Comment la transformation numérique a Miller & Long à recueillir plus rapidement les données clés

Après 70 ans d’activité dans la construction en béton, Miller & Long ne se contentait pas de mettre en place une nouvelle génération de dirigeants, mais modernisait également ses processus et sa technologie. Le PDG, Brett McMahon, s’est rendu compte que pour obtenir une meilleure visibilité sur les opérations commerciales et celles sur le terrain, l’entreprise avait besoin d’une plateforme centralisée pour remplacer ses procédures papier et ses outils logiciels fragmentés.

« Notre nouveau PDG voulait plus de transparence sur ce qui se passait sur les chantiers et en interne », explique Raylene Dufresne, Directrice de l’informatique chez Miller & Long.

« Nous n’obtenions pas vraiment cela avec la structure mise en place précédemment. C’était très cloisonné. Si vous vouliez connaître l’état d’achèvement d’un travail, vous deviez attendre deux semaines pour que les documents arrivent au bureau depuis le chantier. Lorsque j’ai commencé à en apprendre davantage sur les processus internes de l’entreprise elle-même et sur la façon dont les personnes travaillaient, j’ai pensé que Smartsheet allait être la solution parfaite pour faciliter la collaboration et la transparence. »

Smartsheet a aidé Miller & Long à moderniser ses opérations, à faire gagner du temps à son personnel, à améliorer la supervision des dépenses et des processus, ainsi qu’à renforcer la sécurité et la confidentialité.

Bases de données et opérations obsolètes

Au fil des ans, Miller & Long a accumulé des dizaines de bases de données, chacune destinée à répondre à des objectifs et des buts spécifiques. Les employés saisissaient manuellement les données dans plusieurs systèmes, puis comparaient des ensembles de données disparates. Les rapports des feuilles de calcul circulaient avec des actualisations mineures, dont le nom des fichiers portait parfois celui d’employés ayant quitté l’entreprise des années auparavant. De fait, il n’était pas clair de savoir qui était finalement responsable de certains documents.

Les deux systèmes les plus importants de l’entreprise étaient basés sur des documents papier. Le « quotidien » était une liste de contrôle pré-imprimée, à trois plis, standardisée, sur laquelle le responsable des délais de chaque site de construction notait les matériaux reçus et utilisés, les heures de travail du personnel et les autres événements de la journée. Il calculait également à la main les totaux entre les catégories.

Les livraisons de béton, de contreplaqué, de barres d’armature et d’autres fournitures étaient documentées par des tickets papier sur le chantier ou l’entrepôt. Il peut falloir des jours à un membre du personnel pour recevoir et saisir les données des feuilles griffonnées à la main et tachées par la pluie dans les bases de données appropriées.

C’était intenable : « Les responsables des délais devaient faire le calcul de tête », déclare Raylene Dufresne. « Et bien sûr, si vous ne pouvez pas lire ce qu’il y a d’écrit, quel est l’intérêt de l’avoir ? Mais littéralement chaque tâche, chaque jour, devait disposer de ce morceau de papier, et ce papier devait être physiquement transmis au bureau. »

La voie vers la numérisation

Les données saisies sur les chantiers étaient essentielles pour suivre la progression des travaux et créer des estimations plus précises pour les travaux à venir. L’un des premiers objectifs de Raylene Dufresne était donc de numériser le travail quotidien.

Elle a collaboré avec un groupe de travail sur la technologie pour analyser le processus de reporting des sites et développer une version Smartsheet du formulaire. Les responsables des délais de chantier remplissent des chiffres pour les fournitures, la main-d’œuvre, les livraisons, etc. Les formules intégrées font les calculs, éliminant les erreurs qui résultaient auparavant des calculs approximatifs sur un chantier. En quelques clics, les chiffres de la journée sont chargés vers le système central, directement depuis un appareil mobile.

Le travail quotidien numérique a été un grand succès : Il n’a fallu que quelques mois pour que le dernier formulaire papier soit remplacé par la version Smartsheet. Raylene Dufresne affirme que les employés étaient si enthousiastes qu’ils ont commencé à faire pression pour convertir les bons de livraison papier vers Smartsheet plus tôt qu’elle ne l’avait prévu.

