Impact Housing a décloisonné ses services, gagné en visibilité et amélioré l’attribution des responsabilités

La plupart des promoteurs immobiliers du sud de la Californie se concentrent sur les maisons ou les logements haut de gamme qui sont assortis d’une aide financière pour les acheteurs à faible revenu. Impact Housing se démarque de ses concurrents. L’entreprise se spécialise dans les logements non subventionnés destinés aux ménages à faible et moyen revenu, soit le segment le plus négligé de la population. Afin d’aider chacun à trouver un logement décent indépendamment de son revenu, Impact Housing est déterminée à atténuer les effets de la crise du logement dans le sud de la Californie en développant à grande échelle des complexes immobiliers familiaux socialement responsables et abordables.

Renforcement des liens entre les services

Forte de sept unités commerciales qui collaborent pour mener à bien des projets de développement immobilier, Impact Housing a rapidement compris qu’elle avait besoin d’un solide outil de gestion de projets. « Il nous fallait rassembler les domaines d’activité de l’entreprise (architecture, construction et fabrication) sur une plateforme unique afin d’aider les équipes concernées à coordonner et collaborer en temps réel sur chaque projet », précise Michelle Choate, responsable senior des opérations chez Impact Housing.

Après quelques essais et erreurs, Impact Housing a découvert Smartsheet. « J’ai tout de suite été séduit », se souvient Diego Morales, directeur principal des finances et des opérations. 

« Nous avons mis en place un sous-comité dédié à la mise en œuvre de Smartsheet à travers l’entreprise, en particulier pour les cadres moyens. L’idée était de laisser s’exprimer ceux qui sont en première ligne, qui comprennent ce qui se passe dans les différents domaines et qui s’efforcent toujours d’améliorer l’efficacité et la collaboration grâce à la technologie. »

Utilisation d’une multitude de solutions

Impact Housing s’est rapidement rendu compte de toutes les possibilités offertes par Smartsheet. L’équipe en charge des acquisitions lance chaque projet à partir de Smartsheet Control Center et chaque service fournit des documents clés tels que les budgets, les calendriers et les conceptions, faisant de Smartsheet le guichet unique qui rassemble toutes les informations utiles tout au long du cycle de vie d’un projet. L’équipe utilise également DataMesh et Data Shuttle pour synchroniser automatiquement les informations internes avec les programmes externes. De son côté, l’équipe de construction assure la gestion des factures via une Dynamic View, en fournissant aux tiers une vue personnalisée des factures à établir à chaque cycle. « Nous utilisons également une Dynamic View pour suivre le statut des notes de frais au fur et à mesure qu’elles sont approuvées par les responsables », ajoute Michelle Choate, véritable spécialiste de Smartsheet au sein de son entreprise.

Smartsheet a également su s’imposer sur les chantiers de construction. Le personnel d’Impact Housing utilise l’application mobile Smartsheet sur le terrain, ce qui lui facilite la tâche. « Chaque surintendant reçoit un flux de travail personnalisé qui répond aux besoins spécifiques de son chantier », explique Michelle Choate. « Nous utilisons également ce système pour réaliser des inspections de site après la construction. Et j’ai créé une boîte à outils que les nouveaux superviseurs reçoivent lorsqu’ils intègrent l’entreprise. Elle leur donne accès aux ordres d’exécution, aux rapports d’incident et au suivi des présences. »

Création d’un modèle primé

Auparavant, le suivi des indicateurs clés de performance des activités de fabrication de l’entreprise était loin d’être optimal. « Notre nouveau directeur de la fabrication nous a mis au défi de créer un outil utilisable par d’autres responsables au sein de notre équipe de fabrication ainsi que lui-même lors des réunions quotidiennes. Il voulait pouvoir suivre et rendre compte en un coup d’œil des indicateurs clés de performance sur différentes périodes, et anticiper nos performances sur la base du mois écoulé », décrit Michelle Choate. Pour relever ce défi, elle a créé un modèle Smartsheet d’outil de suivi des indicateurs clés de performance (ICP). La qualité de cet outil lui a permis de remporter le prix Smartsheet Community Created Template Showcase.

