Achievan, partenaire de Smartsheet, permet à Mosaic Transit Group de rationaliser la construction tout en protégeant la santé et la sécurité des travailleurs.

Mosaic Transit Group, joint venture d’ACS Infrastructure Canada Inc, Aecon Group Inc et CRH Canada Group Inc, avait besoin de rationaliser la collaboration et la communication entre les équipes de construction d’une ligne de transport léger sur rail de 11 kilomètres à Toronto (Ontario, Canada). Face à la propagation de la pandémie de COVID-19, l’entreprise devait repenser sa dépendance aux documents papier et à la communication en face à face, tout en maintenant les normes de qualité du travail et la conformité réglementaire au plus haut niveau. Mosaic Transit Group a collaboré avec Achievan, un partenaire Platine de Smartsheet, pour implémenter Smartsheet afin de permettre une communication en temps réel depuis le bord de la voie et les chantiers distants, tout en améliorant le reporting et la visibilité.

« Nous avons très vite compris que Smartsheet nous offrirait la possibilité de personnaliser notre projet, notre structure organisationnelle, nos titres de postes. Quels que soient nos flux de travail, Smartsheet pouvait répondre à nos besoins », explique Ross Bain, responsable de la planification des opérations pour Mosaic Transit Group. « Si nous pensons à un problème, nous pouvons en résoudre une grande partie avec Smartsheet, simplement en comprenant comment les différents outils s’articulent entre eux. »

Une communication claire est un défi lorsque les équipes de travail sont dispersées le long d’un couloir urbain de transport léger sur rail. Pour le projet Finch West LRT, un projet de Metrolinx dans le nord-ouest de Toronto, Mosaic Transit Group souhaitait disposer d’un endroit unique regroupant toutes les informations sur l’état d’avancement du projet, les exigences en matière de sécurité et de réglementation, les questions budgétaires et d’autres développements. Bien que les travaux de construction aient été jugés essentiels, les mesures de quarantaine mises en place pour empêcher la propagation du COVID-19 ont obligé la plupart des membres du personnel administratif, professionnel et technique à télétravailler, ce qui a augmenté les obstacles potentiels à la communication.

Mosaic Transit Group et Achievan ont collaboré pour mettre en œuvre Smartsheet dans un grand nombre de services. Achievan a reconnu que les défis auxquels Mosaic Transit Group était confronté portaient sur les nombreux canaux de communication, la surcharge d’e-mails, les contraintes administratives, les retards dans les approbations et une visibilité limitée sur les différents flux de travail. Le partenaire a travaillé avec Mosaic Transit Group pour améliorer la gestion des tâches dans tous les services grâce à des solutions telles que les opportunités et les ICP en matière de sécurité, les revues de conception, la programmation anticipée, la mise en service, la qualité et l’inspection, les évaluations environnementales ainsi que la numérisation des formulaires papier et l’intégration des signatures électroniques.

« Grâce à notre travail, l’équipe de Mosaic recueille désormais des données en temps réel sur des chantiers de construction disséminés sur 11 kilomètres, puis utilise ces données pour trier, attribuer et prendre les mesures et décisions appropriées », explique Amin Panjwani, associé-directeur chez Achievan. « Le projet a permis de normaliser le suivi et les rapports dans toute l’organisation, y compris les tableaux de bord qui fournissent des informations exploitables et de la transparence. »

« Achievan s’est avérée être un partenaire précieux dans l’implémentation de Smartsheet », indique Ross Bain. « La société nous a accompagnés à travers des ateliers et des séances de formation, d’assistance à distance et de développement hors site. Nous les avons mis au défi de répondre à des demandes non conventionnelles, auxquelles ils ont trouvé des solutions créatives, et ils ont excellé dans la résolution des difficultés que nous rencontrions. Je ne vois pas qui d’autre aurait pu nous aider aussi bien dans notre implémentation. »

La flexibilité de la plateforme a permis aux différentes équipes d’élaborer rapidement et facilement des solutions répondant à leurs besoins uniques.

« La fonctionnalité la plus attrayante de Smartsheet est, à mon sens, sa capacité d’adaptation », avance Ross Bain. « Smartsheet nous permet de mettre en place les couches, la structure, le flux de travail ou les buckets dont nous avons besoin. Une fois que vous avez compris comment le système fonctionne, vous partez littéralement d’une feuille blanche et pouvez créer un outil qui peut être déployé assez rapidement dans toute l’entreprise. »

Accélérer les réunions grâce à des informations en temps réel

L’une des exigences les plus importantes pour un grand projet de construction est la conformité réglementaire. Smartsheet capture les détails du projet en temps réel via des tableaux de bord en direct, de sorte que les équipes de santé et de sécurité peuvent confirmer les exigences de la liste de contrôle et traiter rapidement les problèmes de sécurité potentiels.