« Après avoir constaté le temps qu’ils ont gagné, ils cherchent à automatiser encore plus leur travail grâce à Smartsheet », déclare Raylene Dufresne. « Les comptes fournisseurs ont toujours exigé des bons de livraison physiques qui sont remis aux responsables des délais. Mais ces derniers peuvent simplement prendre une photo avec leur téléphone portable et la placer sur une ligne dans Smartsheet, vous aurez alors l’original plus rapidement que vous n’auriez la version papier en main. Donc, le temps qu’il fallait pour que toutes ces données arrivent à notre siège principal, tout cela a disparu. C’est phénoménal. »

Gain de temps grâce à l’automatisation des données

Miller & Long tire le meilleur parti de son investissement dans Smartsheet en utilisant des outils Premium pour simplifier les tâches les plus difficiles. La Data Shuttle a transformé la façon dont l’entreprise suit et analyse deux domaines de dépenses clés : les péages d’autoroute et l’utilisation du téléphone portable :

• Chacun des camions de l’entreprise qui livre du béton, du contreplaqué et des barres d’armature sur les chantiers de construction de la zone métropolitaine étendue de Washington, D.C., est équipé d’un transpondeur permettant de payer automatiquement les péages. Faire concorder manuellement l'utilisation du péage avec chaque camion exigeait auparavant qu’un directeur passe au peigne fin le fichier CSV de la société de transport pendant plusieurs jours. La Navette de données permet de rationaliser l’importation des données CSV dans une feuille pour la flotte de camions. Le surintendant peut voir en quelques minutes qui dépense le plus en péages et pourquoi.
• L’opérateur média de l’entreprise fournit également un fichier CSV contenant les données d’utilisation des téléphones portables fournis par l’entreprise. La Navette de données associe rapidement les numéros aux employés, ce qui permet aux analystes de confirmer que les téléphones individuels sont facturés pour le bon ensemble de fonctions, ou de suivre les employés qui dépassent les limites d’utilisation.

Créer une culture ouverte au changement

Un facteur clé dans l’adoption enthousiaste de Smartsheet par Miller & Long réside dans la facilité d’utilisation de la plateforme et son processus d’apprentissage convivial. Un autre facteur est l’approche avisée de Raylene Dufresne pour socialiser une nouvelle technologie. Elle sait que dans toute organisation, il y aura toujours des personnes qui résisteront au changement. Sa stratégie consiste à se concentrer d’abord sur ces collègues, à travailler en étroite collaboration avec eux pour entendre leurs préoccupations, puis à concevoir des processus qui y répondent.

« Il y aura toujours des personnes qui seront confrontés à la peur, à l’incertitude et au doute », déclare Raylene Dufresne. « Lorsque j’identifie ces personnes, je les fais participer davantage pour qu’elles se sentent à l’aise pour s’exprimer. Nous nous penchons sur chaque petit problème pour qu’il ne soit plus un problème. Et plus je les fais participer à ce processus de changement, plus ils deviennent nos meilleurs spécialistes. »

Raylene Dufresne et son équipe utilisent Smartsheet pour les petits projets, comme l’inventaire des imprimantes de l’entreprise, mais aussi pour les importants, comme le développement de modèles pour le premier processus budgétaire standardisé de l’entreprise au niveau des services. Ils prévoient d’adopter des modules complémentaires et des intégrations Premium : Smartsheet DataMesh pour réduire encore plus le temps consacré aux processus de rapprochement des données fournisseurs. Puis vérifier comment et quand ajouter l’intégration Microsoft Teams et Smartsheet Dynamic View.

Raylene Dufresne apprécie également le fait que la solution basée sur le cloud offre à ses collègues une meilleure sécurité et une meilleure confidentialité que l’ancien système d’arborescence de fichiers sur site.

« Cela a été une conversation intéressante à avoir avec les personnes », déclare Raylene Dufresne. « Certaines ont vraiment hésité au début à mettre des données sensibles dans Smartsheet, du fait que c’est dans le cloud. Mais comme il s’agit d’une base de données mutualisée, celle-ci est plus sûre que si les données étaient stockées sur place. J’ai expliqué : Vous avez le contrôle de votre mot de passe dans Smartsheet. Je ne l’ai pas. En tant qu’administrateur, je ne peux pas consulter ces données. Alors que si vous mettez ces données sur mon serveur, je peux les consulter. C’était vraiment intéressant de voir les personnes comprendre et accepter ceci. »