McGraw Hill améliore le développement de ses ressources médias

Avant même que les écoles du monde entier ne mettent en ligne la majeure partie de leur enseignement, l’éditeur McGraw Hill consacrait beaucoup de temps et d’efforts à la création de produits d’apprentissage numérique comportant des ressources multimédias telles que des illustrations, des photos et des vidéos. Il était auparavant difficile de suivre le développement et la révision de ces ressources, car les métadonnées et les informations relatives aux autorisations étaient éparpillées dans des feuilles de calcul, des e-mails et des notes de projet sans liens entre elles. Aujourd’hui, McGraw Hill utilise Smartsheet pour créer un référentiel unique de données sur les ressources médias, ce qui lui permet de gagner du temps et de réutiliser facilement le matériel existant de nouvelles façons.

« Le passage au numérique a été très important pour nous », explique Karen Pytel, responsable de la conception, opérations et stratégie de conception. « Pour nous, il est important de pouvoir trouver et réutiliser rapidement des ressources qui existent déjà, sans passer des heures à réinventer la roue à chaque fois, ce qui nous aide à travailler dans le respect du budget et de manière évolutive. »

« Nous avions besoin de visibilité sur notre travail. »

McGraw Hill crée chaque année des milliers de ressources médias destinées à être utilisés dans un large éventail de produits d’apprentissage numériques et papier. En collaboration avec des entrepreneurs, Mme Pytel et ses collègues définissent les spécifications permettant d’identifier, de créer, de suivre et d’acquérir des ressources médias qui susciteront l’intérêt des étudiants et des enseignants. D’après Mme Pytel, le processus était auparavant « incroyablement laborieux ». Les enregistrements des ressources médias n’étaient pas toujours suivis en un seul emplacement et obtenir la visibilité sur le travail en cours nécessitait une recherche dans de multiples e-mails et feuilles de calcul.

« Nous avions besoin de visibilité sur notre travail, » déclare Mme Pytel. « Il était vraiment fastidieux de tirer des métriques ou des données de 10 journaux Excel ou d’une base de données obsolète. Smartsheet nous offre la fonctionnalité de génération de rapports dont nous avions besoin pour pouvoir effectuer la recherche des données clés en deux minutes plutôt qu’en une demi-journée. »

Tygre Morehart a rejoint l’équipe des opérations et de la stratégie de conception en tant que concepteur. Elle a rapidement commencé à rencontrer ses collègues pour partager des idées sur la manière d’améliorer le suivi des projets et les processus. Lorsqu’un collègue lui a montré Smartsheet, Mme Morehart y a immédiatement vu une possibilité de rationaliser et d’améliorer l’efficacité des équipes internes et externes.

« Depuis mes débuts dans l’entreprise, j’étais un peu frustrée par le fait que le lancement de nouveaux projets semblait être un nouveau processus à chaque fois. » déclare Mme Morehart. « Je savais que nous pouvions résoudre la plupart des problèmes et être prêts à répondre à presque tous les aspects et besoins d’un projet. Smartsheet nous a permis de créer ces modèles et de poser les bonnes questions afin d’être plus efficaces et évolutifs. »

« Pour moi, la facturation de nos fournisseurs était le processus le plus pénible de toutes les étapes que nous devions effectuer dans la gestion des ressources », affirme Tygre Morehart. « Une fois que j’ai compris comment suivre et gérer ce processus en utilisant les données clés que nous suivions déjà dans Smartsheet, ce fut un tel soulagement ! Nos équipes internes et externes ont pu gagner du temps en utilisant les processus déjà existants. J’ai pu suivre un processus, qui pouvait auparavant me prendre jusqu’à trois semaines, en seulement quatre heures grâce à Smartsheet. Désormais, nous pouvons également transmettre ces informations à nos chefs de service afin qu’ils disposent de meilleures prévisions et d’informations sur le budget plus pertinentes. »

« Smartsheet nous permet de nous concentrer sur les aspects amusants. »

Aujourd’hui, McGraw Hill utilise Smartsheet pour gérer la création de ressources médias éducatives. Les concepteurs académiques rédigent le contenu et créent les spécifications des médias dont ils ont besoin. Les spécifications sont consignées dans une feuille, qui peut être partagée ligne par ligne avec l’entrepreneur approprié afin de créer chaque fichier média. Les métadonnées des ressources sont tenues à jour, et les questions et modifications sont communiquées par le biais de conversations et de demandes d’actualisation dans Smartsheet, ce qui simplifie la communication sur les projets et réduit l’encombrement des e-mails.

« Nous avons incontestablement pu optimiser notre temps », déclare Mme Pytel. « Smartsheet permet à nos concepteurs de consacrer du temps à la créativité, au brainstorming et à la conception de grandes idées avec leur équipe, au lieu de passer des heures à saisir des données, à extraire des métriques et à chercher des réponses dans leurs e-mails. Smartsheet nous permet de nous concentrer sur les aspects amusants. »

Karen Pytel et ses collègues utilisent des tableaux de bord pour suivre les ressources des projets, la progression jusqu’à leur achèvement, la planification des tâches quotidiennes et les rapports sur les retards d’échéance. Les tableaux de bord servent de plateformes d’information sur les projets, offrant un emplacement unique pour recueillir les listes de contacts, les projets SharePoint, les numéros ISBN et d’autres détails essentiels au développement de produits éducatifs. Tyger Morehart est en train de créer un tableau de bord qui affiche les données du projet en temps réel, lequel permet aux équipes d’identifier facilement et rapidement la dérive des objectifs et de mieux aligner le suivi et les prévisions budgétaires.

