Karyopharm commercialise plus rapidement des médicaments innovants grâce à Smartsheet

Les scientifiques, les techniciens de laboratoire et les chefs de projets de Karyopharm Therapeutics Inc. ont un objectif ambitieux : créer des médicaments pour traiter plus efficacement le cancer, les maladies auto-immunes et d’autres maladies graves. Il faut gérer avec attention les moindres détails pour faire la différence dans la vie des patients. L’éventail des activités est large : il va de la mise en place et de la certification d’un essai clinique à l’actualisation des dossiers lorsque le numéro de téléphone du bureau d’un chercheur change.

« Nos études en cours impliquent plus de 350 centres, comme des hôpitaux, de petites cliniques et des facultés de médecine, dans plus de 20 pays », déclare Oscar Gonzalez, directeur de la planification des programmes à Karyopharm. « Nous devons nous organiser si nous voulons atteindre nos objectifs, nous travaillons vraiment avec tout notre cœur. Nos collaborateurs sont passionnés par leur travail et pour ce que nous essayons de faire pour les patients. »

Les essais cliniques exigent une mise en place minutieuse et leur approbation formelle par l’organisme de réglementation national approprié, comme la Food and Drug Administration (FDA) aux États-Unis, est requise. Il est également nécessaire d’effectuer des formations et des certifications sur chaque site où se déroulent les essais cliniques et de suivre rigoureusement leur déroulement, notamment si des événements imprévus surviennent. Tout retard à n’importe quel stade du processus peut retarder l’évaluation du médicament et son autorisation de mise sur le marché.

« La plupart de ces projets s’étalent sur plus de deux ou trois ans », déclare-t-il. « Il faut entretenir les relations et l’implication. Nous devons donc faire circuler les informations entre notre groupe chargé des affaires médicales et nos administrateurs de recherche clinique afin d’ajuster nos projections ou notre objectif final. »

Quand O. Gonzalez a rejoint Karyopharm, la plupart des informations étaient gérées à l’aide de feuilles de calcul, échangées par e-mail. Le personnel ou les équipes cliniques disposaient donc souvent d’informations contradictoires ou obsolètes. Karyopharm a envisagé d’adopter un système de gestion de projet très répandu, mais le prix des licences était prohibitif, vu le grand nombre de personnes qui devaient accéder aux données ou les saisir.

Smartsheet fournissait un emplacement centralisé pour les informations des projets, ainsi que l’accès souple et sécurisé nécessaire, afin de gérer les données médicales du monde entier.

Information en temps réel

Grâce à Smartsheet, O. Gonzalez peut créer des feuilles qui comportent les informations relatives à chaque essai clinique et accorder l’accès au personnel des CRO ou aux équipes cliniques. Ceux-ci peuvent ajouter leurs propres informations en temps réel, comme la préparation du site, l’inscription des patients, le respect des délais, les effets secondaires ou les problèmes de santé que les patients peuvent rencontrer pendant un essai.

Il a également créé des tableaux de bord afin de regrouper les données provenant de différentes feuilles. Les chefs de projets des essais, ou lui-même, peuvent ainsi voir instantanément les actualisations de statut importantes, si un site a atteint son objectif en matière d’inscriptions ou s’il est à court de matériel, comme les kits d’analyse, par exemple.

Les tableaux de bord se sont avérés si populaires auprès des collaborateurs de Karyopharm qu’un projet est en cours pour mettre en place des écrans destinés au personnel du siège de l’entreprise qui les affichent en direct. Ils sont comparables à un terminal Bloomberg pour le processus de développement des médicaments de Karyopharm, explique O. Gonzalez. C’est une méthode novatrice d’informer tout le monde. Ce n’est toutefois pas uniquement une stratégie de communication astucieuse, mais également une question de conformité réglementaire.

« Nous sommes une entreprise pharmaceutique. Nous pouvons faire l’objet d’inspections à tout moment », déclare O. Gonzalez. « Il est important que chacun ait une idée de ce qu’il se passe à tous les niveaux, et pas uniquement dans le cadre de son rôle immédiat. Ces informations font l’objet de discussions lors des réunions hebdomadaires des responsables du développement, réunions pendant lesquelles j’utilise beaucoup Smartsheet d’ailleurs. »

Une meilleure communication

Selon O. Gonzalez, l’un des principaux avantages de Smartsheet consiste en ce que les informations importantes ne traînent plus dans les boîtes de réception du personnel de Karyopharm. Dans une industrie où il est courant qu’un collaborateur ait des milliers d’e-mails non lus, une méthode plus directe de transmettre les informations fait gagner du temps à chacun.

L’entreprise ne perd ainsi pas de vue les échéances à venir. Par exemple, lorsque le dernier patient d’un site clinique a pris la dernière dose d’un médicament expérimental, le compte à rebours est lancé avant la transmission des données aux organismes de réglementation. De plus, il est plus facile de confirmer que toute la documentation nécessaire a été recueillie et vérifiée avant que le médicament ne soit soumis à la procédure d’autorisation de mise sur le marché.

O. Gonzalez n’a pas seulement créé une précieuse source d’information pour Karyopharm, mais il s’est également forgé une solide réputation au sein de l’entreprise, car il a résolu l’un des plus gros problèmes auxquels elle était confrontée. Maintenant qu’il a démontré les avantages de Smartsheet aux équipes des activités cliniques, il est impatient d’aider les autres équipes à adopter cette solution afin qu’elles simplifient leurs processus.

« Lorsque l’on connaît le système, presque tout est possible », déclare-t-il. « Il peut extraire des indicateurs ou des informations dont vous pensiez qu’elles n’étaient disponibles qu’à l’aide de l’exploration des données. Il me permet non seulement de visualiser l’ensemble du programme, mais il m’a donné un but et une plateforme pour optimiser le fonctionnement de cette entreprise d’une manière que je n’aurais jamais imaginée. Je n’aurais même pas pu prévoir à quel point mon travail allait avoir de telles conséquences dans une entreprise. Smartsheet m’a montré la voie. »