« Nous avons classé les ICP sur trois niveaux, le niveau supérieur étant destiné à nos cadres supérieurs », explique-t-elle. « Le niveau inférieur nous montre les détails de nos flux de travail quotidiens, tels que les tests électriques réussis pour la journée. »

Grâce au nouveau tableau de bord, les cadres peuvent suivre d’une semaine sur l’autre l’évolution d’un projet. « Nos dirigeants bénéficient désormais d’une compréhension plus globale et peuvent concentrer l’attention de l’entreprise sur ce qui compte le plus », ajoute Michelle Choate. Par exemple, l’équipe a remarqué un niveau élevé de rotation du personnel au sein de sa jeune équipe de fabrication au cours de sa première année d’activité. L’entreprise a décidé de se concentrer sur l’intégration, la rétention et la satisfaction des employés, ce qui a permis de considérablement réduire le taux de roulement du personnel. Si vous souhaitez mettre en œuvre le modèle primé de suivi des ICP multicatégories créé par Michelle Choate, vous pouvez le télécharger dès maintenant à partir de la galerie de modèles Smartsheet.

Clarifier l’attribution des tâches

Grâce à Smartsheet, l’équipe d’Impact Housing comprend et suit désormais plus facilement ses tâches. « Chaque matin, nous nous réunissons, nous consultons tous nos éléments de travail rassemblés au même endroit et nous nous concentrons sur les tâches les plus urgentes. Nous examinons les tendances et identifions les pistes d’amélioration », souligne Michelle Choate.

Ce système a développé un sentiment d’appropriation à travers l’entreprise, permettant aux employés de travailler de manière plus indépendante. « Une solution telle que Smartsheet donne plus d’autonomie à notre personnel, qui peut ainsi exprimer sa créativité », analyse Diego Morales.

Au fil du temps, les équipes de fabrication et d’ingénierie ont également suivi les cours de certification Smartsheet, ce qui leur a permis de créer des solutions de manière indépendante. « Chacun a le sentiment de pouvoir résoudre ses propres problèmes, innover et s’épanouir professionnellement », ajoute Michelle Choate. « L’ensemble du service d’ingénierie crée ses outils. Par exemple, il a développé une application d’étude de temps pour les superviseurs, qui permet d’observer et de consigner le temps nécessaire à un employé pour accomplir un travail selon un niveau de performance prédéfini. Nous pouvons également suivre le nombre d’études de temps réalisées par chaque responsable et instaurer un léger climat de concurrence entre eux. »

Une machine collaborative bien huilée

Les solutions Smartsheet telles que le modèle de suivi des ICP ont également généré des avantages inattendus. « Nous levons constamment des capitaux pour l’entreprise et nos investisseurs veulent comprendre ce que nous en faisons », confie Diego Morales. « Grâce à Smartsheet, nous pouvons leur montrer des tableaux de bord contenant des informations en temps réel. Ils sont généralement très impressionnés. Nous pouvons prouver qu’une entreprise relativement modeste avec des domaines d’activité complexes et interdépendants peut fonctionner de manière optimale en favorisant la communication et la collaboration entre ses services, tant que l’outil de collaboration principal est aussi robuste et agile que Smartsheet. »

Impact Housing continue de tirer parti de la technologie pour répondre aux besoins de ses services, Smartsheet faisant office d’élément central. 

« Si nous avons besoin d’une nouvelle solution, nous cherchons d’abord à savoir si elle s’intègre à Smartsheet », indique Diego Morales.

Pour Michelle Choate, la clé consiste à encourager les équipes à travailler de concert. « J’apprécie particulièrement la nature collaborative de Smartsheet, qui permet de créer ensemble et d’aider les individus à réfléchir à ce qu’ils veulent accomplir », conclut-elle. « L’une de mes plus grandes passions dans la vie consiste à permettre aux autres d’atteindre plus facilement leurs objectifs et de manifester leur dévouement. »

Regardez le témoignage vidéo de Michelle Choate pour en savoir plus.