Ogilvy optimise la gestion de projets avec Smartsheet
Entreprise dédiée au développement de quelques-unes des principales marques au monde, Ogilvy et ses équipes utilisent un important volume et une grande variété de données et d’actifs. Smartsheet a considérablement amélioré la façon dont les projets sont gérés au sein de l’agence, ce qui a permis non seulement d’offrir aux clients des livrables de haute qualité dans les délais impartis, mais abouti également à une transparence accrue, une plus grande clarté de communication et confiance tant pour les clients que pour les membres de l’équipe de l’agence.
Transformer l’expérience client à l’ère numérique
Découvrez comment Smartsheet fluidifie la gestion de projets d’Ogilvy grâce à la visibilité, l’organisation des processus, et bien plus encore.
Tout le monde partage désormais la même vision de ce que nous sommes censés faire. Nous sommes tous sur la même longueur d’onde. Avant, nous ne savions jamais à quoi nous attendre. Aujourd’hui, nous planifions tous la même chose et partageons les mêmes objectifs. Qui ne voudrait pas d’un « calme à la Smartsheet » dans sa vie ?
Ogilvy, l’une des plus anciennes et des plus grandes agences de communication marketing du monde, façonne des campagnes média innovantes pour les plus grandes marques mondiales. La nature même de la publicité et des médias a considérablement évolué depuis la création de l’agence en 1948, et ces changements se produisent à une cadence toujours plus rapide. Pour un leader respecté, il n’est pas toujours facile de changer de vitesse et d’évoluer rapidement dans un nouveau paysage médiatique, mais Smartsheet aide Ogilvy à cartographier ce parcours.
« Dans cette industrie, les soubresauts sont très nombreux. Le modèle publicitaire a totalement changé. En tant que grande institution, il peut être difficile de suivre le rythme », nous confie Mame McCutchin, directrice des programmes d’Ogilvy. « Nos grandes marques sont comme nous : leur marge de manœuvre immédiate est limitée, mais elles s’attendent à ce que nous les guidions en matière de technologie et de changements dans notre façon de travailler. Smartsheet s’est avéré être la solution à de nombreuses reprises et dans tous les domaines. »
« Tout à portée de main »
L’équipe de McCutchin est en pleine évolution. Elle passe des anciens modèles publicitaires de placement dans la presse écrite et audiovisuelle à une nouvelle stratégie médiatique numérique, laquelle assure la cohérence de la marque et de son message sur de très nombreux canaux en ligne. Des publicités vidéo sur les services de streaming aux GIF animés de 6 secondes sur les médias sociaux, les campagnes d’aujourd’hui exigent plus de visuels, plus d’éléments multicanaux et plus de ressources en données que par le passé. McCutchin et son équipe utilisent Smartsheet pour suivre les actifs médiatiques composant les projets de ses clients. Ainsi, elles visualisent en un coup d’œil le statut de la moindre tâche et livrent à temps.
« Tout est vraiment à portée de main », se réjouit McCutchin. « Vous pourriez penser qu’un lecteur partagé l’est également. Certes, mais lorsqu’il s’agit de trouver quelque chose, c’est une autre paire de manches. Ici, il est bien plus facile d’explorer et d’accéder à vos propres données. C’est juste bien plus efficace. »
En utilisant Smartsheet, McCutchin peut confirmer que les versions finales des fichiers d’images numériques sont prêtes à être partagées avec les clients et elle peut suivre les progrès de chaque élément à l’approche des échéances. Elle peut joindre des formulaires de décharge confirmant que les différents protagonistes ont approuvé l’utilisation de leurs images et de leurs voix dans les médias de la campagne. Les affichages du tableau de bord lui permettent de visualiser le statut de plusieurs éléments simultanément pour s’assurer que les membres de son équipe ont ce dont ils ont besoin pour résoudre les problèmes. Qu’il s’agisse de changer les ampoules dans un espace de travail ou de réduire les étapes et les délais d’un processus de production. Plus important encore, ses collègues peuvent suivre et actualiser leurs propres tâches et prendre des mesures en cas de question ou de problème, ce qui est particulièrement important lorsque plusieurs bureaux collaborent sur des projets partout dans le monde.
