L’école des soins infirmiers de l’Université George Washington utilise Smartsheet pour rationaliser l’élaboration des cours

L’école des soins infirmiers de l’Université George Washington, située à Ashburn, en Virginie, est l’une des écoles de soins infirmiers les mieux classées du pays. Elle propose des programmes éducatifs innovants dirigés par des professeurs de premier rang, assistés par les dernières technologies de soins de santé.  Fondée en 2010, l’école des soins infirmiers offre des programmes de licence, de master, de doctorat et de certification et aide les étudiants en soins infirmiers à réussir à fournir des soins de santé de haute qualité et avec compassion. L’école compte plus de 60 membres du corps enseignant et environ 800 élèves.

En coulisses, une équipe de chefs de projet du service d’apprentissage en ligne et de technologie pédagogique s’affaire à gérer des projets dans toute l’école, y compris la planification stratégique de l’élaboration des cours, et à fournir des ressources pour assister le corps enseignant, le personnel et les élèves. Smartsheet est au cœur de tout cela. 

« Essentiellement, Smartsheet gère notre école », déclare Miro Liwosz, Doyen adjoint, apprentissage en ligne et technologie pédagogique à l’école des soins infirmiers de l’Université George Washington. « La solution nous donne un cadre solide qui permet à notre bureau de conception pédagogique de gérer les projets et d’aider notre personnel et notre faculté à assurer la préparation des cours. »

Il y a plusieurs années, Liwosz et son équipe utilisaient différents tableurs et outils de gestion de projets numériques, dont aucun ne répondait aux besoins croissants du service. « La gestion de projet n’était pas centralisée ou coordonnée, et tout était un peu chaotique. Il y avait beaucoup d’échanges d’e-mails pour essayer d’obtenir des informations mises à jour », explique Liwosz. Par exemple, la planification des cours, l’intégration de nouveaux professeurs et membres du personnel, et la révision des programmes d’études étaient tous des processus distincts. Leur mise à jour et leur suivi nécessitaient alors un important travail manuel. Le service d’apprentissage en ligne et de technologie pédagogique manquait également d’une méthode fiable pour rendre compte des métriques de préparation des cours aux parties prenantes.

La recherche de meilleurs outils est devenue particulièrement importante lorsque l’école a élaboré un nouveau plan stratégique. « Nous avions besoin d’une meilleure façon de faire correspondre notre travail avec les priorités stratégiques à venir de l’école », explique Liwosz.

Gestion centralisée d’élaboration des cours, des calendriers et des mesures d’évaluation dans Smartsheet 

Après avoir envisagé plusieurs systèmes de gestion de projet, Liwosz a porté son choix sur Smartsheet. « J’ai pu profiter d’un essai gratuit et je me suis immédiatement connecté à l’outil », explique-t-il. « Cela m’a permis de créer facilement des informations historiques pour chaque projet, puis de les suivre du début à la fin. Cela nous a également donné des capacités de collaboration que nous n’avions jamais eues auparavant, nous permettant à tous de nous connecter à un seul et même espace, où que nous soyons dans l’école. »

L’école des soins infirmiers utilise Smartsheet pour gérer de manière centralisée plus de 160 cours chaque année. Chaque cours est présenté à la fois sous la forme d’une vue d’ensemble de la gestion de projet et d’une vue détaillée dans Smartsheet, avec des informations en temps réel telles que les calendriers des cours, les formateurs, les listes de contrôle et les commandes de manuels accessibles au personnel interne et au corps enseignant. Un concepteur pédagogique interne est également désigné pour chaque cours afin de l’aider à élaborer chaque cours et à suivre les jalons et les commentaires du cours.

L’école utilise l’automatisation des flux de travail dans Smartsheet pour s’associer au personnel et au corps enseignant, en envoyant automatiquement des notifications de jalons et d’échéances de cours au personnel et au corps enseignant. Smartsheet permet aussi d’automatiser le processus de révision des programmes d’études, qui comprend un système d’approbation des cours pour les enseignants et les doyens de programme. De plus, l’école utilise Smartsheet pour gérer les mesures d’évaluation clés à la fin d’un cours. Chaque membre du corps professoral soumet une évaluation de cours dans Smartsheet, les informations étant automatiquement envoyées aux doyens du programme et mesurées en fonction des résultats du programme de l’école. De plus, Smartsheet aide l’école à rationaliser les révisions des programmes d’études, à identifier les manuels et à se connecter à la bibliothèque pour commander des livres.

L’école utilise Data Shuttle pour charger automatiquement les données de coordination des cours à partir du système interne de planification des ressources d’entreprise (ERP) de Banner vers Smartsheet. En connectant Banner à Smartsheet, l’école peut cartographier les cours et les crédits, afficher les métriques d’inscription actuelles et créer des calendriers de cours en temps réel à l’aide des données automatiquement mis à jour provenant de Banner.  

