporte ordre et efficacité

L’IAE utilise Smartsheet pour la supervision et le suivi d’une variété de projets fédéraux, tels que les initiatives financées dans le cadre du plan de sauvetage ARPA-21. Tracie Strack a pu établir un numéro de suivi unique pour les programmes ARPA-21, qui peut être suivi et géré dans l’ensemble de l’organisation, remplaçant ainsi le système précédent qui utilisait différents numéros de suivi à différents stades du projet. Dans le cadre d’un autre projet, Tracie Strack a pu rassembler des informations provenant de milliers de feuilles de calcul déconnectées en une seule solution Smartsheet, ce qui a permis de fournir des informations plus claires à la direction sur l’ensemble du programme.

Lorsque Tracie Strack a rejoint l’IAE, dix plateformes anciennes étaient en place pour prendre en charge le site SAM.gov, un portail central pour les entreprises qui s’y inscrivent pour travailler avec le gouvernement fédéral. Un projet de migration de longue haleine a ramené ce nombre à sept, et des travaux sont en cours pour consolider encore davantage le système. Tracie Strack a utilisé WorkApps, une solution Smartsheet, pour créer des espaces de travail dédiés aux équipes qui fournissent une assistance 24 h/24 et 7 j/7 pour ces plateformes, en envoyant des alertes automatisées pour les problèmes de système qui peuvent être visualisées sur les appareils mobiles des membres de l’équipe qui sont ainsi notifiées plus rapidement et peuvent de ce fait intervenir plus rapidement.

« En publiant nos tableaux de bord sur WorkApps, nous pouvons donner à ces équipes un accès instantané dès qu’elles en ont besoin », précise Tracie Strack. « Et nous pouvons les aider à être productifs même si les individus n’ont pas de licence Smartsheet ou n’ont pas encore eu l’occasion de se mettre à niveau ».  

Le reporting est l’une des utilisations les plus importantes de Smartsheet. Comme les tableaux de bord sont continuellement mis à jour avec des données en temps réel, ils fournissent une vue toujours exacte, ce qui en fait une meilleure base pour les briefings et les présentations qu’un diaporama qui ne partage pas des informations en temps réel.

« Nos tableaux de bord sont configurés pour être rafraîchis toutes les trois à cinq minutes », explique Tracie Strack. « Lorsque je travaille avec la direction et que l’écran clignote, je leur indique que c’est Smartsheet qui saisit automatiquement les nouvelles données et les intègre pour nous ; nous n’avons même pas besoin de nous en préoccuper ».

Récupérer une demi-heure par jour permet de réaliser de réelles économies

Les alertes automatisées font gagner du temps, donc de l’argent. Tracie Strack estime qu’elle et les quatre directeurs de l’IAE qui relèvent du commissaire adjoint passaient en moyenne 30 minutes par jour à compiler et à envoyer manuellement des e-mails pour demander des mises à jour ou rappeler des tâches à accomplir. Ces demandes et mises à jour sont désormais automatisées grâce à Smartsheet, ce qui permet d’économiser 12,5 heures par semaine, soit plus de 70 000 dollars par an sur la base des taux de rémunération horaires.

Ce temps peut également être consacré à travailler directement sur des projets, à résoudre les problèmes des clients ou à raccourcir les délais de résolution des problèmes du système. La possibilité de se concentrer davantage sur le développement du projet plutôt que sur l’administration permet un déroulement plus efficace du travail.

Autre avantage pour les personnes engagées dans les projets : Smartsheet permet de visualiser les éléments et les données du projet de la manière la mieux adaptée à chaque individu. Cela inclut l’affichage des tâches sous forme de cartes, de grilles ou de diagrammes de Gantt, ainsi que le développement de graphiques et de diagrammes qui appliquent de nouveaux cadres analytiques aux informations afin de générer de nouvelles perspectives.

« Lorsque je réfléchis à des solutions innovantes, je dois prendre de la hauteur », dit Tracie Strack. « Avec Smartsheet, j’ai maintenant la possibilité de prendre la quantité massive d’informations que nous recevons et de présenter une image entièrement différente. Le puzzle continue d’être assemblé, mais le tableau apparaît maintenant plus clairement. Pour quelqu’un comme moi qui présente une grande ouverture d’esprit, Smartsheet m’a donné l’occasion de présenter du matériel et des données d’une manière totalement différente de ce qui avait été vu auparavant, et cela a indéniablement renforcé ma communication. » 

Satisfaire aux exigences de FedRAMP en matière de sécurité du cloud computing

Tracie Strack relie actuellement deux implémentations de Smartsheet : la version originale de la plateforme, et la version Smartsheet Gov de la plateforme, qui a été autorisée par le Federal Risk and Authorization Management Program (FedRAMP). Cela signifie qu’elle a passé avec succès l’évaluation de sécurité et l’autorisation FEDRAMP pour les produits et services dans le cloud qui permet aux agences fédérales américaines de l’utiliser.

Smartsheet prévoit de fournir toutes les fonctionnalités, y compris 10,000ft, Control Center et plus encore, dans l’environnement Smartsheet Gov, ce qui, selon Tracie Strack, augmentera considérablement l’adoption et l’utilisation au niveau de la GSA et d’autres bureaux fédéraux.

« Quel que soit l’outil, personne ne voulait vraiment changer », indique Tracie Strack. « Mais une fois que nous sommes passés à Smartsheet Gov, je pense vraiment que cela a renforcé chez beaucoup de personnes le désir de l’utiliser. Le fait de pouvoir introduire des données et des informations plus sécurisées que nous ne pouvions pas atteindre précédemment a définitivement amélioré l’expérience. Bénéficier de FedRAMP signifie que le ministère de la Défense, l’armée, la marine et d’autres agences fédérales peuvent ouvrir une multitude de possibilités en matière de gestion des données ».

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.