HR Spectacles utilise Smartsheet pour améliorer l’efficacité et la satisfaction client

L’établissement d’une culture inclusive et centrée sur les employés et l’autonomisation des collaborateurs nécessitent travail, expertise et exécution méthodique. Aux Philippines et ailleurs, HR Spectacles accomplit cette tâche pour de nombreuses organisations de tous secteurs. Depuis 2018, l’entreprise se charge de répondre à tous les besoins potentiels liés aux ressources humaines (RH), fournissant des services tels que des solutions de paie externalisées, une gestion du cycle de vie des employés et la recherche de cadres dirigeants. « Nous visons à accroître la plus-value des RH dans toutes les organisations, principalement aux Philippines, où les RH sont souvent considérées comme une fonction administrative plutôt que stratégique. Nous avons récemment ajouté à notre portefeuille de grandes organisations ainsi que des entreprises situées à l’étranger », explique Chris Matsumoto, directeur général de HR Spectacles.

Premiers pas avec Smartsheet

Chris Matsumoto a appris l’existence de Smartsheet par un client. « J’étais très intrigué et j’ai commencé à explorer la plateforme », se souvient-il. « À l’origine, HR Spectacles utilisait d’autres solutions à base de tableurs dont notre équipe n’était pas satisfaite. Les fichiers étaient séparés des données. Je voulais mettre en place une plateforme centralisée pour tout rassembler.

À l’origine, l’entreprise utilisait Smartsheet pour réaliser des tâches simples telles que la notification automatisée des échéances et la gestion des bases de données des employés. Lorsque la pandémie de COVID-19 s’est déclarée, l’équipe a dû s’adapter rapidement à la nouvelle réalité.

« Il nous a fallu sept jours pour passer au télétravail. Et nous avons réussi parce que nous utilisions déjà Smartsheet et d’autres applications », explique Chris Matsumoto. « Nous avons également pu rassurer nos clients en numérisant leurs processus tels que l’intégration, l’évaluation des performances et les enquêtes. La sécurité de l’emploi était une préoccupation majeure pour certains des employés de nos clients, qui nous ont félicités pour notre réactivité et notre approche proactive. Nous avons permis à 800 employés de différentes organisations de s’épanouir malgré la pandémie. »

Cette résilience a également valu à HR Spectacles d’être reconnue pour l’exceptionnelle continuité de ses activités lors des Jeux olympiques de la productivité, un concours organisé par le ministère du Travail et de l’Emploi aux Philippines.

Exploitation du potentiel de Smartsheet pour plus d’impact

En 2022, HR Spectacles a décidé de s’intéresser de plus près à ce que pouvait faire Smartsheet pour l’entreprise. « Nous avons eu une dizaine de sessions de formation avec l’équipe Smartsheet pour réfléchir à de nouvelles idées et de nouveaux processus. C’est à ce moment-là que j’ai compris que notre entreprise tirerait profit des capacités Smartsheet pendant les trois à cinq années suivantes. Je devais donc former mon équipe en conséquence. »

Chris Matsumoto a constitué une équipe de quatre personnes dédiée à Smartsheet. « Environ 50 à 60 % de ses responsabilités consistent à développer des solutions dans Smartsheet », explique-t-il. « Elle prend contact avec chaque service, identifie leurs difficultés et tente de trouver des solutions concevables dans Smartsheet. Par exemple, notre projet actuel consiste à créer un tableau de bord pour chaque service afin qu’ils puissent facilement créer un lien et présenter leurs conclusions lors de la production de rapports. » Le processus de création de solutions à partir de zéro a attiré de nombreux esprits curieux. « Cette équipe compte plusieurs jeunes, et ils s’épanouissent pleinement », ajoute Chris Matsumoto. « Ils passent leur temps à regarder des vidéos de la Smartsheet Academy et à imaginer des solutions à créer. » 

Une équipe bien formée et plus rapide

La deuxième tâche de l’équipe dédiée d’utilisateurs Smartsheet au sein de HR Spectacles consiste à former l’ensemble de l’entreprise. « Chaque semaine, nous organisons une session de 30 ou 45 minutes au cours de laquelle ils nous expliquent une fonctionnalité Smartsheet », confie Chris Matsumoto. « C’est essentiel, car notre progression est d’autant plus rapide si tout le monde maîtrise Smartsheet. »

Et l’équipe est effectivement plus rapide.

« Mon équipe est devenue plus efficace dans chaque fonction et chaque flux de processus prend beaucoup moins de temps », partage Chris Matsumoto.

« Grâce aux outils d’automatisation de Smartsheet, nous avons réduit les tâches administratives manuelles de plus de 95 %, ce qui nous permet de générer des rapports clients plus rapidement et de préserver l’agilité et l’efficacité de notre équipe. »

Les initiatives d’apprentissage ont favorisé une culture d’amélioration continue. Les membres de l’équipe partagent de manière proactive des informations et des résultats, exploitant tout le potentiel de Smartsheet. Cet apprentissage collaboratif a renforcé la capacité de HR Spectacles à mettre en œuvre les principes de la méthodologie « Kaizen », au profit d’une croissance régulière et de processus opérationnels affinés.

Une ambition d’évolutivité

L’intégration des employés de leurs clients figure parmi les processus qui ont connu une véritable transformation. « Auparavant, nous nous rendions au bureau des clients avec des formulaires papier et y restions presque toute la journée », raconte Chris Matsumoto. « Aujourd’hui, cela ne nous prend que quelques heures et nous pouvons tout faire en ligne avec des formulaires et des tableaux de bord. Smartsheet nous a permis de libérer près de 54 % de notre temps. Et notre équipe peut utiliser ce temps gagné pour répondre aux besoins de nos clients ou innover avec de nouvelles solutions. »

HR Spectacles a même simplifié des procédures très complexes comme une évaluation des performances à 360 degrés dans le cadre de laquelle chaque personne évalue plusieurs individus. « Plus il y a d’évaluateurs, plus le processus manque de clarté. Mon équipe a configuré les calculs nécessaires dans plusieurs feuilles, rapports et tableaux de bord Smartsheet », ajoute Chris Matsumoto. « J’ai été très impressionné par l’approche proactive de mon équipe. Après avoir effectué des évaluations automatisées sur Smartsheet pendant plus d’un an, nous pouvons affirmer en toute confiance que nous avons réduit le temps d’exécution de moitié. »

Des commentaires élogieux de la part des clients

Les clients sont ceux qui en tirent les meilleurs bénéfices. « Nous créons divers flux de travail RH pour nos clients, en fonction des tâches RH spécifiques que nous traitons pour eux », illustre Chris Matsumoto.

« Nos clients ont été très impressionnés par la personnalisation de notre travail, ce qui a apporté une réelle plus-value à nos services. »

Forte d’une équipe dédiée d’innovateurs Smartsheet, HR Spectacles continue de repousser les limites. « J’apprécie les commentaires positifs reçus de la part de nos clients, et cela nous motive à continuer d’innover », conclut Chris Matsumoto.