KEXP augmente sa productivité grâce à Smartsheet

KEXP est basé à Seattle et compte des auditeurs dans le monde entier, jusque dans l’espace. Le réseau de divertissement a pour mission de contribuer à la découverte et à l’amour de la nouvelle musique. Pour cela, il fait appel à des DJ confirmés, des musiciens créatifs, qu’ils soient indépendants ou établis, et à sa volonté d’offrir une expérience enrichissante en tant qu’organisme à but non lucratif.

Cette période de croissance sur cinq ans était passionnante, mais elle a aussi donné du fil à retordre à KEXP. Il était nécessaire pour la station de coordonner le travail sur le projet et de gérer le contenu entre les équipes. Jusqu’alors, la communication consistait à envoyer des centaines d’e-mails impossibles à suivre pour chaque émission. En outre, la méthode de suivi sur papier utilisée par l’entreprise ne permettait pas de garder efficacement le cap sur les priorités.

Il lui fallait une solution pour organiser et suivre les informations. Cette solution, c’est Smartsheet.

Améliorer la visibilité et la productivité

Janice Headley, responsable du contenu numérique pour KEXP, a créé le calendrier de contenu à l’aide de Smartsheet. « Nous en avions grandement besoin et avons essayé de créer un calendrier de contenu de différentes manières », explique-t-elle. « Aucune solution n’offrait toutes les fonctionnalités que nous voulions. Puis nous avons découvert Smartsheet, qui est fantastique. Avant, je gardais vraiment notre calendrier de contenu dans ce classeur de plus de sept centimètres d’épaisseur, sur des feuilles en papier que je perforais. C’était complètement dépassé. Maintenant, tout est simplement archivé et reconduit année après année, de sorte que tout le monde peut y accéder. »

Grâce à Smartsheet, plusieurs feuilles se mettent automatiquement à jour les unes les autres, rappelant automatiquement aux contributeurs de compléter les informations, et peuvent être vérifiées par les supérieurs hiérarchiques en un coup d’œil.

Dynamisation de la collecte de fonds

En plus d’organiser le flux de travail et le calendrier de contenu, KEXP utilise Smartsheet pour dynamiser sa collecte de fonds.

« Je construis des listes de donateurs à la demande de nos équipes de collecte de fonds. Pour obtenir une liste de donateurs, il suffisait de m’envoyer un e-mail en indiquant vos critères, ce que vous voulez inclure et ce que vous voulez exclure », explique Andy Klatt, spécialiste de l’information au KEXP. « Lorsque nous avons finalement obtenu Smartsheet, j’ai consulté les forums Web et constaté qu’il s’agissait d’une opportunité de construire, de publier cette liste à nos équipes de collecte de fonds. Ensuite, il suffisait de remplir ce formulaire chaque fois qu’elles avaient besoin d’une liste. Je n’aurais plus à revenir en arrière et à demander si c’est pour un e-mail ou pour un mailing. »

Des gains de temps significatifs

Après avoir adopté Smartsheet, l’équipe de KEXP s’est rendu compte qu’elle avait perdu beaucoup de temps auparavant à essayer de coordonner et de communiquer les uns avec les autres.

« [Smartsheet] a permis d’éliminer un grand nombre d’échanges d’e-mails », explique Andy Klatt. « De questions qui revenaient sans cesse. Smartsheet m’aide à organiser mon travail et à évaluer la quantité réelle de travail effectué. »

Verdict ? « C’est une très bonne chose », se réjouit Janice Headley.