« Il est vraiment très utile d’avoir toutes ces informations dans un seul endroit, car les réunions sont nombreuses », explique Stephen Agla, responsable de la santé, de la sûreté et de la sécurité pour Mosaic Transit Group. « La direction générale de ces trois entreprises veut avoir des informations en direct, savoir ce qui se passe sur les chantiers. Les tableaux de bord nous apportent cette visibilité. Nous pouvons vérifier que les données correspondent à nos processus d’audit et voir s’il existe des écarts. Au lieu d’aller sur chaque chantier et de consulter leurs commissions de sécurité, comme c’était le cas précédemment, je peux voir toutes les informations depuis un seul et même endroit. »

Simplifier les contrôles quotidiens pour préserver la santé des travailleurs

Pour protéger la santé des travailleurs pendant la pandémie de COVID-19, Mosaic Transit Group a mis en place un système de dépistage en ligne qui envoie aux employés sur place et à distance un formulaire chaque matin. Les réponses alimentent directement une feuille où les responsables et le personnel de sécurité peuvent examiner l’état de santé de chaque équipe et des travailleurs à distance.

« Nous devons savoir où se trouvent nos collaborateurs : est-ce qu’une personne est en télétravail ou s’isole volontairement à son domicile parce qu’elle, ou quelqu’un de son entourage, est cas contact ? », explique Ross Bain. « Il est important pour nous de savoir qui est apte à travailler et, si certains de nos employés ne le sont pas, de comprendre pourquoi et de trouver des solutions pour les aider. »

Utilisation de l’application mobile pour rendre le travail sur le terrain plus sûr et plus efficace

À mesure que les travaux progressent le long de la voie ferrée, les travailleurs ont besoin d’un moyen d’obtenir les données et les ressources dont ils ont besoin sans avoir accès à des ordinateurs portables ou à un bureau central. Les responsables de la santé et de la sécurité qui travaillent à distance pendant la pandémie doivent effectuer des visites périodiques de chantiers ; les informations actuelles leur permettent de passer un minimum de temps en contact avec leurs collègues. L’application mobile fournit toutes les données dont ils ont besoin.

« Lorsque je me rends sur un chantier, je consulte l’application mobile depuis mon véhicule pour savoir combien de personnes s’y trouvent », explique Stephen Agla « Je m’en sers également pour remplir mes rapports sur les possibilités de sécurité et d’autres choses du même genre. Pour moi, c’est le principal avantage… sans compter que tout le monde peut accéder à Smartsheet sur le terrain. »

Smartsheet rationalise également la formation des nouveaux employés embauchés en matière de sécurité et de processus. Les feuilles permettent de suivre les personnes qui ont suivi les formations et obtenu les certifications requises pour leur poste, mais aussi de rationaliser la programmation des salles de cours limitées de l’entreprise.

Économiser du temps et des efforts pour les tâches prioritaires

Stephen Agla indique que Smartsheet a permis d’améliorer les rapports sur les quasi-accidents et le regroupement des données provenant de plusieurs chantiers afin de repérer les problèmes qui nécessitent une nouvelle formation, de nouveaux processus ou d’autres solutions stratégiques. Des modules complémentaires comme l’application Pivot simplifient la saisie des données provenant des enregistrements de milliers d’inspections pour permettre l’analyse et la planification stratégique. La documentation complète, quant à elle, garantit que Mosaic Transit Group est parfaitement préparé aux inspections et audits réglementaires.

« En réduisant le temps consacré aux fonctions administratives dans le domaine de la santé et de la sécurité, Smartsheet me permet de me concentrer sur mes priorités », déclare Stephen Agla. « La sécurité et la santé de notre personnel sont une priorité absolue, et le fait d’avoir ces documents en arrière-plan est un moyen de vigilance supplémentaire pour notre personnel de supervision, nos équipes de direction et nos entreprises partenaires. »

À mesure que le projet avance, Smartsheet peut alléger la charge de travail des équipes de construction qui préfèrent se concentrer sur le béton et les barres d’armature que sur les graphiques et les rapports. Stephen Agla affirme que cet allégement pourrait conduire à des améliorations de processus et à des gains d’efficacité bien après la fin des travaux du LRT.

« Le secteur de la construction ne se contente pas de faire confiance aveuglément aux choses ; il faut prouver que cela fonctionne », explique Stephen Agla. « Avec ce projet, les principaux prestataires généraux du secteur sont exposés à Smartsheet en ce moment. J’espère que beaucoup pourront s’en inspirer dans leurs propres groupes et se dire qu’il n’est peut-être pas nécessaire que les cadres se déplacent chaque semaine alors qu’ils peuvent consulter les informations en direct depuis leurs bureaux. »