Oryx Energies utilise Smartsheet pour améliorer la visibilité de ses projets, rationaliser ses opérations et se développer en Afrique

 Oryx Energies est l’un des plus grands fournisseurs indépendants d’énergie en Afrique. Grâce à sa plateforme intégrée, Oryx Energies contrôle la chaîne d’approvisionnement depuis l’achat du produit jusqu’au point de vente. Fondée en 1987, l’entreprise a profité de ses 30 ans d’existence pour se développer dans 17 pays d’Afrique subsaharienne et s’est forgée une solide réputation reposant sur la qualité, la fiabilité et son excellence opérationnelle. Oryx Energies s’adapte continuellement à l’évolution des besoins en carburant de la région, tout en continuant à servir ses consommateurs, ses entreprises et ses opérations maritimes de manière fiable.

Gestion du succès stratégique

La planification, le déploiement et la mise en œuvre d’initiatives de croissance stratégique constituent toujours un processus difficile. Dans le cadre d’un plan d’entreprise sur trois ans, appelé ORYZON22 et mis en place par le PDG Moussa Diao, Oryx Energies a cherché à rationaliser ses opérations, augmenter ses bénéfices, réaffecter ses revenus à travers son portefeuille d’investissement et tracer sa voie vers le succès. Ce modèle opérationnel a été baptisé ENERGIZE, compte tenu de son échelle et de sa complexité. Oryx Energies avait besoin d’une plateforme de collaboration complète, offrant une visibilité sur statut d’achèvement des projets, ainsi que la possibilité d’attribuer les tâches et de gérer les priorités des ressources. Auparavant, le personnel d’Oryx Energies gérait le travail au moyen de plusieurs feuilles de calcul Excel, ce qui pouvait parfois conduire à des situations difficiles à gérer. La nécessité d’un outil plus puissant était évidente. Lorsque Fateme Weyeneth, responsable du service juridique et de la conformité, a été chargée de mettre en place et de gérer le PMO ENERGIZE (Project Management Office - bureau de gestion des projet) pour communiquer les progrès réalisés dans tous les domaines d’activité afin de garantir l’alignement des pays, elle savait que tout nouvel outil utilisé chez Oryx Energies devait être intuitif et facile à utiliser par tous les employés.

Une plateforme intuitive pour la collaboration

Oryx Energies a choisi Smartsheet pour la mise en place des premières étapes de planification d’ENERGIZE, son nouvel outil de gestion de projets de stratégie commerciale. Smartsheet a été utilisée pour donner un aperçu et mettre en lumière les performances des projets, ainsi que les réalisations des équipes à tout moment, avec des tableaux de bord automatisés permettant aux dirigeants et aux employés de suivre leur progression.

« En abordant le déploiement de la stratégie B2C à l’échelle du groupe, nous avons reçu la confirmation que nous aurions à traiter une énorme quantité de données et de processus avec plusieurs échéances à surveiller », explique Sidy Bane, directrice la ligne commerciale de groupe B2C, Oryx Energies. « Smartsheet s’est justement avérée être l’outil pertinent pour garder tous nos problèmes en un seul emplacement et à visibles en quelques clics. »

Ce déploiement précoce a rapidement démontré la valeur inestimable de Smartsheet. Guillaume Desenne, responsable de la ligne commerciale des lubrifiants, est d’accord : « Smartsheet nous a permis de mettre en place un système de génération de rapports, centralisé et facile à utiliser, pour identifier les retards et communiquer nos réalisations, grâce à un tableau de bord clair des performances du projet. »

Ainsi, avec l’aide d’Agile Management Experts (AMX), un partenaire Smartsheet Platinum basé en Europe, Oryx Energies a utilisé Smartsheet pour remanier certains processus internes majeurs de gestion de projet.

Fateme Weyeneth, en collaboration avec les chefs de projets et les commanditaires, a supervisé le déploiement, notant que l’aspect intuitif de Smartsheet a contribué à encourager l’adhésion des employés et à éviter les complications, tandis que les tableaux de bord ont créé une visibilité et une harmonisation entre les équipes et les sites.

« Pour chaque pays, vous savez exactement ce qu’il faut faire. Cela permet à chacun d’avoir une bonne vision des performances de l’entreprise à tout moment », ajoute Blaise Edja. « Maintenant, nous comprenons parfaitement nos projets : où nous allons et les progrès réalisés à chaque étape. »

Amélioration de la visibilité de l’entreprise

Un facteur clé du succès d’ENERGIZE est la possibilité de pouvoir suivre les décisions et les plans d’action de l’entreprise aussi rapidement et précisément que possible. Grâce à Smartsheet, Oryx Energies a obtenu une vision claire des performances de certains projets stratégiques d’ORYZON22 à tout moment, sur toute une série de marchés. Des tableaux de bord en temps réel permettent aux dirigeants et aux employés d’accéder aux métriques des affaires réalisées par l’entreprise. Cette visibilité accrue s’est avérée particulièrement précieuse durant le confinement, comme le dit Haja Rajaonarivo, responsable RH du groupe, « nous avons pu mieux collaborer avec nos collègues à distance, de manière très coordonnée. »

Le respect de la planification et des objectifs a également été grandement améliorée. Oryx Energies a jusqu’à présent mené plus de 25 projets par le biais d’ENERGIZE, qui ont tous été standardisés. Les plans de travail et les tableaux de bord avec des feux tricolores, les tâches et les dates définies par le propriétaire peuvent être gérés sur des périodes de 14 jours, adaptées à la structure des projets du Groupe Oryx.