« L’une des premières choses que j’ai faites avec ma nouvelle équipe a été d’établir un planning de ce sur quoi nous devions travailler, de la date de démarrage à la date de livraison. Smartsheet est parfait pour ça », déclare McCutchin. « Les gens peuvent filtrer uniquement sur leurs marques, et personnellement, je peux tout voir. Les cases à cocher nous permettent de tout quantifier : Avons-nous terminé ? Est-ce expédié ? Oui, c’est bon. Les gens peuvent laisser des commentaires et des pièces jointes, et nous utilisons tout cela. Pour la première fois sur ce projet, nous disposons d’objectifs complets jusqu’à son terme. »
Le « calme à la Smartsheet »
En plus du suivi des médias de campagne, McCutchin utilise Smartsheet pour gérer les détails financiers de l’équipe, comme les dépenses par rapport aux budgets des clients et les demandes de dépenses non facturables. Elle a également mis sur pied un pôle d’intégration des équipes qui recueille les documents et les coordonnées au même endroit. Les nouveaux employés peuvent en profiter alors qu’ils prennent leurs fonctions. Plus elle recueille et partage d’informations en utilisant Smartsheet, plus son équipe peut travailler en toute confiance, sachant que les réponses aux questions les plus urgentes sont faciles à trouver.
« Nous avons atteint une tranquillité que nous n’avions pas auparavant. C’est très important pour cette équipe », déclare McCutchin. « Tout le monde partage désormais la même vision de ce que nous sommes censés faire. Nous sommes tous sur la même longueur d’onde. Avant, nous ne savions jamais à quoi nous attendre. Aujourd’hui, nous planifions tous la même chose et partageons les mêmes objectifs en utilisant Smartsheet. Qui ne voudrait pas d’un « calme à la Smartsheet » dans sa vie ? »
Une équipe plus calme est à la fois plus productive et plus motivée. McCutchin a constaté que le « calme à la Smartsheet » a permis de livrer dans les temps des médias de marque de haute qualité aux clients d’Ogilvy. Elle a également remarqué que cela ouvre la voie à la communication au sein des équipes et entre elles, ce qui permet une plus grande transparence à mesure que les créateurs et les stratèges collaborent entre eux, quel que soit le fuseau horaire. Lorsque tous les membres de l’équipe disposent des données dont ils ont besoin, on constate moins de malentendus et un plus grand sentiment d’appropriation du projet chez tous les participants.
McCutchin travaille à l’élaboration d’une feuille qui offrira une transparence similaire aux clients : un affichage de tableau de bord qui montrera l’achèvement du projet par rapport aux délais. Cette approche est similaire à ce que les entreprises de services publics proposent pour montrer aux clients la quantité d’énergie consommée chaque mois ou par rapport aux moyennes locales. L’industrie s’oriente vers une plus grande transparence, note-t-elle. Avec Smartsheet, elle peut aider Ogilvy à montrer la voie et à donner le ton en matière de communication claire et de confiance. Les clients sont satisfaits, tous comme les employés de l’agence dans leur travail.
« Si vous courez après quelque chose, que vous ne faites que réagir et tentez de faire au mieux, alors votre travail s’en ressent. Vous ne produisez pas ce qu’il y a de mieux dans ces conditions », affirme McCutchin. « Si vous restez souvent au bureau jusqu’à minuit, ce n’est bon pour personne. Rester le soir peut être excitant occasionnellement... mais si ça devient la norme, c’est juste un fardeau. Mais si vous optimisez vos projets, il n’existe pas de sensation comparable à ce que vous ressentez lorsque vous avancez, que vous êtes productif et que votre travail est bon. »