Overtime centralise la gestion des fichiers vidéo et assure le développement à plus grande échelle avec Smartsheet et Brandfolder

Overtime développe un réseau et une marque pour la prochaine génération de fans de sport. Comptant plus de 40 séries originales publiées sur YouTube, Snapchat et IGTV, Overtime crée des expériences inclusives et engageantes pour les amateurs de sport qui veulent regarder des matchs, mais aussi se rapprocher des athlètes. Smartsheet et ses produits premium, dont WorkApps, Brandfolder, Dynamic View et Resource Management by Smartsheet, aident Overtime à gérer plus rapidement et plus facilement de grandes quantités de contenu vidéo et la planification des tâches, sur une plateforme prête à croître au même rythme que son réseau.

« Nous ciblons notre audience en la considérant comme notre famille », déclare Tanya Cuadra, responsable en chef de la production chez Overtime. « Nous accordons vraiment de l’importance à ce qu’elle veut. Nous communiquons avec elle ; nous possédons une page Overtime VIP sur laquelle vous pouvez vous inscrire et interagir avec des personnes qui travaillent chez Overtime et avec différents athlètes. Nous allons toujours plus loin. Nous ne diffusons pas simplement du contenu TV en ligne, nous faisons partie de votre vie. »

Le rôle de Tanya consiste à superviser la logistique pour l’équipe vidéo, des trajets aux assurances, en passant par la recherche et la fourniture d’équipement. Parmi les enjeux qu’elle relève au quotidien figurent le remplissage des fiches de personnel pour des émissions particulières, la création de rapports sur la performance d’épisodes en mode série ou marathon et la capture des communiqués de presse importants qui sont requis avant de diffuser une vidéo. À mesure qu'Overtime agrandit ses équipes et approuve de nouvelles séries, Tanya doit gérer de plus en plus de tâches, sans que le rythme de travail ne ralentisse.

« Nous sommes en pleine croissance et nous voulons que cette transition se fasse en douceur », déclare-t-elle. « Nous procédons de la même manière depuis mon arrivée, il y a trois ans et demi, et c'est toujours la course. Aujourd’hui, j’aimerais que nous nous organisions pour que, au fil de cette croissance, nous possédions des processus auxquels tout le monde s’adaptera facilement. »

Overtime a notamment besoin d’un emplacement unique pour gérer les fichiers vidéo de séries, avec des indications claires lorsqu’un montage est en processus de révision et si une version est finalisée et approuvée pour la publication. Par le passé, l’entreprise utilisait Slope, qui a été acquis par Smartsheet en 2019. Lorsque Tanya a pris une décision pour gérer cette transition, elle savait qu’elle avait besoin d’un système de gestion de fichiers qui l’aiderait à organiser le suivi de grandes quantités d’informations, tout en étant rapide à prendre en main et facile à utiliser.

« Nous comptons parmi nous de nombreux esprits créatifs qui avancent très rapidement et nous avions besoin d’un peu plus d’organisation », déclare Tanya. « Nous avions besoin d’un outil qui évolue avec nous, grâce auquel nous pouvions voir l’emploi du temps de tous les employés, avec des informations utiles pour notre budget, et de rassembler toutes nos vidéos au même endroit. »

Tanya et son équipe ont combiné plusieurs outils pour organiser la vidéo et la logistique, y compris la gestion des fichiers sur Slope et Box, le suivi des informations sur Google Docs et la communication et les mises à jour par e-mail et SMS. Overtime est fière de sa rapidité. Par exemple, elle peut présenter les temps forts d'un match dans les cinq minutes précédant la fin. Mais l’entreprise avait du mal à suivre le rythme lorsque la version de fichier à choisir n’était pas claire.