Rationalisation des opérations

Grâce à Smartsheet, Oryx Energies a rationalisé ses opérations et facilité la résolution des problèmes avant qu’ils ne surviennent, tandis que les indicateurs clés de performance (KPI) et les calendriers sont beaucoup plus faciles à visualiser.

Si Smartsheet a été déployée depuis le siège de Genève, la flexibilité de la solution a permis de rapprocher les différents bureaux d’Oryx Energies, en Suisse et en Afrique et de mettre rapidement tout le monde sur la même longueur d’onde. De plus, les rendez-vous bimensuels ont créé une unité entre le siège et les filiales, permettant de comprendre les problèmes potentiels et de recueillir les commentaires de tous. Les opérations et le travail d’équipe en ont été stimulés.

Atteindre les objectifs stratégiques

L’objectif d’Oryx Energies est de répondre aux besoins en énergie des consommateurs et des entreprises à travers l’Afrique subsaharienne. Avec une base de clients croissante, Oryx Energies est préparé à relever le défi d’une demande accrue, ce qui signifie que des initiatives stratégiques comme ORYZON22 et ENERGIZE sont plus essentielles que jamais. Heureusement, Smartsheet offre une vue claire de l’achèvement, qui permet de trouver et de résoudre tout problème qui pourrait entraver la réalisation ou la progression d’un projet majeur.

« Pour répondre aux besoins énergétiques croissants de l’Afrique, nous devons être organisés et bien préparés. Maintenant, nous sommes sur la bonne voie », déclare Moussa Diao. « Nous avons une approche cohérente, ainsi que des indicateurs clés de performance normalisés et des objectifs de métriques que chaque filiale doit atteindre, ce qui profite à la performance globale de l’entreprise. »

Et pour lui, Smartsheet a été la clé de la réalisation des objectifs stratégiques d’Oryx Energies : « Alors que nous mettons en place de nouveaux processus et de nouveaux outils, nous avons tiré parti de la capacité de Smartsheet à gérer des actions et des jalons précis, à fournir des informations de propriété claires et un suivi systématique de la progression... Au-delà de fournir une solution de gestion de projet opérationnelle très efficace, Smartsheet a joué un rôle déterminant dans la promotion de l’engagement de notre groupe et de notre équipe dans un projet de grande échelle. »

Coordination pour l’innovation

Après le déploiement réussi de Smartsheet pour soutenir les initiatives ORYZON22 et ENERGIZE, d’autres solutions ont maintenant été mises en place dans différents sites et services, chacun ayant ses propres tableaux de bord, projets, rapports et feuilles. Cela inclut, par exemple, le lancement d’une nouvelle identité visuelle pour la vente au détail, l’amélioration de l’excellence opérationnelle, la gestion des solutions informatiques et même l’optimisation des processus RH. La polyvalence de la plateforme et sa capacité à répondre continuellement à de nouveaux cas d’utilisation sont devenues évidentes dans tous ces services, comme l’a constaté Vlera Hetemi, consultante en solutions chez AMX.

« Nous avons mis en œuvre des solutions pour toutes les lignes commerciales, ce qui nous a permis d’automatiser la génération de rapports, les approbations et les tâches quotidiennes, afin de créer plus de visibilité et d’accroître l’efficacité de l’organisation », explique Mme Hetemi. « Nous sommes heureux d’aider Oryx Energies à exploiter toutes les possibilités de Smartsheet. »

Oryx Energies dispose désormais d’une solution capable de simplifier les processus complexes et de normaliser les plans de travail, la communication et les processus, pour tous les projets. L’automatisation offerte par Smartsheet a permis d’unir les personnes au sein de l’organisation, indépendamment de la langue qu’elles utilisent et de leur pays.

Blaise Edja déclare : « Smartsheet nous permet de gérer et de suivre de nombreux projets simultanément. Sans la plateforme, cela serait difficile. Auparavant, en utilisant Excel, nous devions gérer de multiples feuilles de calcul provenant de diverses parties prenantes avec des affichages différents. La coordination était plus complexe, car nous devions concilier de multiples sources d’information. Désormais, grâce à un outil simple, chacun peut suivre le statut d’achèvement du projet. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.