L’automatisation a permis de réduire la complexité et la durée de chaque projet, notamment avec le processus d’attribution de licences. Chaque média doit être vérifié par un coordinateur des licences de contenu, afin de s’assurer que toutes les approbations nécessaires à son utilisation ont été obtenues.

Auparavant, si les droits d’utilisation d’une ressource média étaient refusés, cela pouvait avoir des répercussions sur la date de livraison d’un projet, poussant les concepteurs à se démener pour trouver une solution de remplacement et apporter les modifications nécessaires à la conception et au contenu. Désormais, si l’autorisation d’utilisation est refusée, un flux de travail automatisé envoie instantanément une alerte à toutes les personnes qui doivent en être informées, ce qui permet aux concepteurs de réagir plus rapidement, avec une incidence moindre sur le calendrier.

« Un jour, un collègue m’a fait part d’un problème qu’il avait rencontré dans le cadre d’un projet, en raison d’une mauvaise communication concernant le refus d’une image », explique Mme Morehart. « Cela a retardé le passage à l’étape finale et créé plus de stress que nécessaire. Je savais qu’il s’agissait du cas d’utilisation parfait pour illustrer comment une simple étape dans Smartsheet pouvait profiter à l’ensemble de l’équipe. Cela pourrait déclencher une automatisation pour toutes les personnes concernées et nous permettre de réagir instantanément. La personne qui refuse l’image n’a pas à déterminer qui doit recevoir un e-mail et quelles informations doivent être incluses : tout est intégré dans Smartsheet. »

Une meilleure collaboration et « beaucoup moins d’erreurs humaines »

Grâce à Smartsheet, McGraw Hill a pu réduire le processus de vérification des factures fournisseur de trois semaines ou plus à une demi-journée. Ce n’est qu’un exemple du temps économisé. Karen Pytel affirme que l’équipe a constaté un gain d’efficacité d’au moins 50 % et qu’elle est en mesure de respecter un flux de travail accru et des délais plus serrés.

« Non seulement nous devons faire plus avec moins, mais les délais de nos projets sont de plus en plus serrés », explique Mme Pytel. « Nous avions l’habitude d’avoir un cycle de développement d’un an ou plus, qui est maintenant réduit à environ neuf mois. Le fait d’être plus efficaces nous a vraiment aidés à gérer notre charge et nos heures de travail, ainsi qu’à préserver notre santé mentale. »

L’un des principaux avantages de l’utilisation de Smartsheet est que plusieurs personnes peuvent collaborer dans un même espace, ce qui facilite grandement la communication et la résolution des problèmes. Un autre avantage est que la plateforme fournit une source commune d’informations précises sur chaque projet. Il s’agit d’un élément essentiel pour le développement de nouveaux contenus et la réutilisation de ressources existantes pour les adapter en nouvelles applications.

« Nous avons beaucoup moins d’erreurs humaines », déclare Mme Pytel. « Je travaille actuellement sur un projet où je retourne sur ces anciens programmes d’où j’essaie d’extraire des données. Les lacunes dans ces données sont nombreuses, car nous n’avions pas d’emplacement dédié à la gestion du changement. Ce programme en particulier a fait l’objet de quatre réimpressions. Tous les jours, je me dis que je ne peux pas attendre d’arriver au point où chaque programme serait suivi dans Smartsheet et où nous pourrions simplement le sortir des archives, le dépoussiérer et l’utiliser comme modèle pour n’importe quelle nouveauté sur laquelle nous travaillons. »

Tyger Morehart et Karen Pytel apprécient également le fait que Smartsheet ajoute constamment de nouvelles caractéristiques et fonctionnalités. Lorsque les corrections ont été introduites, Pytel déclare : « Nous avons paniqué ». L’équipe s’est inscrite pour tester la fonctionnalité en version bêta et continue à l’utiliser pour conserver les commentaires dans la plateforme Smartsheet avec le reste des informations du projet. Elle attend également avec impatience les nouvelles possibilités découlant de l’acquisition de Brandfolder par Smartsheet. L’équipe espère que cela leur permettra de stocker de manière centralisée les fichiers multimédias volumineux, avec tous les autres détails du projet, et d’éviter de dépasser l’espace disponible qui leur est alloué sur d’autres systèmes de partage de fichiers.

Smartsheet aide à unifier les systèmes

De l’automatisation aux communications, Smartsheet aide McGraw Hill à réduire les erreurs humaines et à créer de meilleurs produits éducatifs. L’équipe est bien placée pour une croissance continue grâce à Tyger Morehart et Karen Pytel, qui ont investi de leur temps dans la création de modèles de projets cohérents, personnalisables et qui leur épargneront beaucoup d’efforts à l’avenir.

« Les principaux avantages que procure Smartsheet sont l’évolutivité et l’efficacité », déclare Mme Morehart. « Nous sommes en mesure de créer un modèle d’espace de travail qui peut être utilisé pour chaque projet partant de zéro, tout en l’adaptant à ses propres besoins, car tous les projets ne sont pas identiques.

« Les sciences et les mathématiques sont des projets vraiment différents, mais nous disposons de cette base qui peut faire démarrer l’équipe correctement, puis faire remonter toute la facturation et les métriques aux directeurs, aux responsables et aux chefs de projets des équipes inter-fonctionnelles. Avant, j’avais l’impression que nous travaillions dans un millier de systèmes différents... Mais Smartsheet les a tous réunis. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.