Faire correspondre les cours aux objectifs et aux résultats 

Grâce à Smartsheet, l’école des soins infirmiers rationalise la coordination des cours et la gestion de projet tout en faisant correspondre chaque projet aux objectifs et initiatives de l’école. Plus précisément, le service d’apprentissage en ligne et de technologie pédagogique utilise des feuilles et des rapports pour identifier les cours qui répondent aux objectifs d’apprentissage, et les cours qui s’en écartent. 

« Grâce à notre système de suivi des accréditations basé sur “les correspondances et les écarts” dans Smartsheet, nous pouvons facilement voir si un cours ne correspond pas étroitement à un objectif, afin de déterminer si nous devons remanier le programme. »

L’école a également commencé à utiliser Smartsheet ainsi que l’intelligence artificielle (IA) pour certaines parties du processus de planification stratégique. Lors d’une récente réunion de planification de la stratégie du personnel et du corps professoral, l’école a créé des questions pour atteindre des objectifs spécifiques, a enregistré les réponses aux questions dans Smartsheet, puis a utilisé OpenAI pour générer des stratégies possibles. « À la fin de la réunion, nous avions une liste de stratégies potentielles dans Smartsheet, et nous les avons utilisées pour commencer à élaborer un plan stratégique avec quatre objectifs principaux », explique Liwosz. L’équipe suit l’avancement vers les objectifs dans un seul tableau de bord de planification stratégique Smartsheet, ce qui lui permet d’être plus proactive dans son assistance aux initiatives en cours.

Une meilleure visibilité grâce aux tableaux de bord pour les étudiants, les professeurs et le personnel

L’école des soins infirmiers utilise des tableaux de bord dans Smartsheet pour donner aux étudiants, aux professeurs et au personnel un accès facile aux ressources, projets et cours importants. Par exemple, un tableau de bord de centre de ressources Smartsheet permet aux étudiants de visualiser les événements, les informations sur les cours et les ressources technologiques. « Le centre de ressources et le tableau de bord sont importants pour aider nos étudiants à naviguer dans leurs journées et leur expérience universitaire dans son ensemble », explique Liwosz. « Les sites internet sont plus statiques, de sorte que les tableaux de bord sont un moyen beaucoup plus dynamique de fournir les ressources dont les étudiants ont besoin. » Un tableau de bord similaire pour les professeurs fournit des ressources pédagogiques telles que l’évaluation des cours pour permettre un enseignement plus efficace. L’automatisation des flux de travail aide également l’école à suivre les demandes de congés payés des professeurs. Une fois qu’un membre du corps professoral saisit une demande dans Smartsheet, elle est automatiquement envoyée à un superviseur et est approuvée ou refusée. Liwosz utilise également Smartsheet pour gérer facilement les contrats de propriété intellectuelle liés à l’élaboration des cours avec les fournisseurs.

L’école s’appuie également sur Smartsheet pour gérer l’intégration des enseignants et du personnel, avec un tableau de bord affichant une liste d’exigences telles que les ordinateurs, les ressources pédagogiques et les bureaux pour chaque nouvel employé.

Gagner du temps en numérisant et en automatisant les processus clés

L’école des soins infirmiers a éliminé le travail manuel pour les processus opérationnels clés. « Nous avons réduit considérablement les tâches manuelles liées à la révision des programmes d’études, à la correspondance des accréditations et aux processus de gestion des contrats en utilisant Smartsheet, ce qui nous offre un gain de temps administratif inestimable », explique Liwosz. « Smartsheet automatise la révision et l’approbation des programmes d’études, de sorte que je n’ai plus besoin d’envoyer des e-mails aux personnes et de recueillir des signatures pour les faire signer par plusieurs services. Smartsheet me fait gagner plusieurs heures par semaine en rationalisant ce processus. »

Smartsheet offre à l’école l’infrastructure dont elle a besoin pour réussir en organisant la gestion de projet et en s’assurant que l’école peut évoluer et continuer à améliorer les flux de travail et les processus clés. Smartsheet lui offre également un meilleur contrôle avec une gouvernance pour gérer la confidentialité et la sécurité et assurer la conformité aux politiques et procédures. Par conséquent, l’école des soins infirmiers peut mieux se concentrer sur sa mission, qui consiste à former des infirmières et infirmiers afin qu’ils puissent fournir des soins de santé de qualité et avec compassion. 

« Smartsheet m’a aidé à accroître mes compétences et ma capacité à comprendre comment les gens apprennent, s’organisent et travaillent », explique Liwosz. « C’est également devenu un outil essentiel pour aider notre corps enseignant à se concentrer sur la meilleure éducation possible pour nos étudiants. »
 

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.