« Si nous assistons à un match de basket-ball, nous publierons les faits saillants avant tout le monde », explique Tanya. « Si nous n'arrivons pas à charger du contenu rapidement, à trouver le fichier nécessaire et garantir qu’il s’agit du bon, nous ne pourrons pas réaliser les tâches à temps et nous serons plus lents que les autres entreprises, ce qui nuirait à notre fonctionnement. »

L’équipe de production a évalué plusieurs plateformes de gestion de projets et de fichiers. Beaucoup d’entre elles possédaient des fonctionnalités attrayantes, comme la facilité d’utilisation ou une structure de chargement et de stockage solide. Mais seule Smartsheet combinait toutes ces fonctionnalités avec un programme de support réactif et compétent qui propose des conseils d’expert et une résolution des problèmes efficace à portée de main, à tout moment. Et la polyvalence de Smartsheet permet à plusieurs équipes Overtime, y compris celles des finances, des RH, des ventes et du design, de bénéficier de la plateforme, ce qui est très rentable pour une start-up.

Gestion des fichiers média : éliminer la confusion

Lorsqu’une série est approuvée, Tanya définit un espace de travail de production dédié dans Smartsheet. Elle calcule les budgets et signale tous les problèmes de coûts, rassemble des formulaires de décharge et autres documents nécessaires, et crée des trackers pour les épisodes, les versions de fichiers vidéo et les ressources de médias sociaux. Les flux de travail d’automatisation acheminent les créations terminées dans le bon dossier de série et envoient les mises à jour sur les tableaux de bord. Brandfolder accélère les processus et élimine la confusion en établissant un espace unique pour chaque série et en déplaçant automatiquement des versions de fichiers vers les bons emplacements à mesure que chaque étape est terminée.

« Lorsque nous passons nos émissions en mode marathon, nous rassemblons tous les épisodes en un seul », explique Tanya. « Avec ce format, nous ne voulons pas utiliser le montage YouTube final, car il contient les séquences "précédemment" et "prochainement" et toutes les images. Nous avons besoin de la version brute, sans image ni musique, de sorte que si nous voulons recréer quelque chose ultérieurement, nous puissions le faire facilement. Et, lorsque nous plaçons des balises sur les fichiers dans les feuilles, ces colonnes vont directement dans Brandfolder, il sera donc plus facile de tout extraire pour Hello Newmans ou Julian Newman et de tout rassembler automatiquement. »

Smartsheet capture toutes les données nécessaires pour prendre des décisions, de l’audimat et des heures de travail pour chaque épisode à l’analyse du budget, pour montrer quel retour une série génère par rapport à ses coûts. Tanya a créé des vues d'ensemble à partir des tableaux de bord qui permettent aux cadres de voir la performance sur le réseau ou d’accéder aux détails de programmes spécifiques.

« Notre PDG peut cliquer sur le tableau de bord pour consulter toutes les informations utiles, ce qui est assez incroyable », déclare Tanya. « Dès que nos supérieurs se demandent comment se porte une série telle que Bunchie, ils peuvent voir les statistiques de la saison précédente, la situation du budget par rapport aux coûts réels et le nombre de personnes qui travaillent dessus. Ils peuvent voir si une émission vaut la peine d’être produite par le nombre de personnes qui travaillent dessus et la somme d’argent qu’elle génère. Ces informations sont beaucoup plus faciles à analyser de cette façon qu’en faisant sept réunions différentes. »

Tanya met en place Resource Management by Smartsheet pour simplifier le processus de suivi des heures du personnel pour le paiement des salaires et l'allocation des ressources. Elle avait l’habitude de calculer les heures de chaque employé sur une feuille de calcul, avec des onglets différents pour chaque semaine, et de calculer manuellement les heures passées par émission. Souvent, son collègue comptable arrivait à d’autres chiffres, ce qui les obligeait à revenir sur les données pour résoudre le problème d’écart. Désormais, lorsqu’elle entre les jours de travail du personnel dans le système, les chiffres s’inscrivent dans un calendrier qui affiche les données de salaire individuel ainsi que les coûts salariaux par émission. Elle compte sur les données pour prendre des décisions sur le renouvellement d’une série, l’affectation du personnel et l’embauche.

Organiser les processus désordonnés

La première solution Smartsheet déployée chez Overtime a été un processus d’emplacement automatisé et de gestion des talents. Avant Smartsheet, Tanya envoyait des demandes d’approbation pour filmer un lieu et faire apparaître des personnes sur une vidéo, sans méthode centralisée pour suivre quelles demandes avaient reçu un retour et lesquelles étaient en attente. Aujourd’hui, elle possède des formulaires de décharge standard et une fiche qui suit toutes les demandes, si bien qu’elle peut facilement suivre les dernières autorisations pour mettre une série en ligne.

« J’adore ce système parce que nous ne perdons plus aucun formulaire », explique Tanya. « Avant, j’envoyais ce genre de document à l’aveugle et ce n'était pas moi qui demandais une signature au contact. Aujourd’hui, je peux intervenir et demander facilement où en est une demande particulière. Je ne dirais pas que j’ai gagné du temps ; j’ai plutôt gagné en organisation, dans des domaines très désordonnés jusqu’ici. »

L’un des avantages les plus importants dont Overtime a bénéficié est le niveau de support fourni par Smartsheet. Tanya explique que, au lieu d’affecter un seul contact au compte, comme le faisaient les autres fournisseurs, Smartsheet propose une équipe qui lui montrera comment créer des solutions spécifiques, vérifiera les demandes pour être sûre qu’elle obtienne le bon niveau de fonctionnalité pour un produit et la contactera de manière proactive lorsque des fonctionnalités nouvelles ou à jour seront déployées.

Une équipe d’assistance qui favorise une croissance rapide

Tanya est en train de créer des WorkApps pour fournir des espaces de travail personnalisés à chaque employé. L’application comprend un tableau de bord personnalisé, une « bible » de la production, des listes de tâches et des liens vers tout ce dont les employés ont besoin pour les émissions sur lesquelles ils travaillent. Grâce aux vues personnalisées, les employés n’ont pas à parcourir des fichiers ou des documents qui n’entrent pas dans leur champ de responsabilité, ce qui leur fait gagner du temps et réduit le risque de surcharge ou de mauvais placement des informations.

« Je cherche encore comment faire fonctionner ce système au mieux pour notre équipe », affirme Tanya. « Mais c’est super de pouvoir cliquer sur Hello Newmans et de voir tous les détails de l’émission au même endroit, puis de tout envoyer à l’équipe en disant, "Voici ce que nous allons lancer dans quelques semaines". Mes collègues m'ont déjà répondu qu'ils étaient très enthousiasmes. »

Parmi les autres solutions que Tanya envisage d’inclure figure le suivi des données de production comme le temps moyen de montage de chaque monteur. Elle envisage également d’utiliser la fonctionnalité de téléchargement pour les invités dans Brandfolder afin de permettre aux vidéastes sur iPhone de facilement partager leurs vidéos avec les monteurs. Maintenant que la pandémie de COVID-19 se dissipe et que les employés peuvent davantage voyager, l’application mobile Smartsheet leur donnera accès aux fichiers et aux statuts des projets qu’ils doivent approuver lorsqu’ils n’ont pas accès à un ordinateur portable.

« Ce que j’adore avec Smartsheet, c’est le processus de mise en œuvre qui nous permet de créer des modèles sur lesquels nous pouvons nous appuyer pour la croissance », explique Tanya. « À mesure que nous élargissons nos chaînes, nous disposons déjà d’un modèle de fonctionnement pour nos chaînes d’origine et nous pouvons évoluer à partir de là. Nous communiquons vraiment bien avec Smartsheet, si bien que nous pouvons contacter leur équipe à tout moment si nous avons besoin d’aide pour passer à la vitesse supérieure. Nous nous sentons vraiment soutenus par Smartsheet, mais nous savons aussi que, à mesure que nous évoluerons, nous pourrons gérer le processus par nous-mêmes. »

Pour plus d’informations sur cette histoire, veuillez consulter notre étude de cas.